会议纪要格式及填写要求手册

会议纪要格式及填写要求手册一、适用范围与场景本手册适用于各类企业、组织内部常规会议的纪要撰写，包括但不限于：部门周例会、月度工作推进会、项目专题研讨会、跨部门协调会、决策评审会等。规范的会议纪要可作为会议成果的书面载体，明确责任分工、留存追溯依据，同时便于未参会人员快速知晓会议核心内容，保证工作闭环管理。二、会议纪要全流程操作指引（一）会前准备：奠定高效记录基础明确会议核心目的与会议组织者（如部门负责人、项目经理）确认会议主题、需达成的目标及关键议题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目进度滞后问题”），避免记录偏离核心方向。收集并梳理背景资料提前获取会议议程、相关报告（如上周工作总结、项目进度表）、待讨论材料等，熟悉背景信息，便于快速理解讨论内容并记录关键数据（如“当前用户留存率较上月下降5%”“预算缺口20万元”）。准备会议纪要模板按照本手册“标准会议纪要模板”提前创建电子文档，预留会议名称、时间、地点等基础信息栏位，保证会议开始后可直接填写。确认参会人员与场地核实主持人、核心参会人员名单（部门、姓名用号代替，如“市场部张”“技术部李*”），确认会议地点（线上会议需注明平台及会议号），避免记录时出现信息遗漏。（二）会中记录：精准捕捉关键信息准确记录基础信息时间：精确到分钟（如“2023年10月26日14:00-16:30”），若会议中途休会，需注明休会及恢复时间。地点：线下会议写具体会议室（如“3楼第一会议室”），线上会议写平台及会议号（如“腾讯会议，会议号：”）。参会人员：分“出席”“列席”“缺席”三类，列席人员（如记录人、旁听人员）需注明部门，缺席人员需注明原因（如“出差”“请假”）。按议程顺序记录讨论要点依据会议议程逐项记录，每个议题下客观呈现各方观点，避免主观评价。例如：议题：“项目进度滞后原因分析”张（项目经理）：“当前开发阶段延期3天，主要原因是前端工程师王因突发疾病请假，人力不足。”李*（技术总监）：“建议临时调配其他项目组2名前端工程师支援，优先完成核心模块开发。”王*（市场部）：“需保证11月15日上线时间，若延期将影响营销活动推进，建议同步测试环节并行。”明确决议事项与结论对会议达成的共识、决策结果需清晰记录，包含“决议内容”“依据”“责任方”三要素。例如：“决议：同意从项目组调配2名前端工程师支援项目，由技术部李*负责协调人员名单，10月27日17:00前确认。”梳理待办事项清单对会议明确的后续工作任务，需逐条记录“任务描述”“责任部门/人”“完成时限”，保证可执行、可追溯。例如：序号1：任务描述——完成项目前端开发剩余模块；责任部门/人——技术部李*；完成时限——11月10日。序号2：任务描述——协调市场部提前准备上线宣传素材；责任部门/人——市场部王*；完成时限——11月5日。标注会议附件信息若会议分发或提及了相关材料（如PPT、数据报表、方案文档），需在纪要末尾记录附件名称及份数（如“附件1：Q3产品迭代方案（V2.0），1份”）。（三）会后整理：保证内容准确规范核对记录完整性会议结束后1小时内，根据会议录音（需提前征得主持人同意）、笔记及议程，核对关键信息（如决议内容、待办事项、负责人、时限），保证无遗漏、无偏差。对存疑信息（如未明确的完成时间），及时与主持人沟通确认。补充细节与规范表述对记录中未明确的背景信息（如“数据”），补充简要说明（如“数据指2023年9月用户活跃度统计结果”）。语言简洁客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“提出观点”）、模糊词汇（如“尽快”改为“10月30日前”），重点内容（如决议、待办）可加粗标注。审核与签字确认整理完成后，将纪要提交主持人审核，确认无误后由主持人、记录人签字（电子档可使用电子签章），签字日期为会议结束次日（如“2023年10月27日”）。（四）分发与归档：保障信息有效传递确定分发范围根据会议性质明确分发对象：参会人员、相关部门负责人、上级领导（如需），涉密会议需标注“内部资料，注意保密”，限定分发范围。及时分发审核确认后，24小时内通过内部邮件、办公系统等渠道分发电子版，纸质版（如需）可打印后送达相关部门，保证相关人员及时获取信息。规范存档电子档：按“会议名称-日期”命名（如“项目推进会-20231026”），存储于指定共享文件夹（如“公司会议纪要/2023年10月”），保存期限不少于1年。纸质版：与会议议程、背景资料等一并装订，按日期顺序存档，便于后续查阅。三、标准会议纪要模板会议纪要会议名称：项目Q3进度推进会会议时间：2023年10月26日14:00-16:30会议地点：3楼第一会议室主持人：张*（项目经理）记录人：赵*（行政部）参会人员：张（项目组）、李（技术部）、王（市场部）、刘（财务部）缺席人员：无会议议程上周项目进度回顾（汇报人：李*）当前问题及风险分析（汇报人：张*）下一阶段工作计划及资源协调（讨论）其他事项讨论内容与决议（一）上周项目进度回顾李*汇报：截至10月25日，前端开发完成80%，后端接口开发完成70%，测试环节已完成30%，整体进度较计划滞后2天。王*补充：市场部已完成宣传素材初稿，因开发进度延迟，原定11月5日的预热活动需顺延。（二）当前问题及风险分析张：主要风险点为前端开发人力不足（王因请假缺位），可能导致整体延期；同时测试环境资源紧张，影响测试效率。李*：建议从项目组临时调配2名前端工程师，同步申请增加2台测试服务器。（三）下一阶段工作计划及资源协调决议1：同意从项目组调配前端工程师陈、周支援项目，由李*负责10月27日17:00前确认到岗时间。决议2：由行政部刘*协调采购2台测试服务器，10月28日12:00前完成部署。决议3：项目上线时间调整为11月18日，市场部同步调整宣传计划，10月30日前提交新排期。待办事项清单序号任务描述责任部门/人完成时限备注1确认项目组支援人员到岗时间技术部李*10月27日17:00提前沟通人员工作交接2完成测试服务器采购及部署行政部刘*10月28日12:00优先保障核心模块测试3调整项目上线宣传计划市场部王*10月30日新排期同步抄送项目组附件列表附件1：项目Q3进度表（V3.0），1份附件2：市场部宣传素材初稿，1份主持人签字：__________记录人签字：__________日期：2023年10月27日四、填写规范与常见问题规避（一）客观性原则：避免主观干扰记录讨论内容时，需标注观点来源（如“张提出”“李建议”），不添加个人评价（如“不合理”“太慢”）。对存在分歧的议题，客观记录各方观点及未达成共识的原因（如“关于是否延期上线，张主张按原计划，王建议顺延，最终决定调整至11月18日”）。（二）明确性要求：杜绝模糊表述决议事项需具体，避免“尽快”“适当”等词汇，明确责任主体和完成时限（如“10月28日前完成”而非“本周内完成”）。待办任务描述清晰，可拆解为可执行动作（如“完成用户调研报告撰写并提交”而非“做用户调研”）。（三）完整性保障：要素齐全无遗漏会议纪要需包含“基础信息（时间、地点等）-议程-讨论内容-决议-待办-附件”六大核心要素，缺一不可。对会议中提及的专有名词（如“系统”“KPI指标”），可简要注释说明，避免后续理解偏差。（四）保密管理：严控信息范围涉及公司战略、敏感数据（如财务数据、未公开产品计划）的会议纪要，需标注“内部绝密”“仅限参会人员”等密级，通过加密渠道分发。禁止将涉密纪要通过非公司官方渠道（如个人公共邮箱）传递。