销售业务谈判记录及合同审批模板

销售业务谈判记录及合同审批模板适用业务场景与新客户开展初次合作谈判，明确合作框架及核心条款；与老客户续签或修订合同，涉及价格、服务范围、交付周期等重大条款变更；大额订单（如单笔合同金额超过[具体金额阈值，可根据企业实际情况填写]）或战略级项目的合同签订前谈判；谈判过程中需跨部门（如销售、法务、财务）协同决策的复杂业务场景。标准化操作流程一、谈判准备阶段信息收集与梳理销售代表提前收集客户背景资料（如企业规模、行业地位、历史合作需求、信用状况等）及本次谈判的核心诉求（如产品规格、价格区间、交付时间、付款方式等）。明确我方谈判目标，包括可让步条款与底线条款（如最低售价、最短交付周期、违约责任上限等），并同步至参与谈判的团队成员。内部协同对齐如涉及技术、法务、财务等专业条款，需提前组织内部预沟通：技术部门确认产品/服务的可实现性及标准参数；法务部门审核合同条款的合法性与合规性风险；财务部门评估付款方式、账期等对企业现金流的影响。确定谈判团队分工（如主谈人、记录人、技术/法务支持人），明确各方职责。物料与场地准备准备谈判所需资料，包括产品手册、报价单、合同草案（如适用）、客户需求清单等，保证信息准确且版本最新。预订会议室（如线下谈判），测试线上会议设备（如远程谈判），提前告知客户谈判时间、地点及议程。二、谈判记录阶段开场与议题确认谈判开始时，双方确认参与人员信息（客户方：经理、专员；我方：总监、代表等），明确本次谈判的核心议题及预计时长。由记录人统一填写《销售业务谈判记录表》中的“基本信息”部分（谈判时间、地点、主题、参与人等）。逐项议题讨论与记录按照预设议题顺序（如产品/服务需求→价格条款→交付安排→付款方式→违约责任→其他约定），逐项记录双方讨论内容：产品/服务需求：明确产品型号、规格、数量、质量标准、技术参数等关键细节，如客户提出“需符合XX行业标准”，需记录具体标准编号及版本。价格条款：记录报价依据（如成本核算、市场定价）、折扣比例、是否含税、价格有效期等，如“单价XX元/件，含13%增值税，下单后30天内有效”。交付安排：明确交付时间、地点、运输方式、风险转移节点（如“交付后货物毁损风险由客户承担”）、验收标准及流程。付款方式：约定付款比例（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、付款账户、票据类型（如增值税专用发票）及逾期付款违约责任（如“按每日万分之五支付违约金”）。违约责任：明确双方违约情形及对应处理措施，如“卖方逾期交付超过15天，买方有权解除合同并要求卖方赔偿损失”。记录需客观准确，避免主观表述，对未达成一致的条款需单独标注“未达成一致”，并记录双方分歧点（如客户要求“货到付款”，我方坚持“预付款30%”）。谈判结果总结议题讨论结束后，由主谈人总结本次谈判达成的共识条款、未解决条款及下一步行动计划（如“客户需在3个工作日内确认技术参数，我方根据确认结果调整合同草案”）。双方确认记录内容无误后，在《谈判记录表》上签字（客户方：；我方：、*），作为后续合同起草的依据。三、内部审批阶段合同草案起草销售部门根据谈判记录结果，结合公司标准合同模板，起草正式合同文本，保证条款与谈判结果一致，并补充完整合同必备要素（如双方主体信息、合同编号、生效条件、争议解决方式等）。逐级审核流程销售部门负责人审核：重点核查合同条款是否符合谈判目标、业务逻辑是否清晰、客户信息是否准确，签字确认后提交法务部门。法务部门审核：重点审核合同合法性、合规性（如是否违反《民法典》《反不正当竞争法》等）、权利义务对等性、违约责任可执行性，如需修改，注明修改意见并退回销售部门调整。财务部门审核：重点审核付款方式、账期、发票条款、质保金等财务相关条款，评估财务风险，确认无误后签字。管理层审批：根据合同金额及重要性，提交对应层级管理层审批（如部门总监审批≤50万元，总经理审批50万-200万元，董事长审批＞200万元），审批通过后进入定稿环节。审批意见反馈与修订各部门审核如有修改意见，销售部门需及时与客户沟通，达成一致后修订合同，重新履行审批流程（仅针对修改部分可简化审核）。四、合同定稿与归档阶段最终版本确认审批通过后，销售部门向客户发送最终版合同，要求客户在[约定时限，如3个工作日]内加盖公章（或合同章）并返还。客户反馈无异议后，双方签字盖章处填写签署日期，合同正式生效。资料归档销售部门将《谈判记录表》、合同审批流程表、最终版合同（原件及扫描件）、客户资质文件（如营业执照复印件）等资料整理归档，保存期限不少于[企业规定年限，如5年]，以备后续查阅或争议处理。核心模板表格表1：销售业务谈判记录表基本信息谈判时间年月日时分至时分谈判地点（如：公司会议室A/线上会议平台）谈判主题（如：XX公司2024年度XX产品采购合作谈判）客户参与人员姓名：*职位：经理；姓名：职位：*专员我方参与人员姓名：*职位：总监；姓名：职位：销售代表；姓名：职位：*法务专员记录人*谈判核心内容记录一、产品/服务需求（详细记录型号、规格、数量、质量标准等，可附页）例：采购XX型号设备10台，技术参数需符合GB/TXXXX-2023标准，提供1年免费质保。二、价格条款（报价、折扣、含税情况、有效期等）例：单价8,500元/台（含13%增值税），下单享受95折，报价有效期至2024年6月30日。三、交付安排（时间、地点、运输、验收等）例：2024年7月15日前交付至客户指定仓库（上海XX区XX路XX号），运费由我方承担，客户签收后3个工作日内完成验收。四、付款方式（比例、账户、票据、违约责任等）例：合同签订后3日内支付预付款30%，到货验收合格后支付60%，质保金10%于质保期满后10日内支付；收款账户：XX银行XX支行，账号XXX；逾期付款按日万分之五支付违约金。五、违约责任（双方违约情形及处理措施）例：我方逾期交付，每延迟1日按合同总额0.05%支付违约金，累计不超过5%；客户逾期付款，每延迟1日按应付未付款项0.05%支付违约金。六、其他约定（如保密条款、知识产权、不可抗力等）例：双方应对谈判中获知的商业信息保密，保密期限至合作结束后3年。谈判结果总结已达成一致的条款（逐条列出核心共识）1.产品规格：XX型号10台，符合GB/TXXXX-2023标准；2.价格：单价8,075元/台（95折后）；3.交付：2024年7月15日前送达上海仓库。未达成一致的条款（标注分歧点及后续处理方式）客户要求质保期延长至2年，我方坚持1年，需客户进一步反馈。下一步行动计划（明确责任人与时间节点）销售代表*于2024年6月10日前向客户提交质保期延长方案，客户于6月15日前回复。签字确认客户方签字：日期：年月日我方签字：（销售代表）（销售总监）日期：年月日表2：合同审批表合同基本信息合同编号（按公司合同编号规则填写，如：XS-2024-XXX）合同名称（如：XX公司与XX公司关于XX产品的购销合同）合作双方甲方（我方）：XX公司；乙方（客户）：XX公司合同金额（大写）：人民币XX万元整；（小写）：¥XXX,XXX.XX合同期限（如：2024年X月X日至2025年X月X日）谈判记录表编号（关联对应的谈判记录表编号，如：TP-2024-XXX）合同主要内容摘要|（简要描述核心条款，重点突出价格、交付、付款等关键内容）1.产品：XX型号设备10台，单价8,075元，总金额80,750元；2.交付：2024年7月15日前送达上海乙方指定仓库；3.付款：预付款30%（24,225元），到货款60%（48,450元），质保金10%（8,075元）；4.违约责任：逾期交付/付款按日万分之五支付违约金。|审核意见销售部门负责人□同意□需修改（修改意见：___________________________）签字：__________日期：____年__月__日法务部门□同意□需修改（修改意见：___________________________）签字：__________日期：____年__月__日财务部门□同意□需修改（修改意见：___________________________）签字：__________日期：____年__月__日管理层审批□同意（审批人：__________职位：__________）□需修改（修改意见：___________________________）签字：__________日期：____年__月__日审批结果|□审批通过，可定稿□审批未通过，退回销售部门重新谈判|

备注|（如：客户已确认技术参数、需补充附件清单等）|使用关键提示谈判记录的及时性与准确性谈谈结束后24小时内完成《谈判记录表》填写，保证内容客观反映讨论结果，避免遗漏关键条款（如违约责任、争议解决方式），必要时可录音辅助记录（需提前告知对方）。审批流程的完整性严禁跳越审批环节或简化审核流程，法务审核为必经步骤（如客户提供标准合同模板，仍需经我设法务部门审核合规性）；合同金额或条款变更时，需重新履行审批流程。合同条款的严谨性避免使用“大概”“左右”等模糊表述，涉及时间、