档案六项制度上墙

PAGE档案六项制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本档案六项制度并上墙公示，以规范公司档案管理工作流程，提高档案管理水平，为公司各项工作的开展提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在生产经营、行政管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件资料。4.准确性原则档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件；公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司内部管理制度、规定、办法；各类会议文件、纪要；工作计划、总结、报告；人事任免文件、员工档案、劳动合同；行政公文、函件、通知等。2.财务审计类财务预算、决算报告；会计凭证、账簿、报表；审计报告、审计决定书；财务管理制度、财务审批流程等。3.业务经营类市场调研报告、营销策划方案、销售合同、订单；采购合同、供应商资料；生产计划、生产记录、产品研发资料、质量检验报告；客户资料、售后服务记录等。4.基本建设类项目立项文件、可行性研究报告；工程设计图纸、施工方案、施工记录；工程竣工验收报告、竣工决算审计报告等。5.党群工作类党组织建设文件、党员档案；工会工作文件、活动记录；共青团工作文件、活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.文件形成部门应在文件办理完毕后，按照档案管理部门的要求，及时整理、归档，并移交档案管理部门。3.对于重要文件、紧急文件或涉及多个部门的文件，相关部门应及时沟通协调，确保文件的收集不遗漏。4.档案收集过程中，应注意文件的质量，确保文件字迹清晰、签署完整、格式规范。（三）收集流程1.文件形成部门在文件办理完毕后，填写《档案移交清单》，详细列出文件的名称、文号（编号）、日期、份数等信息。2.将整理好的文件连同《档案移交清单》一并移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的文件进行核对，确认无误后，在《档案移交清单》上签字，并将文件纳入档案管理系统进行登记。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（二）分类标准1.年度分类法将档案按年度分开，即同一年度形成的档案集中在一起。2.机构分类法根据公司内部机构设置，将档案分为不同的类别，如行政管理类、财务审计类、业务经营类等。3.问题分类法在机构分类的基础上，按照文件所反映的问题进行细分，如行政管理类可分为综合管理、人力资源管理、行政事务管理等。（三）整理方法1.装订对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。2.编页号对装订后的文件进行编页号，以固定文件顺序，便于查找和统计。3.编目编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于检索和利用。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、机构、保管期限等信息。（四）整理流程1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，按照分类标准进行初步分类。2.对初步分类后的档案进行详细整理，包括装订、编页号、编目等工作。3.将整理好的档案装入档案盒，并进行上架排列，确保档案存放有序。四、档案保管制度（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案保管环境符合要求。（二）保管要求1.档案应按照分类标准进行存放，不同类别、不同年度、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应排列有序，上架存放，并建立档案存放索引，标明档案的存放位置。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，分别存放于不同地点，防止数据丢失。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于重要的、具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为长期保管；对于在较短时间内需要查考利用的档案，应列为短期保管。（四）档案鉴定与销毁1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报公司领导审批。3.经批准销毁的档案，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字，并将销毁情况记录存档。五、档案查阅利用制度（一）查阅范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅要求1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.档案查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅过程中不得将档案带出指定地点。4.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用流程1.公司内部员工查阅档案，由所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案，须提交单位介绍信，并经公司相关领导签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。六、档案保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案。2.国家法律法规规定需要保密的档案。（二）保密措施1.档案管理部门应配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁、加密存储设备等，确保档案的安全保密。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，签订保密协议，明确保密责任。3.严格控制档案的查阅范围，对涉及保密内容的档案，应严格按照规定进行审批和查阅登记。4.档案管理人员不得私自复制、传播、泄露档案内容，严禁将档案带出公司或转借他人。（三）保密责任1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对所知悉的档案