档案室制度职责上墙图

PAGE档案室制度职责上墙图一、总则（一）目的为加强公司档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本规定。本规定适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（二）适用范围本规定适用于公司档案室所涉及的各类档案资料的管理，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理公司在运营过程中形成的各类档案资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和保管，提高工作效率。二、档案室职责（一）档案收集与整理1.负责制定档案收集范围和标准，定期向各部门收集应归档的文件资料。2.对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的系统性和规范性。（二）档案保管1.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫等设备，确保档案的安全存放。2.定期对档案进行清查、核对，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。（三）档案查阅与利用1.制定档案查阅利用制度，明确查阅流程和权限。对符合查阅条件的人员，办理查阅手续，并提供必要的协助。2.根据公司业务需求，积极提供档案资料的利用服务，为公司决策、业务开展等提供支持。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见。2.按照规定的程序，对拟销毁的档案进行审批，并组织实施销毁工作，确保销毁过程的合规性和彻底性。（五）档案信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案资料的电子化存储和管理。2.负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统的安全稳定运行，提高档案管理的信息化水平和工作效率。三、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、保管、查阅、利用等具体工作，确保档案管理工作的正常开展。3.定期对档案进行盘点和清查，及时发现并报告档案管理中存在的问题，提出改进建议。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。（二）档案管理负责人职责1.全面负责公司档案室的管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查，及时发现和纠正存在的问题。3.协调各部门之间的档案管理工作，加强与外部档案管理机构的沟通与合作，确保档案管理工作的顺利进行。4.负责档案管理人员的培训、考核和评价，提高档案管理团队的整体素质。四、档案收集与整理规范（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。（二）档案分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先按年度将档案分为若干类别，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类，如员工基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等。3.财务档案：按照会计年度、档案类别进行分类，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务特点和档案内容，制定具体的分类标准，如项目档案按项目名称、阶段进行分类。（三）档案编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。2.文书档案编号格式为：年度代码保管期限代码流水号。例如：2023Y001，表示2023年度的永久保管文书档案，流水号为001。3.人事档案编号格式为：员工工号档案类别代码流水号。例如：E001R01，表示工号为E001的员工人事档案，档案类别为基本信息，流水号为01。4.财务档案编号格式为：会计年度代码档案类别代码流水号。例如：2023C001，表示2023年度的会计凭证档案，流水号为001。5.业务档案编号格式根据具体业务分类确定，如项目档案编号格式为：项目编号档案阶段代码流水号。例如：P001S101，表示项目编号为P001的项目在第一阶段的档案，流水号为01。（四）档案编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰、准确。2.档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，便于查阅和管理。五、档案保管规定（一）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案库房的安全。3.档案架应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照分类顺序依次上架存放，不得随意堆放。（二）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和更新。2.存储介质应标明档案名称、存储日期、保管期限等信息，妥善保管在专门设置的存储区域内。3.对存储介质进行操作时，应严格遵守操作规程，防止数据丢失或损坏。（三）档案安全防护1.加强档案库房的安全保卫工作，安装监控设备，实行24小时值班制度，防止档案被盗、被抢等事件的发生。2.定期对档案进行安全检查，重点检查档案的保管状况、存储介质的完整性等，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，采取必要的防护措施，如安装防火门、防虫药品投放等。六、档案查阅与利用制度（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要外部单位或个人查阅公司档案的，须经公司分管领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。2.申请表经相关部门负责人或公司领导审批后，交档案室管理人员。3.档案室管理人员根据审批意见，为查阅人提供档案，并在查阅过程中进行现场监督。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，由管理人员进行核对和签收。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需复印、摘抄档案资料，应经档案室管理人员同意，并在规定的范围内进行。复印、摘抄的档案资料应注明出处和用途。3.对涉及公司机密的档案资料，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁程序（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限和销毁条件。2.档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。对已过保管期限且无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查和鉴定，逐卷审查档案的内容和价值。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，详细说明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等信息。3.《档案销毁鉴定表》经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案室管理人员负责组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁记录应妥善保存，作为档案管理工作的重要资料。八、档案信息化管理办法（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能要求1.档案录入：能够实现档案资料的快速录入，支持多种格式文件的上传，确保录入信息的准确性和完整性。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.统计分析：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案资料准确录入档案管理信息系