县档案室管理制度汇编表

PAGE县档案室管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强县档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度汇编。本制度旨在规范档案工作流程，提高档案管理水平，为县各项工作提供有力的信息支持和历史依据。（二）适用范围本制度适用于县内各机关、团体、企事业单位以及其他组织在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则县档案室对全县各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。各单位应按照规定及时将档案移交县档案室，不得擅自留存或销毁。2.真实性原则档案应如实反映工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。档案管理人员应严格把关，确保档案信息的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面收集、整理工作活动中形成的各种文件材料，保证档案内容的完整性。不得遗漏重要文件，确保档案能够完整地记录工作历程。4.安全性原则加强档案的安全保护措施，确保档案实体和信息的安全。采取防火、防潮、防虫、防盗、防磁等措施，防止档案受损、丢失或泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。建立科学合理的档案检索体系和利用制度，为工作决策和各项业务提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）县档案室县档案室是全县档案管理的专业机构，负责全县档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、征集、整理、保管全县各单位移交的档案，维护档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。4.组织开展档案编研工作，编辑出版档案资料，为社会提供档案信息服务。5.对全县各单位的档案工作进行业务指导，监督检查档案工作的开展情况，组织档案业务培训和考核。（二）各单位档案管理部门各单位应设立档案管理部门或指定专人负责本单位档案工作，其职责如下：1.贯彻执行国家和本县有关档案工作的法律法规和规章制度，建立健全本单位档案管理制度。2.负责收集、整理、保管本单位在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的完整、准确和系统。3.定期向县档案室移交应归档的档案，并按照要求做好档案的整理、编目等工作，便于县档案室接收和管理。4.积极开展档案的利用工作，为本单位各项工作提供档案信息支持，同时配合县档案室做好档案的查阅、利用服务。5.负责本单位档案信息化建设的相关工作，按照县档案室要求录入档案信息，实现档案信息的互联互通。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案、业务档案等。3.本单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位在各类活动中形成的照片、录音、录像、实物等特殊载体档案。5.下级单位报送的重要文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其形成时的原始状态，不得随意涂改、剪裁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性和完整性。同时，应定期进行备份，防止数据丢失。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务活动结束后及时归档。3.重大活动、重要项目档案应在活动或项目结束后一个月内归档。（四）归档程序1.各部门收集的文件材料应进行初步整理，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对分类后的文件材料进行装订、编目，填写卷内文件目录、备考表等。3.将整理好的档案移交本单位档案管理部门，档案管理部门进行审核验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核验收合格的档案，由档案管理部门按照规定的编号规则进行编号、装盒，并编制档案目录。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度保管期限（永久、长期、短期）机构（问题）进行分类整理。将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料组成一卷或数卷。2.业务档案根据业务工作的特点和档案管理的要求，制定相应的分类方案。如会计档案可按照年度类别（凭证、账簿、报表等）进行分类；人事档案可按照类别（履历、考核、任免、奖惩等）进行分类。3.特殊载体档案照片档案应按照片的形成时间、内容等进行分类整理，同时编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等；录音、录像档案应按照录制时间、内容等进行分类整理，并做好文字记录；实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期等信息。（三）整理要求1.整理档案时应保持文件的原有顺序，不得随意打乱。2.对破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保档案的质量。3.编制的档案目录应准确、清晰，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所县档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防磁等要求。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。档案柜应坚固耐用，排列整齐；档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，便于存放和管理。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制；对霉变、虫蛀的档案应采取相应的防治措施。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等工作。配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，并定期进行维护和检查。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。同时，应采取数据安全防护措施，防止电子档案被篡改或泄露。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为工作决策、业务开展、历史研究等提供有效服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案，应出具相关证明材料，并按照规定办理手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位档案管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容、期限等。经本单位分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具单位介绍信、工作证及相关法律文书，经本单位分管领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.借阅借阅档案应严格控制期限，一般不得超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。如因特殊情况需要延期借阅，应办理续借手续。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案内容等。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容与方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保存意义。2.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的题名、年度、保管期限、档号等信息。2.《档案销毁清册》经本单位分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销。监销人员应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级档案管理部门和本单位领导报送档案工作情况。统计报表应数据准确、内容完整，如实反映档案工作的实际情况。（二）档案移交1.各单位应按照规定定期向县档案室移交档案。移交