基层水管站档案管理制度

PAGE基层水管站档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层水管站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水管站各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层水管站在日常工作中形成的各类档案，包括但不限于工程建设档案、水资源管理档案、运行维护档案、行政管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则基层水管站的档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映水管站的工作实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理水管站在各个工作环节形成的档案，确保档案资料的齐全。4.安全性原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.对基层水管站各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点和利用工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理流程和要求开展工作。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的有序存放和便于查找。3.对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续。（四）利用者职责1.遵守档案利用规定，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.按照规定的程序和范围查阅、借阅档案，及时归还档案。3.妥善保管档案，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程建设档案包括水利工程规划设计文件、施工图纸、招投标文件、工程合同、工程变更资料、工程验收报告等。2.水资源管理档案水资源调查评价资料、取水许可文件、水资源监测数据、节水措施资料等。3.运行维护档案水管站设备运行记录、维修保养记录、水质检测报告、安全检查记录等。4.行政管理档案水管站的工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，并符合档案整理的相关要求。3.对重要档案应进行备份，防止档案丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容，将档案分为工程建设、水资源管理、运行维护、行政管理等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门将整理好的档案定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收归档。3.对归档的档案进行上架存放，按照分类和编号顺序排列。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案涉及水管站重大决策和历史沿革、重要工程建设项目、具有长期保存价值的文件等。2.长期保管的档案一般工程建设档案、重要水资源管理档案、水管站运行维护的重要资料等，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案一般性行政管理档案、临时性工作形成的档案等，保管期限为10年以下。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境良好。五、档案的利用（一）利用范围1.内部查阅水管站工作人员因工作需要查阅档案。2.外部查阅相关部门、单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用程序1.内部查阅填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅档案。2.外部查阅查阅单位或个人应出具单位介绍信或有效身份证件，填写档案查阅申请表，经水管站负责人签字同意后，到档案管理部门查阅档案。（三）利用方式1.查阅档案利用者可在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，并按时归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（四）利用限制1涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.对重要档案的利用应进行登记，并跟踪利用情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际保存价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清单，经水管站负责人批准后进行销毁。（四）销毁方式采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立基层水管站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接。2.系统建设开发档案管理信息系统，具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理采取数据备份、加密等措施，保障档案信息系统的数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查部门基层水管站的档案管理工作接受上级主管部门和内部审计部门的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管和利用情况。3.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年对档案管理工作进行一次全面检查。2