寄存档案管理规章制度

PAGE寄存档案管理规章制度一、总则（一）目的为了加强公司寄存档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及寄存档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。3.完整性原则：保证档案内容的完整，不得擅自删减、篡改档案信息。4.便利性原则：在确保安全和规范的前提下，提供便捷的档案利用服务，满足公司业务需求。二、档案寄存的接收（一）接收流程1.寄存档案提交方应提前与公司档案管理部门沟通，预约档案寄存时间，并填写《档案寄存申请表》，详细注明档案的名称、数量、来源、保管期限等信息。2.档案管理部门收到申请表后，对提交方的资格和档案的真实性、完整性进行初步审核。审核通过后，通知提交方按照约定时间将档案送至指定地点。3.档案送达时，档案管理部门安排专人进行清点和核对。核对内容包括档案的数量、名称、编号、装订情况等，确保与申请表一致。如发现问题，及时与提交方沟通解决。4.清点核对无误后，双方在《档案寄存交接清单》上签字确认，明确档案的交接情况。（二）接收要求1.提交的寄存档案应保持原始状态，不得随意拆封、涂改或损坏。2.档案应按照一定的分类标准进行整理和编号，便于管理和查找。3.提交方应提供档案的详细清单，包括档案的目录、内容摘要等信息，以便档案管理部门进行登记和管理。三、档案寄存的保管（一）保管环境1.公司应设立专门的档案寄存库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.设置温湿度调控设备，将库房温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃，相对湿度为45%60%），确保档案的安全保存。3.库房内应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.采用密集架、档案柜等存储设备存放档案，确保档案存放整齐、有序。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如进行备份、加密存储等。（三）保管期限1.根据档案的性质和公司的业务需求，确定档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.在档案保管期限届满前，档案管理部门应提前通知相关部门和人员，对档案进行鉴定和处置。（四）档案盘点1.定期对寄存档案进行盘点，确保档案的数量和状态与记录一致。盘点周期一般为每年一次。2.盘点工作由档案管理部门组织实施，相关人员配合。盘点过程中，应详细记录档案的实际情况，如发现问题及时查明原因并进行处理。3.对盘点结果进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案保管工作。四、档案寄存的利用（一）利用申请1.公司内部人员因工作需要利用寄存档案时，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作实际情况，对申请表进行审核，签署意见后交档案管理部门。3.档案管理部门收到申请表后，对利用申请进行进一步审核。审核通过后，为利用人员办理档案查阅、借阅等手续。（二）利用方式1.查阅：利用人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保档案的安全和完整。利用人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。2.借阅：对于确需借出档案的情况，利用人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人和档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前办理续借手续。借阅人员应对借出的档案妥善保管，不得擅自转借、涂改、丢失或损坏。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题，及时追究借阅人员的责任。（三）利用记录1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细记录，包括利用人员姓名、部门、利用目的、利用时间、档案名称等信息。2.利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。通过对利用记录的分析，了解档案的利用频率和需求情况，为档案管理工作提供参考依据。五、档案寄存的保密（一）保密责任1.档案管理部门及相关工作人员应严格遵守保密制度，对寄存档案的内容和信息予以保密。2.与档案寄存管理工作相关的所有人员，在工作过程中知悉的档案信息均属于保密范围，不得向无关人员泄露。（二）保密措施1.对档案管理场所进行合理布局，设置必要的门禁系统和监控设备，限制无关人员进入。2.对涉及机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在档案利用过程中，严格控制查阅和借阅范围，对利用人员进行保密教育，并要求其签署保密承诺书。（三）违规处理1.如发现有违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反保密制度给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、档案寄存的鉴定与处置（一）鉴定工作1.在档案保管期限届满前，档案管理部门应组织相关人员对档案进行鉴定。鉴定人员应包括档案管理专家、业务部门代表等。2.鉴定工作应依据国家有关法律法规和公司档案管理规定，对档案的价值、保管期限等进行综合评估。3.鉴定过程中，应详细记录鉴定意见和结果，形成《档案鉴定意见书》。（二）处置方式1.经鉴定仍具有保存价值的档案，应继续按照本规章制度进行保管。2.经鉴定已失去保存价值的档案，可按照以下方式进行处置：销毁：对于无保存必要的档案，经公司领导批准后，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。移交：对于一些具有历史文化价值或需要移交相关部门的档案，应按照规定办理移交手续，并做好交接记录。（三）处置监督1.档案处置工作应接受公司内部审计部门和纪检监察部门的监督。2.审计部门和纪检监察部门应定期对档案处置情况进行检查，确保处置工作合法合规、公正透明。七、档案寄存的信息化管理（一）档案信息录入1.档案管理部门应建立档案信息管理系统，将寄存档案的相关信息及时录入系统，包括档案名称、编号、来源、保管期限、利用记录等。2.录入的档案信息应准确、完整，确保系统数据与实际档案一致。（二）系统维护与管理1.安排专人负责档案信息管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查和更新，确保系统的正常运行。2.加强对系统数据的安全保护，设置不同级别的用户权限，防止数据被非法访问、篡改或删除。（三）信息化利用1.利用档案信息管理系统，实现档案的快速检索和查询，提高档案利用效率。2.通过系统对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。八、档案寄存管理的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案寄存管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案保管状况、利用记录等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现问题并进行整改。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门和行业协会的监督检查，按照要求提供相关档案资料和信息。2.根据外部检查意见，及时改进档案寄存管理工作，不断提高管理水平。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应制定详细