不属于部门档案规章制度

PAGE不属于部门档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司不属于部门档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有不属于特定部门管理的各类档案，包括但不限于行政档案、财务档案、人力资源档案、项目档案等。（三）基本原则1.集中管理原则：不属于部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司的各项活动和业务情况。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责不属于部门档案的全面管理工作。（二）部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善不属于部门档案的管理制度、流程和标准。2.档案收集与整理：负责收集、整理、分类、编号公司不属于部门的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管与维护：妥善保管档案，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.档案检索与利用：建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用，按照规定为公司内部人员提供档案查阅服务，并做好登记工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。6.档案信息化建设：推进档案管理信息化，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。7.监督与指导：对各部门档案管理工作进行监督和指导，确保各部门档案管理工作符合公司规定。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。3.人力资源档案：包含员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。4.项目档案：涉及项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收资料等。5.其他档案：如公司荣誉证书、对外宣传资料、重大活动记录等。（二）档案编号1.编号规则：采用统一的编号体系，编号应具有唯一性和系统性。例如，行政档案编号为XZ[年份][流水号]，财务档案编号为CW[年份][流水号]，人力资源档案编号为RL[年份][流水号]，项目档案编号为XM[项目编号][年份][流水号]，其他档案编号为QT[年份][流水号]。2.编号分配：档案管理人员按照编号规则对新形成的档案进行编号，并在档案整理过程中确保编号与档案内容准确对应。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时将本部门产生的不属于特定部门管理的档案移交至档案管理部门，移交范围包括但不限于上述档案分类中的各类文件资料。（二）收集要求1.定期收集：各部门应在规定的时间内（如每月末）将本月产生的档案整理后移交档案管理部门。2.完整准确：移交的档案应确保内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.分类清晰：档案应按照预先确定的分类标准进行分类整理，便于后续管理。（三）整理方法1.分类排序：按照档案分类标准对收集到的档案进行分类，同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订：为每份档案编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，并进行装订。3.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息，然后上架存放。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.安全设施：配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等安全设施。（二）档案存储方式1.纸质档案：按照档案类别和编号顺序上架存放，便于查阅和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照电子档案管理系统的要求进行分类存储，并定期进行备份。（三）档案保管期限1.短期档案：保管期限为15年，如一般性的行政文件、短期项目资料等。2.中期档案：保管期限为510年，如部分财务报表、员工短期培训记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，如重要的财务档案、员工人事档案、重大项目档案等。（四）档案检查与维护1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，包括档案的完整性、存储状况、保管环境等，发现问题及时处理。2.日常维护：做好档案库房的清洁卫生工作，定期对档案进行除尘、消毒等维护操作。3.设备维护：定期对档案存储设备、温湿度控制设备、消防设备等进行维护和检查，确保设备正常运行。六、档案的检索与利用（一）检索方式1.纸质检索：建立纸质档案检索目录，包括档案分类索引、文号索引、主题索引等，方便查阅纸质档案。2.电子检索：利用电子档案管理系统，通过关键词、编号、日期等条件进行快速检索，提高档案查阅效率。（二）利用流程1.申请：公司内部人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司领导审批。3.查阅：档案管理人员根据审批通过的申请，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）利用限制1.保密限制：对于涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等保密信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露。2.使用范围限制：档案的利用应仅限于公司内部工作需要，未经档案管理部门同意，不得将档案用于其他用途。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据档案保管期限的规定，对保管期限已满的档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已无实际利用价值，如过期的文件、已完成项目的一般性资料等。3.重复或冗余：存在重复或冗余的档案，可进行适当清理。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清单》，注明档案名称？编号？日期？来源等信息。2.审批：《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司领导审批。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.记录备案：销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、执行人员等信息，并将《档案销毁清单》作为档案资料进行留存备案。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.系统功能：建立功能完善的电子档案管理系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程管理。2.数据安全：采取数据加密、备份、访问控制等安全措施，确保电子档案数据的安全可靠。（二）电子档案的录入与管理1.录入要求：档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案内容准确录入电子档案管理系统，并确保录入数据与纸质档案一致。2.元数据管理：建立电子档案元数据管理体系，对电子档案的背景信息、结构信息、管理信息等进行规范记录和管理。（三）电子档案的利用与维护1.利用方式：通过电子档案管理系统为公司内部人员提供便捷的电子档案查阅、下载、打印等利用服务。2.维护更新：定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案数据的完整性和准确性。九、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门定期对各部门档案移交、管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.审计监督：公司审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理的合规性和有效性。（二）考核办法1.考核指标：制定档案管理工作考核指标，包括档案收集的及时性、整理的规范性、保管的安全性、利用的便利