档案管理制度及流程亮点

PAGE档案管理制度及流程亮点一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度及流程，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、整理、编号、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理。6.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并对档案的利用情况进行登记。7.指导、监督公司各部门的档案管理工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，并接受综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度及流程的要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部门。4.在工作中积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人力资源类：包括员工档案、招聘与培训记录、绩效考核资料等。3.财务审计类：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。4.市场营销类：包括市场调研报告、销售合同、广告宣传资料等。5.技术研发类：包括研发项目文档、技术方案、专利申请资料等。6.生产管理类：包括生产计划、生产记录、质量检验报告等。7.物资采购类：包括采购合同、供应商资料、物资库存记录等。8.客户服务类：包括客户投诉记录、客户反馈资料、售后服务档案等。9.基本建设类：包括工程建设项目文档、招投标资料、竣工决算报告等。10.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、对外合作协议等不属于以上分类的档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，用两位大写英文字母表示，如“XG”表示行政管理类。3.流水号：用五位阿拉伯数字表示，从“00001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XG00001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应在工作中及时收集本部门形成的各类档案，并按照档案管理的要求进行整理。2.对于重要的文件、资料，应实行双套制保存，即一份纸质档案，一份电子档案。3.档案收集过程中，应注意对档案的完整性和准确性进行审核，确保档案内容真实、齐全。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理的基本步骤包括分类、装订、编页、编目等。3.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。5.编页：对档案进行编页，标注页码，便于查阅。6.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放于档案架上，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于定期鉴定和销毁。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案检查与清点1.综合管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每年应对档案进行一次全面清点，确保档案账实相符。3.对于检查和清点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）档案查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。4.综合管理部门应安排专人负责档案查阅服务，并对查阅情况进行登记。（二）档案借阅1.公司内部各部门因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，综合管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案复制1.公司内部各部门因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.复制档案应使用公司统一规定的复制设备和纸张，确保复制质量。3.复制的档案应加盖“复制章”，并注明复制日期、份数等信息。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部门应定期组织对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应由综合管理部门牵头，组织相关部门的档案管理人员和专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经综合管理部门负责人审核，报公司分管领导审批后，予以销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁日期、销毁方式等。4.档案销毁记录应长期保存，以备查阅。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对公司现有纸质档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、准确。2.数字化扫描的档案应进行图像处理，保证图像清晰、可读。3.建立档案数字化数据库，将数字化档案数据录入数据库，实现档案的信息化存储。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期等进行检索，方便快速查找档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.档案统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.系统安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和操作。（四）档案信息化安全管理