项生产台账档案制度

PAGE项生产台账档案制度一、总则（一）目的为加强公司项生产管理，规范项生产台账档案工作，确保项生产过程中各类信息的准确记录、完整保存和有效利用，提高项生产管理水平和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项生产活动，包括但不限于工程项目、产品研发项目、业务拓展项目等。（三）基本原则1.真实性原则：台账档案应如实记录项生产活动的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖项生产全过程的各类信息，保证台账档案的全面性和完整性。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、文字等信息应清晰、规范。4.及时性原则：及时进行台账档案的记录、整理和归档，确保信息的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密的台账档案，应严格保密，防止信息泄露。二、台账档案管理职责（一）管理部门及职责1.项生产管理部门负责项生产台账档案的统筹规划和组织协调工作。制定项生产台账档案的分类标准和编号规则。定期检查项生产台账档案的记录和管理情况，督促相关部门及时整改存在的问题。2.档案管理部门负责项生产台账档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。建立健全项生产台账档案管理制度和流程，确保档案管理工作规范有序。对项生产台账档案进行数字化处理，提高档案管理的信息化水平。3.各项目生产执行部门负责本部门项生产台账档案的具体记录和整理工作，确保记录信息的真实、准确、完整。按照规定的时间和要求，将本部门的项生产台账档案移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好项生产台账档案的查阅、利用等工作。（二）人员职责1.项生产台账档案管理人员熟悉项生产业务流程和台账档案管理要求，具备良好的责任心和保密意识。负责项生产台账档案的日常记录、整理、归档和保管工作，确保档案的安全和完整。按照规定的程序办理项生产台账档案的查阅、借阅等手续，做好相关登记工作。2.项生产负责人对本项目生产台账档案工作负总责，督促本项目人员及时、准确地记录台账档案信息。审核本项目生产台账档案的内容，确保档案信息符合要求。根据工作需要，合理利用项生产台账档案，为项目决策提供支持。三、台账档案分类与编号（一）分类标准1.项目基本信息类：包括项目立项文件、项目合同、项目任务书等。2.生产计划与进度类：如项目生产计划、进度报告、变更记录等。3.质量控制类：质量检验报告、质量问题处理记录、质量改进措施等。4.物资管理类：物资采购清单、物资出入库记录、物资盘点表等。5.人员管理类：项目人员配备情况、考勤记录、培训记录等。6.成本费用类：项目预算、成本核算报表、费用报销凭证等。7.安全管理类：安全检查记录、安全事故报告、安全防范措施等。8.技术资料类：技术方案、技术图纸、实验数据等。9.其他类：与项生产相关的其他重要文件、资料等。（二）编号规则项生产台账档案编号采用“项目编号分类代码流水号”的形式。1.项目编号：按照公司统一的项目编号规则编制，用于标识具体的项目。2.分类代码：根据上述分类标准，为每一类台账档案设定相应的代码，如“J”代表项目基本信息类，“P”代表生产计划与进度类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每一份台账档案编制唯一的流水号。例如，某项目的一份质量检验报告，编号为“[项目编号]Z001”，其中“[项目编号]”为该项目的具体编号，“Z”为质量控制类的分类代码，“001”为该质量检验报告的流水号。四、台账档案记录与整理（一）记录要求1.记录内容应详细记录项生产活动的各个环节，包括但不限于时间、地点、人物、事件经过、结果等。对于重要的数据、文件、会议纪要等，应进行准确、完整的数据转录或文本复制，并注明来源。2.记录方式可采用纸质记录和电子记录相结合的方式。纸质记录应使用规范的表格、单据等，书写工整、清晰；电子记录应采用统一的文档格式，如Excel、Word、PDF等，并确保文件的可读性和可编辑性。鼓励使用信息化管理系统进行项生产台账档案的记录，提高记录效率和准确性。（二）整理要求1.定期整理各项目生产执行部门应定期（每月或每季度）对本部门的项生产台账档案进行整理，将零散的记录资料进行分类、排序，确保资料的有序性。2.资料完整性检查在整理过程中，要对台账档案的完整性进行检查，核对记录内容是否齐全，相关签字、盖章等手续是否完备。对于缺失或不完整的资料，应及时补充完善。3.编制目录整理后的项生产台账档案应编制详细的目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和管理。五、台账档案归档与保管（一）归档要求1.归档时间各项目生产执行部门应在规定的时间内（如项目结束后[X]个工作日内），将整理好的项生产台账档案移交至档案管理部门进行归档。2.归档流程档案移交部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。档案管理部门按照分类标准和编号规则，对归档的档案进行重新整理和编号，并将档案存入专门的档案库房或电子存储系统。（二）保管要求1.保管环境档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件，温度、湿度应符合国家相关标准要求。电子存储系统应具备数据备份、安全防护等功能，定期对存储的数据进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。2.保管期限项生产台账档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一些时效性较强、对后续工作影响较小的档案。中期保管期限为[X]年，主要包括一些重要的项目过程记录、质量控制资料等。长期保管期限为[X]年以上，涉及公司核心业务和重要资产的档案应长期保管。3.档案清查档案管理部门应定期（每年）对项生产台账档案进行清查，核对档案的数量、完整性和保管状况。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。六、台账档案查阅与借阅（一）查阅规定1.查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的项生产台账档案。查阅范围应严格限定在其工作职责范围内，不得查阅与工作无关的档案信息。2.查阅流程查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人审核同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表，在规定的时间内提供相应的档案供查阅人查阅，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号等。3.查阅方式查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门。（二）借阅规定1.借阅范围因特殊工作需要，公司内部人员可借阅项生产台账档案。借阅范围应严格控制，必须经公司相关领导批准。2.借阅流程借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。申请表经所在部门负责人和公司相关领导审核批准后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，确认无误后办理借阅手续。借阅人需签订档案借阅承诺书，承诺遵守档案借阅相关规定，按时归还档案，保证档案安全。档案管理部门按照借阅申请表的要求，提供相应的档案供借阅人借阅，并做好借阅登记工作。借阅登记内容除查阅登记内容外，还应包括借阅期限、预计归还日期等信息。3.借阅期限项生产台账档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。4.归还要求借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和安全性，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、台账档案保密与销毁（一）保密规定1.保密范围项生产台账档案中涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的，均属于保密范围。2.保密措施档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及保密内容的档案进行单独存放和管理，并采取加密存储、限制访问等措施确保信息安全。未经公司授权，任何人不得擅自泄露项生产台账档案中的保密信息。在查阅、借阅保密档案时，应严格按照规定的程序进行，查阅人或借阅人不得向无关人员透露档案内容。对于因工作需要接触保密档案的人员，公司应与其签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）销毁规定1.销毁条件项生产台账档案达到保管期限，且经鉴定确认无保存价值的，可进行销毁处理。2.销毁流程档案管理部门定期对到期档案进行清理和鉴定，编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、编号、保管期限等信息。档案销毁清单经公司相关领导审核批准后，方可进行销毁操作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销