监理档案及合同管理制度

PAGE监理档案及合同管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司监理档案及合同管理工作，确保监理档案的完整、准确、系统，合同管理的合法、合规、有效，提高公司监理工作的质量和效率，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类建设工程项目的监理档案及合同管理工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程监理规范》、《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准制定。二、监理档案管理（一）档案分类1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.监理规划与细则：监理规划、监理实施细则等。3.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知等。4.监理指令文件：监理通知单、监理工作联系单、工程暂停令等。5.质量控制文件：材料构配件设备质量证明文件、检验检测报告、质量验收记录等。6.安全管理文件：安全专项方案、安全检查记录、安全事故处理文件等。7.进度控制文件：进度计划、进度报表、进度协调会议纪要等。8.造价控制文件：工程计量支付证书、工程变更费用报审表、竣工结算审核文件等。9.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工资料审查意见等。10.其他文件：与工程相关的会议纪要、来往信函、照片、影像资料等。（二）档案收集与整理1.收集要求项目监理机构应指定专人负责监理档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。监理人员应在工作过程中及时收集与工程相关的各类文件资料，并按照分类要求进行整理。对于施工单位提交的文件资料，监理人员应认真审核，确保其真实性、完整性和有效性。2.整理要求档案资料应按照分类进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。每份文件应编制页码，并在首页加盖文件章，注明文件名称、编号、日期等信息。对于图纸资料，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。（三）档案归档与保管1.归档要求监理档案应定期进行归档，归档时间为每月末或每完成一个重要阶段的工作后。归档时应填写档案归档清单，注明档案名称、编号、日期、归档人等信息。将归档的档案资料移交至公司档案室统一保管。2.保管要求公司档案室应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。保管设备应定期进行检查和维护，确保档案资料的安全。档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。档案资料应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。（四）档案查阅与借阅1.查阅要求因工作需要查阅监理档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经部门负责人批准后，方可到档案室查阅档案。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，并按照查阅申请表的要求提供档案资料。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。2.借阅要求因特殊情况需要借阅监理档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。申请表经公司主管领导批准后，方可到档案室借阅档案。借阅档案时，档案管理人员应与借阅人员办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案资料损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的责任。（五）档案销毁1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的监理档案。经鉴定确认不需要保存的监理档案。2.销毁程序需要销毁的档案应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、日期、销毁原因等信息。申请表经公司主管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并填写档案销毁登记表，注明档案名称、编号、日期、销毁方式等信息。监销人员应在销毁登记表上签字确认。档案销毁后，监销人员应将销毁登记表归档保存。三、合同管理制度（一）合同分类1.监理合同：与建设单位签订的监理服务合同。2.分包合同：与分包单位签订的专业工程分包合同或劳务分包合同。3.采购合同：与材料构配件设备供应商签订的采购合同。4.其他合同：与其他相关方签订的与工程监理业务有关的合同，如技术咨询合同、培训合同等。（二）合同签订1.合同起草合同签订前，应由公司相关部门根据项目情况起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用支付方式、违约责任等条款。合同文本应符合法律法规及行业标准的要求，语言严谨规范，避免出现歧义或漏洞。2.合同审核合同文本起草完成后，应提交公司合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行全面审核，确保合同的合法性、合规性和有效性。在审核过程中，合同管理部门如发现问题应及时与起草部门沟通，提出修改意见。起草部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同签订合同文本经审核通过后，应由公司法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同前，应仔细核对合同条款，确保合同内容与审核通过的文本一致。签订合同后，应及时将合同原件交至公司合同管理部门进行编号、登记，并归档保存。（三）合同履行1.合同交底合同签订后，合同管理部门应组织相关部门和人员进行合同交底。合同交底的内容包括合同条款、双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用支付方式、违约责任等。通过合同交底，使相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责，确保合同的顺利履行。2.合同执行跟踪在合同履行过程中，应指定专人负责合同执行跟踪。跟踪人员应及时了解合同执行情况，发现问题及时与对方沟通协调，并采取相应的措施解决问题。跟踪人员应定期向合同管理部门汇报合同执行情况，合同管理部门应及时掌握合同履行动态，对出现的问题进行分析研究，提出解决方案。3.合同变更管理如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应按照合同约定的程序进行变更。变更合同前，应与对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款。变更协议签订后应及时交至公司合同管理部门进行编号、登记，并归档保存。（四）合同结算与支付1.合同结算合同履行完毕后，应按照合同约定进行结算。结算时，应根据合同条款、实际完成的工作量、质量验收情况等进行审核。结算审核完成后，应编制合同结算报告，注明结算金额、结算依据、结算时间等信息。合同结算报告经双方确认后作为支付款项的依据。2.合同支付合同支付应按照合同约定的支付方式和时间进行。支付前，应填写合同支付申请表，注明支付金额、支付依据、支付时间等信息。申请表经公司相关部门审核通过后，报公司财务部门进行支付。财务部门应严格按照合同约定和公司财务制度进行支付操作，确保支付款项的安全、准确。（五）合同纠纷处理1.纠纷预防在合同签订和履行过程中，应加强对合同条款的审核和执行跟踪，及时发现和解决问题，并采取有效措施预防合同纠纷的发生。加强与对方的沟通协调，建立良好的合作关系，及时了解对方的需求和意见，共同解决合同履行过程中出现的问题。2.纠纷处理如发生合同纠纷，应及时收集相关证据，分析纠纷原因，制定解决方案。解决方案应根据合同