消防电子档案室管理制度

PAGE消防电子档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防电子档案的管理，确保消防电子档案的真实、完整、有效和安全，提高公司消防安全管理水平，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》以及相关行业标准，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在消防工作中形成的电子档案的管理。（三）定义1.消防电子档案：指公司在消防管理活动中直接形成的，具有保存价值的电子文件、数据、图表、图像等各种形式的信息记录。2.归档：将应归档的消防电子文件按照规定的范围、程序和要求，收集齐全、整理规范，并移交至消防电子档案室保存的过程。3.保管期限：根据消防电子档案的重要程度、形成时间和历史价值等因素，确定其保存的时间长度，分为永久、长期和短期。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司消防电子档案管理工作由公司消防安全管理部门统一领导，各部门、各分支机构分级负责本部门消防电子档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真实、完整、准确原则。确保消防电子档案内容真实反映公司消防工作实际情况，数据准确无误，各类信息完整无缺。3.便于利用原则。优化消防电子档案的管理流程和存储方式，提高档案检索和利用效率，满足公司消防安全管理和决策等工作的需要。4.安全保密原则。采取必要的安全防护措施，确保消防电子档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。二、消防电子档案的收集与整理（一）收集范围1.消防设施设备档案：包括消防设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测报告、合格证、使用说明书等电子文件。2.消防安全检查档案：每次消防安全检查的记录、报告、整改情况跟踪记录等电子文档。3.火灾隐患排查治理档案：火灾隐患排查记录、评估报告、整改方案、整改措施落实情况等相关电子资料。4.消防演练档案：消防演练计划、方案、演练记录、总结报告等电子文件。5.消防安全培训档案：培训计划、教材、人员签到表、考核记录等电子文档。6.消防工作会议档案：会议通知、议程、纪要、决议等电子记录。7.消防行政许可和备案文件：如消防设计审核意见书、消防验收意见书、公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证等电子文件。8.其他与消防工作相关的重要文件、资料和数据。（二）收集要求1.各部门、各分支机构应明确专人负责消防电子档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.在业务活动结束后，承办人员应及时将形成的消防电子文件收集齐全，并按照规定进行整理，向本部门档案管理人员移交。3.对于外来的与消防工作相关的电子文件，如消防设施设备供应商提供的资料、政府部门下发的数据文件等，应及时接收并进行登记。（三）整理规范1.分类整理：按照消防电子档案的类别进行分类，如分为消防设施设备类、消防安全管理类、火灾预防与处置类等。2.编号标识：为每一份消防电子档案赋予唯一的编号，并建立编号与档案内容的对应关系，便于查询和管理。3.元数据标注：对消防电子档案的元数据进行标注，包括文件名称、形成时间、来源、格式、密级等信息，确保档案信息的完整性和可识别性。4.存储格式统一：尽量采用通用的、易于长期保存和读取的电子文件格式进行存储，如PDF、DOCX、XLSX等。三、消防电子档案的归档与移交（一）归档流程1.各部门档案管理人员对收集整理好的消防电子档案进行初步审核，确保档案内容完整、格式规范、编号准确。2.审核通过后，将消防电子档案按照规定的存储方式进行存储，并建立相应的索引目录。3.每年定期将本年度形成的消防电子档案向公司消防电子档案室进行移交，并填写档案移交清单。（二）移交要求1.移交双方应认真核对档案清单，确保移交档案的数量、内容与清单一致。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。3.对于重要的消防电子档案，应同时移交纸质备份文件，并确保纸质文件与电子文件内容一致。四、消防电子档案的保管（一）存储设备与环境1.消防电子档案室应配备专用的存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，并定期进行维护和检查，确保设备运行正常。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。同时，应采用异地存储或云存储等方式进行数据备份，提高数据的安全性和可靠性。3.消防电子档案室的环境应满足防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等要求，温度、湿度应控制在适宜的范围内。4.定期对存储设备进行清洁和消毒，防止灰尘、病毒等对电子档案造成损害。（二）保管期限与鉴定1.根据消防电子档案的重要性和历史价值，确定其保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）。2.每年定期对到期的消防电子档案进行鉴定，由公司消防安全管理部门组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司主管领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。（三）数据维护与更新1.定期对消防电子档案进行数据维护，包括数据备份、数据恢复测试、文件格式转换等工作，确保档案数据的可用性和完整性。2.随着公司消防工作业务的发展和变化，及时更新消防电子档案的内容，确保档案信息与实际情况保持一致。五、消防电子档案的利用（一）利用范围1.公司内部消防安全管理工作需要，如查阅消防设施设备档案进行维护保养、参考消防安全检查档案制定整改措施等。2.应对政府部门消防监督检查，提供相关消防电子档案作为证明材料。3.开展消防宣传教育活动，利用消防电子档案中的图片、视频等资料进行宣传展示。4.公司消防安全培训、演练等工作的资料参考。（二）利用流程1.公司内部人员因工作需要查阅消防电子档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等信息，经本部门负责人批准后，到消防电子档案室办理查阅手续。2.消防电子档案室管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅人员应在规定的期限内归还档案，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。如需复制档案资料，应另行填写复制申请表，经公司消防安全管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的方式进行复制。4.外部单位因工作需要查阅公司消防电子档案时，应出具单位介绍信和查阅申请函，说明查阅目的和范围，经公司主管领导批准后，按照公司相关规定办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。六、消防电子档案的安全与保密（一）安全防护措施1.建立完善的消防电子档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识。2.在消防电子档案室安装防火、防盗、防磁、防雷等安全设施设备，如火灾自动报警系统、监控摄像头、门禁系统、防磁柜等。3.对消防电子档案存储设备设置访问权限，严格限制无关人员的访问。同时，定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，防止黑客攻击和病毒入侵。4.制定数据备份与恢复计划，定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的位置。同时，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（二）保密要求1.明确消防电子档案的保密范围和密级，对涉及公司商业秘密、消防安全关键信息等重要档案进行保密管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案查阅、利用过程中，对涉及保密内容的档案应采取相应的保密措施。3.对因工作需要接触消防电子档案的人员，应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。4.加强对档案存储设备和传输网络的保密管理，防止档案信息在存储和传输过程中被窃取或泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司消防安全管理部门定期对各部门、各分支机构的消防电子档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.监督检查可采取现场检查、查阅档案资料、听取汇报等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立消防电子档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入公司各部门、各分