铁路沿线档案制度

PAGE铁路沿线档案制度一、总则（一）目的为加强铁路沿线档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在铁路建设、运营、维护及管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与铁路沿线相关的各类档案管理工作，包括但不限于铁路线路设施档案、沿线附属设施档案、铁路建设项目档案、铁路运营管理中涉及沿线的各类文件资料等。涵盖铁路管理部门、建设单位、施工单位、维护单位以及其他与铁路沿线工作相关的企事业单位。（三）基本原则1.集中统一管理原则铁路沿线档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的系统性和规范性。由专门的档案管理机构或部门负责统筹协调铁路沿线各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性与完整性原则档案内容必须真实反映铁路沿线工作的实际情况，确保档案资料的完整性，全面涵盖铁路沿线各个方面的信息，不得遗漏重要文件和资料。3.安全性与保密性原则高度重视档案的安全保护工作，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。对于涉及铁路安全、商业机密、技术秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理工作应充分考虑利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，确保档案能够方便快捷地被查询和利用，为铁路各项工作提供有力支持。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构设置设立铁路沿线档案管理中心，作为专门负责铁路沿线档案管理的机构。档案管理中心可根据实际工作需要，在铁路沿线各主要站点或区域设置档案分点，负责本区域内档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理中心报送档案资料。（二）档案管理中心职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规、行业标准以及铁路沿线档案管理的实际情况，制定和修订档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理组织协调铁路沿线各相关部门和单位，按照规定的范围和要求，及时收集各类档案资料，并进行科学分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的系统性和规范性。3.档案保管与保护负责建设和维护档案保管场所，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、变质和丢失。4.档案信息化管理推进铁路沿线档案信息化建设，建立档案信息管理系统，将各类档案资料进行数字化处理，实现档案信息的快速检索、共享和利用。加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止档案信息泄露。5.档案利用与服务建立健全档案利用制度，根据工作需要，及时为铁路建设、运营、维护、管理等部门提供档案查阅、借阅服务。积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为铁路发展提供决策支持和历史借鉴。6.档案监督与指导对铁路沿线各相关部门和单位的档案管理工作进行监督检查，指导其做好档案的收集、整理、保管和利用等工作。定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（三）各部门与单位职责1.铁路管理部门负责组织本部门涉及铁路沿线的各类文件资料的形成、积累和归档工作，明确专人负责档案管理，确保档案资料的及时收集和准确整理，并按照规定向档案管理中心移交。同时，配合档案管理中心做好档案的查阅、利用等工作，为铁路沿线档案管理提供必要的支持和保障。2.建设单位在铁路建设项目实施过程中，负责收集、整理项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等各类建设项目档案，确保档案资料与项目建设同步进行。按照档案管理要求，对建设项目档案进行分类整理、装订成册，并在项目竣工验收后及时向档案管理中心移交完整的项目档案。3.施工单位承担铁路沿线施工任务的施工单位，应建立健全项目施工档案管理制度，指定专人负责施工过程中各类文件资料的收集、整理和保管工作。施工档案应包括施工组织设计、施工图纸、技术交底、工程变更记录、施工日志、质量检验报告、安全管理资料等，确保施工档案真实反映工程建设情况。工程竣工后，将施工档案移交建设单位，并协助做好档案的整理和归档工作。4.维护单位负责铁路沿线设施设备维护工作的单位，应做好维护过程中形成的各类档案资料的管理，包括维护计划、维护记录、故障处理报告、设备更新改造资料等。定期对维护档案进行整理和总结，分析设备运行状况和维护工作效果，为铁路设施设备的长期稳定运行提供数据支持。维护档案应按照规定期限向档案管理中心移交。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.铁路线路设施档案包括铁路线路的设计文件、施工图纸、地质勘察报告、线路平面图、纵断面图、轨道结构资料、桥梁隧道档案、通信信号线路资料、电力供电线路资料等。2.沿线附属设施档案如铁路沿线的站台、候车室、信号塔、变电站、给水排水设施、防护栅栏等附属设施的建设、维护档案，包括设计图纸、施工记录、验收报告、维护记录等。3.铁路建设项目档案涵盖铁路建设项目从立项到竣工验收全过程形成的各类文件资料，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件、施工图设计文件、招投标文件、工程合同、施工过程中的各类技术文件、质量控制文件、安全管理文件、竣工验收文件等。4.铁路运营管理档案涉及铁路运营调度、运输组织、客运服务、货运管理、设备管理、安全管理等方面的文件资料，如列车运行图、运输计划、旅客票务信息、货物运输记录、设备台账、安全检查记录、事故处理报告等。5.其他相关档案与铁路沿线工作相关的政策法规文件、会议纪要、科研成果、技术标准、外事往来文件、媒体报道等资料。（二）收集要求1.及时收集各部门和单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和时间要求，及时收集各类档案资料，确保档案的完整性和时效性。对于重要活动、突发事件等形成的档案，应在事件结束后立即进行收集整理。2.完整准确收集的档案资料应内容完整、准确无误，字迹清晰、图表规范。确保档案资料能够真实反映铁路沿线工作的实际情况，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。3.原件优先尽量收集档案原件，对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处和复印情况。复印件应加盖原件保存单位公章或档案管理专用章。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、形式等特征，对收集到的档案资料进行分类。可采用年度机构问题分类法或年度保管期限问题分类法等，将铁路沿线档案分为不同的类别，如综合管理类、线路设施类、建设项目类、运营管理类等，每个大类下再细分若干小类。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则，如采用阿拉伯数字编码，按照分类顺序依次编号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应记录案卷的编号、题名、年度、保管期限、密级、页数等信息；卷内文件目录应记录每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和统计。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。对于幅面较大的图纸等档案，可采用折叠方式进行整理，使其符合档案装订要求。四、档案的保管与保护（一）保管场所建设1.档案库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源、污染源和强磁场区域。库房应与其他建筑物保持一定的安全距离，确保档案的安全存放。2.库房建筑要求档案库房应具备良好的建筑结构，墙体、屋顶应坚固耐用，具有隔热、防潮、防火、防盗等功能。库房地面应采用防滑、耐磨、易清洁的材料铺设，门窗应安装防盗门窗和防火卷帘，配备必要的通风设备、温湿度调节设备和消防设备。3.档案装具配置根据档案的存放方式和数量，合理配置档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。档案装具应符合档案保管要求，具有足够的强度和稳定性，能够有效保护档案。（二）保管环境要求1.温度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，温度变化幅度不应超过±2℃。可采用空调设备等进行温度调节，确保档案在适宜的温度环境下保存。2.湿度控制库房湿度应控制在45%60%之间，湿度变化幅度不应超过±5%。可通过安装除湿机、加湿器等设备，调节库房湿度，防止档案因受潮或干燥而损坏。3.防尘、防虫、防鼠档案库房应采取有效的防尘、防虫、防鼠措施。安装防尘窗帘、密封门窗，定期对库房进行清洁，防止灰尘进入。在库房内放置防虫药品、鼠夹、鼠药等，防止虫害和鼠害对档案的破坏。（三）档案保管措施1.上架排列按照档案的分类编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，避免混淆。2.定期检查建立档案定期检查制度，档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、更换老化的装具等。3.安全防护加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。安装监控设备，对库房进行24小时监控，确保档案的安全。定期对消防设备、电气设备等进行检查和维护，确保其正常运行。（四）档案数字化与备份1.数字化工作对铁路沿线重要档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化过程应严格按照相关标准和规范进行，确保电子档案的质量和安全性。电子档案应与纸质档案同步更新，保证两者内容一致。2.备份管理建立档案备份制度，定期对档案数据进行备份。备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘阵列备份等多种形式，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保其可用性。五、档案的利用与服务（一）利用制度1.查阅借阅规定制定档案查阅借阅制度，明确查阅借阅的范围、程序、审批权限等。凡因工作需要查阅或借阅档案的单位和个人，应填写查阅借阅申请表，注明查阅借阅的目的、内容、期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理中心办理查阅借阅手续。2.利用登记建立档案利用登记台账，对每一次档案查阅借阅情况进行详细记录，包括查阅借阅时间、查阅借阅人姓名、单位、查阅借阅内容、审批人等信息。利用登记台账应妥善保管，以备查询。3.归还要求查阅借阅档案的人员应按时归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。（二）利用方式1.现场查阅档案管理中心应设立专门的档案查阅场所，配备必要的查阅设备，如电脑、打印机、复印机等，为利用者提供便利的查阅条件。利用者可在查阅场所现场查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的指导和帮助。2.借阅服务对于确需将档案借出使用的情况，档案管理中心应严格按照借阅规定办理借阅手续，并对借阅档案的人员进行必要的安全教育，要求其妥善保管档案，不得擅自复制、涂改、损坏档案。借阅期限届满后，利用者应及时归还档案。3.档案编研与信息开发档案管理中心应积极开展档案编研工作，根据铁路沿线工作的需要，编写专题资料汇编、大事记、年鉴、统计报表等编研成果，为铁路管理决策提供参考依据。同时，利用现代信息技术手段，对档案信息进行深度开发，建立档案信息资源库，通过网络平台等方式为利用者提供便捷的档案信息服务。（三）保密管理1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密范围、保密措施和保密责任。对涉及铁路安全、商业机密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。2.保密教育加强对档案管理人员和利用者的保密教育，提高其保密意识。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容；利用者在查阅借阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得将档案信息用于非工作目的或泄露给无关人员。3.保密技术措施在档案管理过程中，采取必要的保密技术措施，如对电子档案进行加密存储、对涉密档案进行物理隔离等，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取或泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对铁路沿线档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和价值，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.保管期限划分根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映铁路沿线重大历史事件、重要决策、核心技术等具有长远保存价值的文件资料；长期保管的档案一般是保存30年以上的文件资料，如重要的建设项目档案、运营管理中的关键文件等；短