流程档案管理制度

PAGE流程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司流程档案管理，确保流程文档的完整性、准确性和规范性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在规范流程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，提高公司流程管理的效率和质量，为企业决策、运营管理、业务拓展等提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在流程管理过程中形成的各类档案资料，包括但不限于业务流程文件、流程优化记录、流程培训资料、流程相关的会议纪要、审批文件等。（三）基本原则1.真实性原则：流程档案应如实反映公司业务流程的实际运行情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖流程管理的各个环节和方面，保证档案资料的全面性和系统性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、标准和程序进行档案管理操作，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及公司机密的流程档案，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和维护，提高工作效率。二、流程档案的收集与整理（一）收集职责1.各部门应指定专人负责本部门流程档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.在业务流程执行过程中，相关岗位人员应按照要求及时将产生的各类文件、记录等提交给档案收集责任人。（二）收集范围1.业务流程设计阶段的相关文档资料，如流程规划书、需求分析报告、流程图初稿等。2.流程审批过程中形成的各类审批文件、意见反馈记录等。3.流程实施过程中的运行记录、操作手册、变更记录等。4.流程优化过程中产生的优化方案、评估报告、改进记录等。5.与流程相关的培训资料、宣传材料、案例分析等。6.其他与流程管理有关的文件、资料。（三）整理要求1.档案收集责任人应按照档案类别、时间顺序等对收集到的资料进行初步分类整理。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除资料中的无关信息，如重复页、空白页等，保证档案内容简洁明了。4.对破损、褪色等影响档案质量的资料进行修复或复制，确保档案的完整性。三、流程档案的归档（一）归档时间1.定期归档：各部门应每月末将当月整理好的流程档案提交至公司档案管理部门进行归档。2.即时归档：对于一些重要的、紧急的流程相关文件，应在文件形成后及时归档。（二）归档流程1.档案收集责任人将整理好的流程档案提交至部门负责人进行审核，审核通过后填写《流程档案归档申请表》，注明档案名称、数量、形成时间、归档原因等信息。2.将《流程档案归档申请表》及档案资料一并提交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对提交的档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。审核无误后，按照档案分类目录进行归档，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）归档存储1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别、年度、月份等顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照统一的命名规则进行命名和分类存储。同时，建立电子档案备份机制，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、流程档案的保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.流程档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为15年，主要包括一般性的业务流程记录、临时文件等。中期档案保管期限为510年，如重要业务流程的运行记录、阶段性的流程优化资料等。长期档案保管期限为10年以上，涉及公司核心业务流程、战略规划相关的流程档案等。2.具体保管期限由档案管理部门根据档案的性质和实际情况确定，并在档案管理系统中进行标注。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对流程档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案管理系统记录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，对清查结果进行记录，形成《流程档案清查报告》。五、流程档案的利用（一）利用申请1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅流程档案的，应填写《流程档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。2.《流程档案利用申请表》经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。（二）利用审批1.档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案的保管期限、保密级别等因素决定是否批准申请。2.对于涉及公司机密的流程档案，需经公司保密管理部门审批后方可利用。（三）利用方式1.查阅：档案管理部门应根据利用申请，为利用人员提供档案查阅服务。查阅时，利用人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅：对于确需借阅档案的，档案管理部门应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。（四）利用登记1.档案管理部门应对流程档案的利用情况进行详细登记，记录利用人员姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称等信息。2.利用结束后，利用人员应及时归还档案，并在档案管理系统中确认归还情况。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究利用人员的责任。六、流程档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的流程档案，应严格按照公司保密制度进行管理，明确保密责任人，签订保密协议。2.在档案存储、传输、利用等过程中，采取加密、权限控制等技术手段，防止信息泄露。3.限制知悉范围，只有经过授权的人员才能接触和处理机密流程档案。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，确保库房安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，防止设备故障导致档案数据丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并按照应急预案进行处理。七、流程档案的销毁（一）销毁条件1.流程档案保管期限届满，且已无继续保存价值的。2.因公司业务调整、流程变更等原因，导致相关流程档案不再适用，且已无利用价值的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因损坏，无法修复且已无利用价值的。（二）销毁审批1.档案管理部门应定期对达到销毁条件的流程档案进行清理，填写《流程档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《流程档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。对于涉及公司重要信息或机密的档案销毁申请，需经公司主要领导审批。（三）销毁方式1.纸质档案的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.电子档案的销毁应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底清除。（四）销毁记录1.档案管理部门应对流程档案的销毁过程进行详细记录，包括销