监狱档案保管期限制度

PAGE监狱档案保管期限制度一、总则（一）目的本制度旨在规范监狱档案的保管期限管理，确保监狱档案的完整性、准确性和安全性，为监狱各项工作的开展提供可靠的信息支持，同时符合国家法律法规及相关行业标准的要求。（二）适用范围本制度适用于监狱内各部门形成的各类档案，包括但不限于狱政管理档案、刑罚执行档案、教育改造档案、生活卫生档案、组织人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案保管期限制度的合法性和规范性。2.科学合理原则：根据档案的性质、重要程度、利用价值等因素，科学合理地确定档案的保管期限，保证档案资源的有效利用。3.统一管理原则：监狱档案实行统一管理，各部门应按照本制度的规定，做好本部门档案的收集、整理、保管期限划分等工作，并及时移交监狱档案管理部门。4.动态调整原则：随着监狱工作的发展和变化，以及法律法规和行业标准的更新，适时对档案保管期限进行动态调整，确保制度的适应性和有效性。二、档案保管期限的划分标准（一）短期档案1.定义：短期档案是指在较短时间内对监狱工作具有一定参考价值，但超过一定期限后利用价值相对较低的档案。2.保管期限：一般为5年以下（含5年）。3.适用范围：狱政管理方面，如一般性的值班记录、临时性的安全检查记录等。教育改造方面，短期的个别谈话记录、临时性的教育活动方案等。生活卫生方面，短期的物资采购清单、临时性的卫生检查记录等。其他类似性质的档案，其形成后在短期内对工作有一定参考作用，但长期来看利用频率较低的。（二）中期档案1.定义：中期档案是指在一定时期内对监狱工作具有重要参考价值，需要保存一定时间以便后续查阅和利用的档案。2.保管期限：一般为5年以上至20年以下（含20年）。3.适用范围：狱政管理方面，如年度狱情分析报告、阶段性的安全管理制度执行情况总结等。刑罚执行方面，一定期限内的减刑、假释案件卷宗等。教育改造方面，年度教育改造工作计划和总结、重点罪犯的教育改造档案等。组织人事方面，5年至20年期间的干部任免文件、考核材料等。财务方面，中期的财务报表、审计报告等。（三）长期档案1.定义：长期档案是指对监狱工作具有长期重要价值，需要长期保存以备查考的档案。2.保管期限：一般为20年以上。3.适用范围：狱政管理方面，监狱的历史沿革资料、重大狱政事件的档案等。刑罚执行方面，无期徒刑、死刑缓期执行等罪犯的全部档案材料。教育改造方面，具有典型意义的教育改造案例档案、长期的教育改造研究成果等。组织人事方面，监狱成立以来的重要人事档案资料、退休干部档案等。其他涉及监狱核心业务、具有长期历史价值和法律凭证作用的档案。三、档案保管期限的确定程序（一）档案形成部门初定各部门在档案形成后，由档案管理人员根据档案的性质、内容、用途等，初步判断其保管期限，并填写《档案保管期限初定表》，注明档案名称、形成日期、保管期限建议等信息。（二）档案管理部门审核档案管理部门收到各部门提交的《档案保管期限初定表》后，组织专人进行审核。审核人员应依据本制度规定的划分标准，结合档案的实际情况，对保管期限建议进行综合评估，必要时可与档案形成部门沟通核实相关情况。审核通过后，在《档案保管期限初定表》上签署审核意见。（三）监狱领导审批经档案管理部门审核后的《档案保管期限初定表》，报监狱领导审批。监狱领导应从监狱整体工作的角度出发，对档案保管期限的确定进行最终把关，确保档案保管期限的合理性和准确性。审批通过后，档案保管期限正式确定。四、档案保管期限的调整（一）定期评估监狱档案管理部门应定期（每年至少一次）对已确定保管期限的档案进行评估。评估内容包括档案的实际利用情况、法律法规和行业标准的变化等因素，以判断原确定的保管期限是否仍然合理。（二）调整申请在定期评估或日常工作中，如发现某份档案的保管期限需要调整，档案形成部门或档案管理部门应填写《档案保管期限调整申请表》，详细说明调整的原因、原保管期限、拟调整的保管期限以及相关依据等。（三）审核与审批《档案保管期限调整申请表》经档案管理部门审核后，报监狱领导审批。审批通过后，按照新确定的保管期限对档案进行相应的管理。五、档案保管期限的具体实施（一）档案整理与分类各部门应按照档案保管期限的划分标准，对本部门形成的档案进行分类整理。短期档案、中期档案和长期档案应分别存放，便于管理和查找。（二）档案存储与保护1.存储环境：根据档案的性质和保管期限要求，提供适宜的存储环境。对于长期档案，应确保存储场所具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，采用专门的档案库房或档案密集架进行存放。2.存储方式：档案应按照一定的顺序进行排列存放，便于检索。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。3.保护措施：对纸质档案应采取必要的保护措施，如装订、裱糊、修复等。对于重要的档案，可采用数字化存储的方式进行备份，以防止纸质档案因自然因素或人为因素受损。（三）档案查阅与利用1.查阅权限：根据档案保管期限的不同，设定相应的查阅权限。短期档案一般可由相关部门人员查阅；中期档案需经部门负责人批准后查阅；长期档案的查阅则需经过监狱领导审批。2.查阅登记：建立档案查阅登记制度，详细记录查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。3.利用服务：档案管理部门应积极为监狱各部门提供档案利用服务，根据查阅需求及时提供档案资料，并做好档案的归还和清点工作。（四）档案销毁1.销毁条件：对于超过保管期限且已无保存价值的档案，经档案管理部门审核、监狱领导批准后，可进行销毁。2.销毁程序：制定档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。销毁时，应安排专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁记录：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并存档备查。六、监督与检查（一）内部监督监狱应建立健全档案保管期限制度的内部监督机制。档案管理部门负责对各部门档案保管期限制度的执行情况进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。监狱纪检监察部门应对档案保管期限制度的执行情况进行不定期的监督检查，对违反制度的行为进行严肃查处。（二）外部检查积极配合上级