合同档案管理制度台账

PAGE合同档案管理制度台账一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理效率，保障公司合法权益，特制定本制度台账。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等）及其相关档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照合同的类别、性质、时间等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保合同档案的安全和保密。4.高效利用原则：充分发挥合同档案的作用，为公司的决策、经营和管理提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司合同档案，建立合同档案台账，确保档案的完整、准确和安全。3.对合同档案进行分类、编号、装订、存储等工作，定期对档案进行整理和归档。4.负责合同档案的查阅、借阅、复印等服务工作，按照规定办理相关手续。5.对合同档案的利用情况进行统计和分析，为公司提供档案利用报告。6.配合公司内部审计、法律事务等部门对合同档案的检查和审计工作。（二）合同签订部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订等工作，并及时将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档和保管工作，提供必要的支持和配合。3.按照规定的期限和要求，对本部门签订的合同进行清理和统计，确保合同档案的完整性。4.在合同履行过程中，及时将与合同有关的变更、解除、终止等事项通知档案管理部门，并提交相关资料。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和保管工作，并按照公司规定及时将合同档案移交档案管理部门。2.在工作中涉及合同档案查阅、借阅等事项时，应按照档案管理部门的要求办理相关手续。三、合同档案的收集与整理（一）合同档案的收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同相关资料：如合同审批表、招投标文件、谈判记录、授权委托书、资质证明、验收报告、付款凭证等。3.与合同履行有关的其他资料：如往来信函、会议纪要、电话记录、传真件等。（二）合同档案的收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料一式两份提交给档案管理部门，一份由档案管理部门存档，一份由合同签订部门留存备查。2.对于合同履行过程中产生的变更、解除、终止等事项，合同签订部门应在相关事项发生后[X]个工作日内，将有关资料提交给档案管理部门。3.各部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的及时、完整收集。（三）合同档案的整理方法1.分类：按照合同的类别、性质、时间等因素进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。2.编号：对每份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：[年份][部门代码][合同顺序号]，如202301001，表示2023年由第一部门签订的第1份合同。3.装订：将合同文本及相关资料按照顺序排列，采用A4纸规格进行左侧装订，确保装订牢固、整齐美观。4.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、签订部门、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。四、合同档案的存储与保管（一）存储方式1.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列；电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份。2.对于重要的合同档案，应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（二）保管期限1.合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度、履行期限等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同档案。中期保管期限为[X]年，适用于重要合同档案。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同档案。2.合同档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。销毁时应建立销毁记录，确保档案销毁的真实性和完整性。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整、准确和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。2.档案管理部门应保持档案存储环境的整洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对合同档案的查阅、借阅等进行严格登记和审批，防止档案信息泄露。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案查阅服务。对于涉及公司机密或重要信息的合同档案，查阅申请人应签署保密协议。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并提供相关证明材料。经公司领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。3.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得擅自涂改、转借、复印、传播等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人归还合同档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案的完整、准确和安全。如发现档案有缺失或损坏等情况，借阅人应按照档案管理部门的要求进行补全或赔偿。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立合同档案查阅与借阅记录台账，详细记录查阅与借阅的时间、申请人、查阅或借阅内容、查阅或借阅期限等信息。2.查阅与借阅记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与合同档案相同。六、合同档案的统计与分析（一）统计内容1.合同档案的数量统计：包括合同的签订数量、归档数量、销毁数量等。2.合同档案的分类统计：按照合同的类别、性质、时间等因素进行分类统计，如买卖合同的数量、租赁合同的数量等。3.合同档案的利用情况统计：包括查阅次数、借阅次数、复印份数等。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对合同档案进行统计，统计周期为每月或每季度。2.统计数据应准确、及时、完整，统计结果应形成统计报表，并报送公司领导和相关部门。（三）分析与报告1.档案管理部门应根据合同档案的统计数据进行分析，总结合同档案管理工作中的经验和不足，提出改进措施和建议。2.定期撰写合同档案管理分析报告，报告内容应包括合同档案的基本情况、利用情况、存在问题及改进措施等。分析报告应报送公司领导和相关部门，为公司的决策、经营和管理提供参考依据。七、合同档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对合同档案的内容进行保密。2.对涉及公司机密或重要信息的合同档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在工作中，应严格遵守保密规定，不得擅自泄露合同档案信息。（二）安全管理1.档案管理部门应加强合同档案存储场所的安全管理，安装必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.定期对合同档案存储场所进行安全检查，确保档案存储环境的安全可靠。如发现安全隐患，应及时采取措施