水轮机设备档案管理制度

PAGE水轮机设备档案管理制度一、总则（一）目的为加强水轮机设备档案的科学管理，确保设备档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥设备档案在设备管理、维护、检修及技术改造等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有水轮机设备档案的管理，包括设备的选型、采购、安装调试、运行维护、检修改造直至报废全过程中形成的各类文件资料。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善水轮机设备档案管理制度，并监督执行。集中统一管理水轮机设备档案，确保档案的安全与完整。对设备档案进行分类、编号、整理、装订、上架等日常管理工作。负责提供设备档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。定期对设备档案进行鉴定，提出档案的存毁意见，经批准后实施。2.设备管理部门负责组织设备档案的收集、整理工作，确保设备档案资料的齐全、完整。对设备档案的形成、积累和归档工作进行监督、指导。在设备选型、采购、安装调试、运行维护、检修改造等过程中，及时将相关文件资料移交档案管理部门。3.使用部门负责本部门所使用水轮机设备档案资料的收集、整理，并按规定时间移交档案管理部门。在设备运行过程中，及时记录设备的运行状况、故障处理等情况，并形成相应的文件资料，移交档案管理部门。配合档案管理部门做好设备档案的查阅、借阅等工作。（四）基本原则1.真实性原则：设备档案应如实反映设备的实际情况及相关活动。2.完整性原则：涵盖设备从规划到报废全过程的各类文件资料。3.系统性原则：按照一定的分类方法和逻辑顺序进行整理归档。4.准确性原则：文件资料的内容准确无误，数据真实可靠。5.及时性原则：及时收集、整理和归档设备档案，确保档案的时效性。二、档案的形成与收集（一）设备规划阶段1.项目立项报告、可行性研究报告等文件，明确水轮机设备的选型依据、技术参数、性能要求等。2.设备采购招标相关文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。（二）设备采购阶段1.采购合同，详细记录设备的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.设备技术协议，明确设备的技术要求、技术参数、技术服务等内容。3.设备的随机文件，如设备操作手册、维护手册、质量检验证书、合格证等。（三）设备安装调试阶段1.设备安装施工组织设计、施工方案等文件。2.设备安装调试记录，包括设备基础验收记录、设备安装就位记录、调试过程中的各项参数记录等。3.设备安装调试报告，总结设备安装调试过程中出现的问题及解决方法，评估设备的安装调试质量。（四）设备运行维护阶段1.设备运行记录，包括设备的启动、停止时间，运行参数（如转速、水头、流量、功率等），设备的运行状况（正常、异常）等。2.设备维护保养记录，如定期巡检记录、设备润滑记录、设备清洁记录、设备零部件更换记录等。3.设备故障处理记录，详细记录设备故障发生的时间、现象、原因分析、处理措施及处理结果等。4.设备的维修计划、维修方案及维修记录，包括维修项目、维修时间、维修人员、维修费用等。（五）设备检修改造阶段1.设备检修计划、检修方案，明确检修的项目、内容、技术要求、质量标准等。2.设备检修记录，包括检修过程中的各项操作记录、零部件更换记录、检修质量检验记录等。3.设备改造方案、技术协议、改造记录及改造后的验收报告等。（六）设备报废阶段1.设备报废申请报告，说明设备报废的原因、现状及处理意见。2.设备报废鉴定报告，由相关技术人员和管理人员组成鉴定小组，对设备进行技术鉴定，确定设备是否达到报废条件。3.设备报废处理记录，包括设备的拆除、清理、回收等过程的记录。（七）收集要求1.各部门应指定专人负责设备档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的设备档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件资料，应确保其格式规范、存储介质可靠，并进行备份保存。4.设备档案资料收集后，应及时移交档案管理部门进行整理归档。三、档案的整理与归档（一）分类方法水轮机设备档案采用分类编号法进行整理，具体分类如下：1.设备选型与采购类立项文件采购合同技术协议随机文件2.设备安装调试类安装施工文件安装调试记录安装调试报告3.设备运行维护类运行记录维护保养记录故障处理记录维修记录4.设备检修改造类检修计划与方案检修记录改造方案与记录验收报告5.设备报废类报废申请报告鉴定报告处理记录（二）编号规则设备档案编号采用“设备类别代码+设备编号+档案顺序号”的形式，具体如下：1.设备类别代码：按照上述分类方法，分别用不同的字母表示各类别，如“X”表示设备选型与采购类，“A”表示设备安装调试类，“Y”表示设备运行维护类，“J”表示设备检修改造类，“B”表示设备报废类。2.设备编号：按照公司设备管理部门对设备的统一编号填写。3.档案顺序号：按照档案形成的时间顺序，从001开始依次编号。例如：某水轮机设备的采购合同档案编号为“X001001”，其中“X”表示设备选型与采购类，“001”为该设备的编号，“001”为该合同档案在该类别中的顺序号。（三）整理要求1.档案管理人员对收集到的设备档案资料进行分类整理，去除重复、无效及不符合要求的文件。2.对每份文件资料进行编号、编目，填写文件资料的题名、日期、来源、保管期限等信息。3.按照同类集中、顺序排列的原则，将整理好的文件资料进行装订，对于纸张较大或较多的文件，应采用A4纸进行折叠整理。4.建立设备档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查找和管理。（四）归档要求1.整理好的设备档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房，并按照编号顺序上架存放。2.对于电子档案，应按照分类编号规则进行存储，建立电子档案目录，确保电子档案的安全存储和便捷检索。3.档案管理人员应定期对设备档案进行清点核对，确保档案的完整性和准确性。四、档案的保管与保护（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限设备档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：设备的立项文件、采购合同、技术协议、设备的主要技术资料等，对设备的全寿命周期管理具有重要参考价值的文件。2.长期保管的档案：设备的安装调试记录、运行维护记录、检修改造记录等，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案：设备的一般性文件资料，如设备的日常巡检记录、维修计划等，保管期限为110年。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现有破损、霉变、字迹褪色等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。2.对电子档案应定期进行备份，备份介质应存放在不同的地点，防止因意外事故导致档案丢失。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员应遵守档案库房管理制度。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅设备档案时，应填写《设备档案查阅申请表》，注明查阅目的及查阅内容，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、查阅日期、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅设备档案时，应填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并办理借阅手续，记录借阅人姓名、借阅日期、借阅期限、档案编号等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如确需复制、摘录，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对设备档案进行鉴定，成立由档案管理人员、设备管理部门人员及相关技术专家组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据设备档案的保管期限、重要性及使用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见分为继续保存、销毁两种。对于已失去保存价值的档案，应填写《设备档案鉴定销毁申请表》，详细说明档案的名称、编号、形成时间、鉴定意见等内容。（二）销毁程序1.《设备档案鉴定销毁申请表》经公司主管领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁