科室档案管理制度细则

PAGE科室档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强科室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在科室各项工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]各科室档案的管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是科室在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：科室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映科室工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：对科室各项工作活动中形成的各类档案资料进行全面收集，确保无遗漏。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及科室机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）科室负责人1.负责领导本科室档案管理工作，将档案管理纳入科室工作计划，确保档案管理工作与科室其他工作协调开展。2.监督检查本科室档案管理制度的执行情况，对档案管理工作中存在的问题及时提出整改意见。3.协调解决档案管理工作中涉及的人员、经费、设备等方面的问题。（二）档案管理人员1.负责本科室档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用等具体工作。2.指导科室工作人员做好文件材料的形成、积累和整理工作，确保归档文件材料的质量。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。5.积极开展档案编研工作，为科室工作提供信息支持和参考依据。（三）科室工作人员1.负责将本科室在工作活动中形成的文件材料及时收集、整理，定期移交档案管理人员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本科室工作相关的文件、指示精神、通知等。2.本科室形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、业务文件、技术资料、合同协议、项目文档等。3.本科室工作人员参加各类会议带回的文件材料、学习资料等。4.本科室与其他科室或外部单位往来的文件、信函、传真、电子邮件等。5.反映本科室工作活动的照片、录像、录音等声像资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性：科室工作人员应及时将工作中形成的文件材料收集起来，不得拖延积压。2.完整性：收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。3.准确性：文件材料的内容应准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别，每个类别下再根据实际情况细分若干小类。例如，业务工作类可细分为项目文档、技术资料、业务报表等。2.编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册或录入电子系统，便于查阅和检索。4.装订：对纸张规格统一、内容完整的档案进行装订。装订应整齐牢固，不掉页、漏页，便于翻阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.科室工作人员应在每年[具体时间]前将上一年度形成的文件材料整理完毕，移交档案管理人员归档。2.对于重要的、时效性强的文件材料，应及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的文件材料进行检查，核对文件材料的完整性、准确性和整理质量。2.对符合归档要求的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，然后按照档案保管期限和类别进行归档。3.将归档后的档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映科室主要职能活动和基本历史面貌的，对科室工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如科室的重要工作计划、总结、报告，重大项目的立项、审批、验收文件等。2.长期保管的档案：凡是反映科室一般工作活动，在较长时间内对科室工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如科室的一般性业务文件、会议记录、统计报表等。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对科室工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[X]年。如临时性的通知、便函等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，温度适宜，相对湿度控制在[具体范围]之间。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。4.建立档案借阅登记制度，严格限制非档案管理人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源，确保档案安全。5.定期对档案进行清查、核对，发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施处理。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.科室内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本科室相关的档案，须经科室负责人批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、利用目的等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经科室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并告知其注意事项。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用限制1.涉及科室机密的档案，未经科室负责人批准，不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅，应经科室负责人和上级主管部门批准，并严格按照规定的程序进行。3.利用档案时，不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理人员同意，并注明出处。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科室负责人、档案管理人员和相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值和保管期限，确定档案的存毁。2.综合分析法：综合考虑档案的来源、形成时间、内容、形式等因素，对档案的价值进行全面分析和评估。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.将档案销毁清册报科室负责人审核批准。3.经批准后，由档案管理人员和两名以上监销人员共同对拟销毁的档案进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现科室档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率和水平，为科室工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.电子文件管理：加强对科室电子文件的管理，规范电子文件的形成、流转、存储等环节，确保电子文件的真实性、完整性和安全性。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技能，严格遵守档案信息化管理制度。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份