云南旅行社档案管理制度

PAGE云南旅行社档案管理制度一、总则（一）目的为加强云南旅行社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在旅行社经营管理、业务拓展、客户服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南旅行社及其下属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则旅行社档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映旅行社的经营管理活动和业务发展情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理旅行社在各个业务环节和管理活动中形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及旅行社商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善旅行社档案管理制度。2.负责旅行社各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索，提高档案管理工作效率。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理技能。（二）各部门职责1.负责本部门在经营管理活动中形成的各类档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常协调和督促，确保档案及时、准确、完整地归档。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的利用和保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理制度和操作规范开展工作，确保档案管理工作的质量和安全。3.负责档案的日常收集、整理、保管、统计等工作，及时更新档案管理信息系统，保证档案信息的准确性和时效性。4.积极为旅行社各部门提供档案查阅、借阅等服务，协助做好档案的利用工作，充分发挥档案的价值。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，严禁涂改、伪造、损毁、丢失档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.业务档案团队档案：包括团队行程安排、客户合同、出团通知、导游日志、游客反馈等与团队业务相关的资料。散客档案：涵盖散客预订记录、接待计划、费用结算等散客业务方面的档案。票务档案：机票、车票、船票等票务的预订、购买、退票等相关凭证和记录。酒店预订档案：酒店预订确认单、变更记录、费用明细等与酒店预订业务有关的档案。2.行政管理档案公文档案：旅行社收发的各类公文、函件、报告、请示等文件材料。会议档案：会议通知、议程、纪要、决议等与旅行社各类会议相关的档案。人事档案：员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训档案、考核评价等人事管理方面的档案。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务管理方面的档案。证照档案：旅行社营业执照、经营许可证、税务登记证、组织机构代码证等各类证照的原件及复印件。3.市场营销档案市场调研档案：市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料等市场调研方面的档案。宣传推广档案：宣传资料、广告策划方案、活动照片、视频等旅行社宣传推广活动的相关档案。客户信息档案：客户基本资料、联系方式、消费记录、偏好分析等客户信息管理方面的档案。4.其他档案荣誉档案：旅行社获得的各类荣誉证书、奖杯奖牌等相关档案。特殊事件档案：旅行社发生的重大事件、突发事件的相关记录和处理资料。其他临时性或综合性档案：不属于以上分类的其他各类档案。（二）编号规则1.采用分类编号法，对每一类档案进行编号。编号由字母和数字组成，字母代表档案类别，数字表示该类别档案的顺序号。2.具体编号示例如下：业务档案：YW001、YW002……；行政管理档案：XZ001、XZ002……；市场营销档案：SC001、SC002……；其他档案：QT001、QT002……3.对于同一类档案中的子类别，可在主类别编号后增加两位数字进行细分编号。例如，团队档案中的国内团队档案编号为YW00101，出境团队档案编号为YW00102。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时、主动地收集本部门在经营管理活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件、合同、协议等，应一式多份，原件归档，复印件留存使用部门。3.档案收集过程中，要注意文件材料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的文件应及时进行补充或修正。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，按照档案分类标准和编号规则进行编号。2.对每份文件材料进行编目，填写档案目录卡片，内容包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等。3.去除文件材料上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复，确保文件的整洁和完好。4.将整理好的文件材料按照顺序装订成册，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管旅行社的营业执照、经营许可证、税务登记证等重要证照。涉及旅行社重大权益、债权债务关系的合同、协议等文件。旅行社年度财务决算报告、审计报告等重要财务档案。旅行社获得的国家级荣誉证书、奖杯奖牌等荣誉档案。2.长期保管（保管期限为10年以上）旅行社的年度工作总结、工作计划、发展规划等重要文件。旅行社与长期合作客户签订的合同、协议等业务档案。《旅行社条例》等法律法规规定需长期保存的档案。3.短期保管（保管期限为110年）旅行社日常经营活动中形成的一般性文件材料，如会议通知、简报、一般性业务合同等。游客投诉处理记录、游客意见反馈等短期参考价值的档案。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。按照档案类别和编号顺序，将纸质档案分类存放于档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。对电子档案进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种形式，并定期进行数据恢复测试，确保备份数据的可用性。严格控制电子档案的访问权限，设置不同的用户角色和密码，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。同时，对电子档案的操作进行记录，以便追溯和审计。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.旅行社内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。3.因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案归还时完好无损。5.涉及旅行社商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格限制查阅和借阅范围，确需查阅或借阅的，必须经旅行社主要领导批准，并严格履行保密手续。（二）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称及编号、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。通过对档案利用情况的分析，了解档案的使用频率和需求方向，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务部门负责人、业务部门负责人等相关人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.档案管理部门对已到保管期限的档案进行初步梳理，列出拟鉴定档案清单。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合分析档案的保存价值和现实利用情况。对于仍有参考价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存必要的档案，提出销毁意见。3.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，确保销毁档案不涉及旅行社商业秘密、客户隐私等敏感信息，不影响旅行社的合法权益和正常经营活动。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案清单，报