兽医部门档案管理制度

PAGE兽医部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强兽医部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为兽医工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于兽医部门所有档案的管理，包括但不限于动物诊疗记录、疫情监测报告、疫苗接种档案、药品管理档案、人员培训档案、科研项目档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：兽医部门档案由专门的档案管理机构或人员进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映兽医工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：档案应涵盖兽医工作的各个方面，保证档案资料的全面性和完整性。4.保密性原则：对涉及动物疫病防控、商业机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立兽医部门档案管理室，负责档案的日常管理工作。档案管理室可配备专职或兼职档案管理人员。（二）职责1.档案管理室职责制定和完善档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。负责档案的鉴定、销毁工作，并做好记录。组织开展档案管理培训和宣传工作，提高档案管理水平和全员档案意识。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理室。配合档案管理室做好档案的查阅、利用等工作。对本部门产生的档案资料的真实性、完整性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.动物诊疗过程中的病历、诊断报告、治疗方案、用药记录等。2.疫情监测的各类报表、报告、样本检测结果等。3.疫苗接种的登记记录、接种计划、疫苗使用情况等。4.药品采购、出入库记录、库存盘点记录等。5.人员培训的计划、教材、培训记录、考核成绩等。6.科研项目的立项申请书、研究方案、实验数据、研究报告等。7.其他与兽医工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子档案，应及时进行备份，并确保备份数据的安全性和可读取性。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，可分为动物诊疗档案、疫情防控档案、药品管理档案、人员培训档案、科研项目档案等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用流水号或分类编号等方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和核对档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及重大动物疫病防控、重要科研成果、长期有效的政策法规等具有重要历史价值和现实意义的档案。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如动物诊疗的长期病历、重要疫情监测数据等。3.短期保管：保存期限为19年的档案，如一般性的诊疗记录、短期的培训资料等。（二）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全保管条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害等原因导致数据丢失。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.清查过程中如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本部门工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经兽医部门负责人批准后，方可查阅。涉及机密档案的，需经上级主管部门批准。3.查阅档案应在档案管理室指定的地点进行，不得擅自将档案带出室外。（二）利用规定1.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，并对查阅情况进行登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及内容摘要等。2.如需复印、拍照或摘录档案内容的，应经档案管理室负责人批准，并按照规定的程序办理相关手续。复印件、照片或摘录件应注明出处，并加盖档案管理室印章。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理室，并由档案管理人员进行核对和签收。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由兽医部门负责人、档案管理室人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值、历史价值等因素，对档案进行全面鉴定。对已失去保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容，并签字确认。2.《档案销毁审批表》经兽医部门负责人审核，报上级主管部门批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式确保档案彻底销毁。销毁过程中应进行详细记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式、监销人等。4.销毁记录应与《档案销毁审批表》一同归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立兽医部门档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.对已整理好的档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，并录入档案管理系统。录入的数据应准确、完整，与纸质档案一致。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，设置系统管理员和安全审计员，负责系统的日常管理和安全监督。2.采取必要的安全防护措施，如防火墙、