高中学生档案管理制度

PAGE高中学生档案管理制度一、总则（一）目的为了全面、规范、科学地管理高中学生档案，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，为学校教育教学管理、学生综合素质评价、高校招生录取以及学生未来发展提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体高中学生档案的管理工作，包括学生从入学到毕业期间形成的各类档案材料的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习经历、思想品德、学业成绩、社会实践等情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生在高中阶段的各类相关材料，确保档案内容完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护学生档案的隐私，未经授权，不得向无关人员泄露档案内容。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行整理、分类、编号和装订，保证档案管理工作的标准化和规范化。二、档案内容及分类（一）学生基本信息档案1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：学籍号、入学时间、毕业时间、所在班级、学制等。（二）学习成绩档案1.各学期考试成绩：包括语文、数学、英语、物理、化学、生物、政治、历史、地理等学科的期中、期末考试成绩，以及会考成绩。2.学业水平测试成绩：记录学生参加学业水平测试的成绩及等级。（三）奖惩情况档案1.奖励记录：包括学校及以上各级教育行政部门颁发的各类荣誉证书、奖状等，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖证书等。2.违纪处分记录：详细记录学生在校期间因违反校规校纪而受到的警告、严重警告、记过、记大过、留校察看、开除学籍等处分情况，包括处分原因、时间、撤销处分时间等。（四）综合素质评价档案1.思想品德：记录学生的政治态度、思想表现、道德品质、行为习惯等方面的情况，如参加志愿服务活动、社会实践活动的表现，以及日常行为规范的遵守情况等。2.学业水平：反映学生的学习能力、学习态度、学习方法、学习成绩等方面的表现，包括课堂表现、作业完成情况、自主学习能力等。3.身心健康：记录学生的身体素质、心理素质、体育锻炼情况、健康状况等，如参加体育活动的成绩、心理健康测评结果等。4.艺术素养：体现学生在艺术领域的兴趣爱好、审美能力、艺术特长等，如参加艺术社团活动、艺术比赛的获奖情况等。5.社会实践：包括学生参加社区服务、劳动实践、科技创新活动、社团活动等方面的经历和成果。（五）体质健康档案1.学生体质健康标准测试成绩：每年对学生进行体质健康测试，记录测试项目（身高、体重、肺活量、视力、50米跑、坐位体前屈、立定跳远、引体向上或仰卧起坐、耐力跑等）的成绩及等级。2.体育锻炼情况记录：包括学生每周参加体育锻炼的时间、次数、项目等。（六）其他材料档案1.入团申请书及团员档案：记录学生入团的相关材料，如入团申请书、团组织审批意见、团员证等。2.党团活动记录：学生参加党团活动的照片、心得体会、活动总结等材料。3.体检报告：学生每年的身体健康检查报告。4.转学、休学、复学等学籍变动材料：包括转学申请、审批表、休学证明、复学证明等。5.毕业生登记表：学生毕业时填写的反映个人基本情况、学习经历、自我鉴定等内容的表格。三、档案管理职责分工（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学生档案管理制度，指导各部门做好学生档案材料的收集、整理和归档工作。2.集中保管全校学生档案，建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细登记。3.定期对学生档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.按照规定为有关部门和人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。5.负责学生档案的转递工作，确保档案及时、准确地送达接收单位。（二）年级组职责1.组织本年级班主任和任课教师做好学生档案材料的收集工作，指导班主任建立班级学生档案分卷。2.定期对本年级学生档案材料进行审核，确保材料的真实性和完整性。3.将审核后的学生档案材料及时移交学校档案管理部门。（三）班主任职责1.负责收集本班学生的各类档案材料，按照档案管理要求进行整理、分类和装订。2.建立班级学生档案分卷，及时更新学生档案信息，确保档案内容的时效性。3.对学生档案材料的真实性负责，严格把关，杜绝虚假材料进入档案。4.配合学校档案管理部门做好档案的查阅、转递等工作。（四）任课教师职责1.及时将学生的考试成绩、奖惩情况等材料提供给班主任，确保档案材料的及时收集。严格按照学校要求，认真填写学生的综合素质评价相关内容，保证评价结果客观、公正。2.协助班主任做好学生档案材料的整理工作，提供必要的支持和帮助。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照档案管理规定，定期将学生档案材料移交至学校档案管理部门或年级组、班主任。移交时，应填写档案材料移交清单，双方签字确认。2.档案材料应真实、完整、有效，字迹清晰，格式规范。严禁使用圆珠笔、铅笔等书写档案材料，如有修改，应加盖修改人印章或签字确认。3.对于电子档案材料，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理方法1.学校档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的学生档案材料进行统一整理。首先对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.将档案材料按照分类顺序依次排列，同一类材料按照时间顺序排列。对于有多个页面的材料，应在右上角加盖页码章，并使用燕尾夹或线绳装订成册。3.为每份学生档案建立档案目录，目录应包括档案类别、材料名称、日期、页码等信息，以便于查阅和管理。4.档案整理完成后，应装入档案盒，并在档案盒封面填写学生姓名、班级、学籍号等信息。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限学生档案自学生毕业之日起，在学校保管[X]年。保管期满后，按照国家有关规定进行鉴定和处理。对于需要长期保存的档案，应按照规定移交至上级档案管理部门或当地档案馆保管。（三）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案保管场所的安全防范措施。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、内容完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.严格控制档案保管场所的访问权限，未经授权人员不得进入档案保管室。档案管理人员应妥善保管档案钥匙和密码，防止档案信息泄露。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。六、档案查阅（一）查阅权限1.本校教师因教学、管理等工作需要查阅学生档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到学校档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本校学生档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与工作相关的范围内，不得查阅与工作无关的档案材料。3.学生本人原则上不得查阅自己的档案。如学生确有特殊需要查阅档案的，须经学校档案管理部门同意，并由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。申请表经批准后，交学校档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的学生档案，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅内容、归还日期等。3.查阅人员应在指定的档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换等。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。七、档案转递（一）转递范围1.学生毕业时，学校应按照高校招生录取要求，将学生档案及时、准确地转递至录取高校。2.学生转学、休学、复学等学籍变动时，学校应按照相关规定将学生档案转递至接收学校或相关部门。（二）转递程序1.学校档案管理部门根据档案转递要求，填写学生档案转递通知单，详细注明学生姓名、学籍号、档案内容清单、转递原因、转递接收单位等信息。2.将学生档案材料按照转递通知单的要求进行整理、封装，并在档案袋封口处加盖学校档案管理部门印章。3.通过机要通信、专人送取或邮政特快专递（EMS）等方式将学生档案转递至接收单位。转递过程中，应确保档案的安全和保密，避免档案丢失、损坏或泄露。4.档案转递后，学校档案管理部门应及时跟踪档案的接收情况，并要求接收单位在档案转递回执上签字盖章后返回学校。如档案在转递过程中出现问题，应及时与接收单位沟通协调，采取相应措施进行处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的高中学生档案信息化管理系统，实现学生档案的电子化存储、检索、查询、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量，为学校教育教学管理提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理内容1.将学生档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的真实性和完整性。2.在信息化管理系统中建立档案目录索引，方便用户快速检索和查询档案信息。通过系统权限设置，严格控制档案信息的访问权限，确保档案信息安全。3.利用信息化管理系统对学生档案进行动态管理，及时更新档案信息，如学生成绩变动、奖惩情况变更、学籍信息调整等。同时，系统应具备数据备份和恢复功能，防止数据丢失。4.借助信息化管理系统开展档案统计分析工作，如学生成绩分布情况分析、奖惩情况统计、综合素质评价数据分析等，为学校教育教学决策提供数据支持。（三）信息化管理要求1.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查和升级，确保系统的稳定运行。2.档案管理人员应具备一定的信息技术知识和技能，熟练掌握信息化管理系统的操作方法，保证档案信息录入的准确性和及时性。3.建立信息化管理系统的安全防护机制，采取防火墙、加密技术、身份认证等措施，防止网络攻击和数据泄露。九、监督与检查（一）监督机制学校成立学生档案管理监督小组，由学校领导、档案管理部门负责人、教师代表等组成。监督小组定期对学生档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理工作严格按照制度规定执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、转递等环节的操作是否规范。2.档案材料的真实性、完整性和准确性，是否存在虚假材料、遗漏重要信息等问题。3.档案信息化管理系统的运行情况，数据录入是否及时、准确，系统安全防护措施是否到位。4.档案管理人员的工作纪律和服务态度，是否严格遵守档案管理规定，为