人大档案归类管理制度

PAGE人大档案归类管理制度一、总则（一）目的为了加强人大档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，充分发挥档案在人大工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门在履行职责过程中形成的各类档案的归类管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：人大档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映人大工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理人大工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.分类科学原则：根据档案的形成规律和特点，进行科学合理的分类，便于档案的管理和利用。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为人大工作提供便捷的档案服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置人大机关设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合人大工作实际，制定完善的档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：负责收集、整理人大机关各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案分类与编号：按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类，并赋予唯一的编号，便于档案的管理和查找。4.档案存储与保管：建立安全可靠的档案存储环境，妥善保管档案，确保档案的安全。5.档案查阅与利用：为人大机关各部门及相关人员提供档案查阅服务，严格按照规定办理档案查阅手续，确保档案信息的安全。6.档案统计与分析：定期对档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、利用情况等，为档案管理决策提供依据。7.档案鉴定与销毁：按照规定对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按程序进行销毁处理。8.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和水平。三、档案分类标准（一）文书档案1.上级文件：包括党中央、国务院、上级人大及其常委会等下发的文件。2.本级文件：人大机关形成的各类文件，如决议、决定、报告、通知等。3.下级文件：下级人大及其常委会上报的文件。4.会议文件：人大召开的各类会议形成的文件，如会议通知、议程、报告、决议等。5.调研文件：人大开展调研活动形成的文件，如调研报告、调研方案等。6.人事文件：人大机关干部任免、考核、奖惩等方面的文件。7.财务文件：人大机关财务预算、决算、审计等方面的文件。8.其他文件：不属于以上分类的其他文书档案。（二）会议档案1.人民代表大会会议档案：包括会议筹备、会议议程、会议文件、会议记录、会议照片、会议音像等档案。2.常委会会议档案：包括会议通知、会议议程、会议文件、会议记录、会议纪要、会议照片、会议音像等档案。3.主任会议档案：包括会议通知、会议议程、会议文件、会议记录、会议纪要等档案。4.其他会议档案：人大机关召开的其他各类会议形成的档案。（三）人事档案1.干部履历档案：记录干部个人基本情况、工作经历、学历学位等信息的档案。2.干部考核档案：记录干部年度考核、任职考核等情况的档案。3.干部任免档案：记录干部任免审批过程的档案。4.干部奖惩档案：记录干部获得的奖励和处分情况的档案。5.其他人事档案：不属于以上分类的其他人事档案。（四）财务档案1.会计凭证档案：记录会计核算过程的凭证，如原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿档案：包括总账、明细账、日记账等会计账簿。3.财务报表档案：如资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表。4.财务审计档案：审计机关对人大机关财务进行审计形成的档案。5.其他财务档案：不属于以上分类的其他财务档案。（五）业务档案1.立法档案：人大立法工作中形成的档案，如立法规划、立法计划、法律法规草案、审议意见等。2.监督档案：人大监督工作中形成的档案，如监督工作计划、监督检查报告、审议意见等。3.代表工作档案：人大代表选举、代表履职等方面形成的档案，如代表候选人名单、代表议案建议、代表活动记录等。4.信访档案：人大机关处理群众来信来访形成的档案，如信访件、处理意见、反馈情况等。5.其他业务档案：不属于以上分类的其他业务档案。（六）声像档案1.照片档案：人大工作中形成的具有保存价值的照片，如会议照片、活动照片、领导视察照片等。2.录音档案：人大会议、活动等的录音资料。3.录像档案：人大会议、活动等的录像资料。4.其他声像档案：不属于以上分类的其他声像档案。（七）实物档案1.荣誉证书档案：人大机关获得的各类荣誉证书。2.纪念品档案：人大工作中收到的具有纪念意义的物品。3.其他实物档案：不属于以上分类的其他实物档案。四、档案编号规则（一）编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案都有一个唯一的编号，便于档案的管理和查找。（二）编号方法1.文书档案编号：采用年度+保管期限+流水号的方式进行编号。例如，2023年永久保存的第1份文书档案编号为2023YJ001。2.会议档案编号：采用会议名称+年度+流水号的方式进行编号。例如，人民代表大会会议2023年第[X]次会议档案编号为RDBHDH2023[X]。3.人事档案编号：采用干部姓名+档案类别+流水号的方式进行编号。例如，张三的履历档案编号为ZHANGSANLL001。4.财务档案编号：采用年度+档案类别+流水号的方式进行编号。例如，2023年的会计凭证档案编号为2023KJ001。5.业务档案编号：采用业务类别+年度+流水号的方式进行编号。例如，立法档案2023年第[X]项编号为LF2023[X]。6.声像档案编号：采用年度+声像类别+流水号的方式进行编号。例如，2023年的照片档案编号为2023ZP001。7.实物档案编号：采用实物名称+年度+流水号的方式进行编号。例如，2023年获得的第1个荣誉证书编号为RYZS2023001。五、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围：明确各部门档案收集的范围，确保各类档案及时、完整地收集到档案管理部门。2.收集时间：规定档案收集的时间节点，如每年年底前完成本年度档案的收集工作。3.收集要求：各部门应按照档案管理部门的要求，对档案进行整理、装订，确保档案的质量。（二）档案整理1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确。2.装订编目：对文书档案、会议档案等进行装订，并编制档案目录，便于查阅。3.数字化处理：对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案利用效率。六、档案存储与保管（一）存储环境1.档案库房建设：建设符合档案保管要求的库房，确保库房安全、通风、防潮、防虫、防火、防盗。2.温湿度控制：安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.防火防盗设施：配备消防器材、防盗报警装置等，确保档案安全。（二）档案保管1.档案上架：按照档案编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.档案修复：对破损、褪色等档案进行修复，延长档案的使用寿命。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：人大机关各部门工作人员因工作需要查阅档案的，经本部门负责人批准后，可到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅人大档案的，须持单位介绍信，经人大机关分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密的档案，按照国家有关保密规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.填写申请表：查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批签字：申请表经所在部门负责人或相关领导审批签字后，交档案管理部门。3.查阅登记：档案管理部门对查阅申请表进行审核后，办理查阅登记手续，提供档案查阅服务。（三）利用方式1.原件查阅：查阅人员可直接查阅档案原件。2.复印件提供：如需复印档案，档案管理部门应按照规定办理复印手续，并加盖档案管理部门印章。3.电子档案提供：对于已数字化的档案，档案管理部门可提供电子档案查阅服务。八、档案统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：统计各类档案的数量、增长情况等。2.档案利用情况统计：统计档案查阅次数、查阅人员、查阅内容等。3.档案保管状况统计：统计档案的完好率、破损率等。（二）统计方法1.定期统计：每月、每季度、每年对档案进行统计，形成统计报表。2.数据分析：对统计数据进行分析，掌握档案管理工作的现状和趋势，为档案管理决策提供依据。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.保管期限鉴定：根据档案的重要性、历史价值等因素，确定档案的保管期限。2.价值鉴定：对保管期满的档案进行价值鉴定，判断其是否仍具有保存价值。（二）鉴定程序1.成立鉴定小组：由档案管理部门牵头，组织相关部门人员成立鉴定小组，负责档案鉴定工作。2.初步鉴定：鉴定小组对档案进行初步鉴定，提出鉴定意见。3.审核批准：鉴定意见经档案管理部门负责人审核后，报人大机关分管领导批准。