公司资料档案级别制度

PAGE公司资料档案级别制度一、总则（一）目的为加强公司资料档案管理，确保公司资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类资料档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.分级分类管理原则：根据资料档案的重要性和使用频率，进行分级分类管理，便于查找和利用。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料档案，严格保密，防止泄露。4.真实性原则：资料档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。二、资料档案的分类与分级（一）分类1.行政类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务文件等。2.财务类：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务类：根据公司业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、研发项目、客户资料等类别。4.技术类：包含技术研发文档、工艺文件、技术标准、专利资料、技术图纸等。5.合同类：各类采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。6.其他类：不属于以上分类的其他资料档案，如荣誉证书、资质证明、宣传资料等。（二）分级根据资料档案的重要性和影响范围，分为绝密级、机密级、秘密级和普通级四级。1.绝密级：定义：关系到公司核心利益，泄露后会使公司遭受重大损失的资料档案。范围：如公司核心技术资料、重大商业决策文件、未公开的财务数据等。2.机密级：定义：对公司经营活动有重要影响，泄露后可能导致公司利益受损的资料档案。范围：包括重要业务合同、关键技术文档、高级管理人员信息等。3.秘密级：定义：涉及公司一般经营信息，泄露后可能对公司造成一定影响的资料档案。范围：如普通业务文件、一般性财务资料、部门工作计划等。4.普通级：定义：对公司正常运营影响较小，公开后不会对公司造成不利影响的资料档案。范围：如一般性宣传资料、日常办公文件等。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整。2.在工作过程中形成或收到的各类资料档案，应按照分类要求进行初步整理，并及时移交档案管理部门。3.对于外来文件，如政府部门文件、合作伙伴提供的资料等，应进行登记、签收，并按照规定进行处理。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的资料档案后，应进行详细的审核和整理。2.按照分类和分级标准，对资料档案进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和规范性。3.对纸质资料档案，应进行装订、编页，去除金属物等；对电子资料档案，应进行格式转换、存储备份，并建立相应的索引目录。4.在整理过程中，如发现资料档案存在缺失、损坏等情况，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充或修复。四、资料档案的保管（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保资料档案的安全保管。2.对不同级别的资料档案，应采取相应的保管措施。绝密级资料档案应实行专人专柜保管，严格限制查阅；机密级资料档案应存放在专门的保密柜中，限制查阅范围；秘密级资料档案应分类存放，便于查阅；普通级资料档案可按照一般保管要求存放。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求，定期进行检查和维护。（二）保管期限1.各类资料档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，具体如下：行政类、财务类、业务类、技术类、合同类等重要资料档案，保管期限为长期或永久。一般性资料档案，保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，档案管理部门应会同相关部门对资料档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保管。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅资料档案，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的资料档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将资料档案带出档案库房。3.对于绝密级资料档案，非经公司主要领导批准，任何人不得查阅。（二）借阅1.因工作需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅人员应按照规定的时间归还所借资料档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借资料档案妥善保管，不得转借、复印、泄露或擅自更改资料档案内容。如因保管不善造成资料档案损坏、丢失或泄密的，应承担相应的责任。六、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料档案，档案管理部门应与相关人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致资料档案泄露。3.在资料档案的查阅、借阅过程中，严格执行审批制度，限制查阅和借阅范围，确保资料档案的安全。（二）安全管理1.建立健全资料档案安全管理制度，加强对档案库房、保管设备等的安全管理，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。2.加强对电子资料档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、备份恢复等措施，防止电子资料档案被篡改、丢失或泄露。3.制定资料档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，保护资料档案的安全，并按照规定进行报告和处理。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期会同相关部门对保管期限届满的资料档案进行鉴定，确定是否需要销毁或继续保管。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员参加。鉴定小组应根据资料档案的重要性、使用价值、历史意义等因素，进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的资料档案，应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁原因、销毁内容、销毁时间等，经公司领导审批后，方可进行销毁。2.销毁资料档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保资料档案无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由监销人员签字确认。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料档案的销毁