家具公司会议记录管理细则（规则）

家具公司会议记录管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《中国家具协会行业规范》及ISO9001质量管理体系标准制定，同时适配欧盟GDPR数据保护条例、美国萨班斯法案等国际公约，旨在规范家具公司会议记录管理，防控决策风险，提升管理效率，支撑企业全球化战略实施。管理痛点在于会议记录碎片化、信息孤岛、责任不清导致决策执行偏差与合规风险，核心目标是通过制度标准化、流程数字化、责任明确化实现价值创造、风险防控与效率提升。

1.2适用范围与对象

本细则覆盖公司所有层级会议，包括但不限于股东会、董事会、总经理办公会、部门例会、专项会议等，适用于公司全体正式员工、外包服务商及合作单位参与会议的人员。例外场景包括临时性内部沟通会（时长＜30分钟）、仅信息同步的部门晨会等，此类会议可采用简易记录方式，但需经部门负责人备案。审批权限由会议层级决定，股东会决议需董事会审议通过，董事会决议需总经理办公会签字确认。

1.3核心原则

（1）合规性原则：所有会议记录须符合《档案法》《公司法》及行业数据安全要求，涉外会议需遵守属地隐私保护规定；

（2）权责对等原则：会议记录发起、审核、归档各环节责任主体需与会议决策权限匹配；

（3）风险导向原则：重点关注金额＞100万元采购决策、涉及外籍员工的会议记录等高风险点；

（4）效率优先原则：通过数字化工具实现记录模板自动生成、审批流程智能流转；

（5）持续改进原则：每年结合审计结果优化记录模板与审批节点，适配业务变化。

1.4制度地位与衔接

本细则为专项管理制度，处于公司制度体系二级层级，与《内部控制手册》《财务审批管理办法》《档案管理规定》等制度衔接时，以本细则为准；冲突条款由内控部牵头协调，重大争议提交总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议记录管理遵循“决策层监督、执行层负责、监督层复核”的三级架构。决策层（董事会）负责重大会议记录的最终审批权；执行层（各业务部门及行政部）承担记录编制与归档责任；监督层（内控部、合规部）实施全流程风险监控。行政部作为记录管理牵头部门，需确保数字化工具与ERP系统数据同步。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度战略会议记录，由董事会秘书部负责记录编制，内控部进行合规性复核；

（2）董事会：决策金额＞500万元采购会议记录需由财务部联合采购部共同审核，行政部归档；

（3）总经理办公会：日常经营会议记录由主持人指定部门负责人完成，行政部抽查模板规范。

2.3执行机构与职责

（1）行政部（主责）：负责制定记录模板、组织系统培训、实施数字化迁移；

（2）业务部门（配合）：销售部需在客户接待会议后24小时内提交记录，工程部需对产品研发会议记录实施双重校验；

（3）IT部（配合）：确保OA系统会议记录模块与财务系统数据对接，设置权限日志监控。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度抽查10%会议记录，核查审批流程完整性，高风险领域（如成本控制会议）需现场验证；

（2）合规部：对涉外会议记录实施语言翻译与数据跨境合规双重复核；

（3）监督结果应用：纳入部门KPI考核，重大问题提交风险管理委员会处理。

2.5协调与联动机制

建立“月度会议管理协调会”，由行政部牵头，各部门负责人参与，解决跨部门记录分歧；设置“数字化专项小组”，由IT部主导，行政部配合，完成系统接口改造。涉外业务需增设属地法律顾问旁听机制，确保记录符合当地《商业秘密法》要求。

第三章会议记录管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）记录完整率≥99%；

（2）审批时效≤3个工作日；

（3）数字化覆盖率100%；

（4）跨境数据传输差错率＜0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）会议类型：按决策层级分为“重大决策类”（如并购重组）、“经营决策类”（如季度预算）、“信息通报类”；

（2）记录要素：必须包含会议时间、地点、参会人员签到表、议题、决议、责任人、完成时限、附件清单；

（3）风险点及防控措施：

-高风险点：金额＞200万元的采购会议记录需附供应商资质核查报告；

-中风险点：部门会议需在OA系统留痕，避免纸质记录遗失；

-低风险点：信息通报类会议可采用录音辅助记录，但需经参会人确认。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（会议前准备-中记录-后归档），嵌入PDCA循环持续优化；

（2）管理工具：使用OA系统“会议管理模块”，集成电子签名、智能模板生成功能，ERP系统对接财务审批数据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）会议发起：部门负责人在OA系统创建会议申请，同步触发行政部记录模板推送；

（2）记录编制：主持人指定记录人，会中同步录入关键决议，会后2小时内完成初稿；

（3）审核归档：记录经主持人、部门负责人双签后，行政部导入系统归档，纸质备份存档于档案室，涉密文件需加锁管理。

4.2子流程说明

（1）涉外会议记录：需经翻译部审核术语准确性，合规部同步校验数据跨境传输协议；

（2）紧急会议记录：启动“加急通道”，记录编制时限缩短为1小时，但需在次日补齐审批流程。

4.3流程关键控制点

（1）内控关键点：重大决策会议记录需在系统中留存审批路径截图；

（2）合规关键点：外籍员工参与的会议记录需标注语言版本（英文/中文/当地语言）；

（3）效率关键点：部门会议可由副职负责人代签审批，但需在3日内补签正式签字。

4.4流程优化机制

每年6月组织全流程复盘，重点评估数字化工具使用率，优化需提交总经理办公会审议，如引入AI语音转文字功能需经法律部评估。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“会议层级+金额”分配权限：

（1）股东会记录：董事会秘书部自动触发审批；

（2）经营决策会议：部门负责人审批，金额＞50万元需分管副总复核；

（3）部门会议：副职及以上签字确认。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额＜10万元由部门负责人审批，＞200万元需总经理办公会；

（2）审批时限：常规会议≤2个工作日，加急会议≤4小时；

（3）越权规避：禁止通过邮件或微信绕过系统审批，一经发现取消当次绩效分。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，有效期≤1年，临时代理需经部门负责人视频确认，代理记录需在首页注明授权书扫描件。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：启动“红头文件”审批，记录需附《紧急情况说明函》；

（2）权限外审批：需提交《权限外审批申请》，由风险管理委员会审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：使用OA系统内置模板，禁止手工修改电子记录；

（2）痕迹留存：电子记录需包含登录IP、操作时间，纸质记录需双面打印并加盖骑缝章；

（3）执行不到位判定：连续2次记录要素缺失即触发责任追究。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：行政部每周抽查，内控部每月抽取；

（2）专项监督：每季度联合审计部开展“双随机”检查，重点核查金额＞100万元的会议记录。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少2次，日常检查每月随机抽取15%记录；

（2）审计结果应用：纳入《合规整改清单》，未整改项由分管副总约谈。

6.4执行情况报告

每月5日前由行政部提交《会议记录管理执行报告》，包含记录编制数量、审批超期次数、系统使用率等指标，作为季度绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：记录完整率（30%）、审批时效（20%）、数字化应用（25%）、合规差错（25%）；

（2）评分标准：优秀（95分以上）、良好（85-94分）、合格（70-84分）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核与年度审计结合；

（2）评估方法：数据统计（系统自动生成）+现场核查（抽取10%记录核对纸质版本）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7日内整改）、重大问题（30日内整改）、紧急问题（24小时内整改）；

（2）责任追究：连续3次整改不到位的部门负责人取消年度评优资格。

7.4持续改进流程

基于《会议管理执行报告》制定优化计划，如系统功能升级需通过《制度优化评估表》审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续6个月记录完整率100%、创新数字化工具应用等；

（2）奖励程序：个人奖励需经部门提名，行政部审核，总经理批准，公示5个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：记录要素缺失（如未标注责任人）；

（2）较重违规：纸质记录遗失；

（3）严重违规：跨境数据泄露。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告（1000元）、罚款（2000-5000元）、降级（情节严重）；

（2）执行流程：调查取证（合规部）、告知（部门负责人）、审批（总经理办公会）。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3日内提交书面申请，由合规委员会复核，复议结果需在5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对系统故障制定《会议记录应急方案》，由IT部启动，行政部协调；

（2）危机处理：出现数据泄露需立即启动《危机公关预案》，合规部牵头，法务部配合。

9.2例外情况处理

例外场景需在OA系统提交《例外申请》，经分管副总签字，行政部备案，但每月例外次数≤3次。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：行政部负责信息发布，法务部审核口径；

（2）善后措施：涉外事件需聘请当地律师评估损失，国内事件通过《内部通报》澄清。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由行政部负责解释，重大修订需提交董事会审议。

10.2相关制度索引

（1）《内部控制手册》第5.2节；

（2）《财务审批管理办法》第3.1条；

（3）《档案管理规定》第4.3条。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议