软件正版化的考评制度

软件正版化的考评制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《计算机软件保护条例》等相关法律法规，参照行业软件正版化管理准则及集团母公司关于知识产权保护的整体要求，结合公司内部加强合规管理、防控知识产权风险的内在需求制定。旨在规范公司软件资产的采购、使用、维护等全生命周期管理，确保所有软件运行于合法授权状态下，防范因软件侵权引发的行政罚款、法律诉讼及商誉损失等专项风险，维护企业合法权益。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工，覆盖公司所有业务场景下的软件采购申请、安装部署、版本升级、授权管理、废弃处置等环节。其中，涉及信息系统建设、业务流程外包等场景的软件资产，应作为项目合规审查的重点内容。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）软件正版化专项管理：指公司为贯彻落实软件知识产权保护法规，通过建立制度体系、运行机制及保障措施，实现软件资产合法合规的全过程管理活动。（二）软件侵权风险：指因使用未经授权的软件（包括盗版、破解版或超出许可范围的软件）而产生的法律纠纷、行政处罚、系统安全隐患或业务中断等潜在不利后果。（三）合规授权状态：指公司采购、安装、使用的软件产品已取得合法供应商的正式授权许可，且授权范围、期限与实际使用情况相匹配的状态。第四条软件正版化专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：所有软件资产纳入统一管理范围，不留管理盲区；（二）责任到人原则：明确各级管理人员及业务人员的管理职责与操作权限；（三）风险导向原则：重点防控高风险场景（如核心业务系统、涉密环境软件），优先化解重大侵权风险；（四）持续改进原则：动态跟踪法规政策变化及业务需求演进，定期优化管理制度与执行流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对软件正版化专项管理工作负总责，承担统筹决策、资源保障及最终监督责任；分管信息化、法务等工作的负责人为直接责任人，负责专项管理工作的组织实施与效果评估。第六条公司设立软件正版化专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管负责人任副组长，成员包括信息化管理部、审计部、人力资源部、财务部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司级软件正版化工作，审批重大风险处置方案；（二）决策授权采购预算、年度检查计划及违规处罚标准；（三）监督评价各部门专项管理成效，定期发布管理报告。第七条设立由信息化管理部牵头、法务部配合的专项管理办公室（以下简称“办公室”），具体承担日常管理职责，包括制度制定与修订、供应商管理、授权确权、审计检查及培训宣贯等。第八条各部门及下属单位负责人为本单位软件正版化工作的第一责任人，应指定专人（如IT管理员）负责具体落实，主要职责包括：（一）组织本单位软件资产清查，建立资产清单台账；（二）落实软件采购申请的合规审核，确保采购流程符合制度要求；（三）监督员工规范使用软件，对违规行为进行即时纠正。第九条信息化管理部作为专责部门，负责以下专业职能：（一）制定软件资产合规标准，审核供应商资质与授权文件；（二）推动正版化工具部署（如软件资产管理SAM系统），实现资产动态监控；（三）参与重大软件项目的技术合规论证，提供许可方案建议。第十条各业务部门及下属单位（以下简称“业务单位”）作为执行主体，需确保所有业务场景下的软件使用符合授权状态，具体要求如下：（一）新项目需在启动前提交软件需求清单及合规性说明；（二）定期开展内部自查，对离职员工使用的软件进行清理；（三）配合专项检查，如实反馈软件使用情况及存在问题。第十一条基层执行岗位员工需履行以下合规操作责任：（一）签署《软件合规操作承诺书》，承诺不安装未经审批的软件；（二）通过IT服务台报告发现的软件侵权风险线索；（三）参与软件正版化培训，掌握合规使用规范。第三章专项管理重点内容与要求第十二条软件采购管理。业务单位需通过正规渠道采购软件，采购流程必须包含以下合规审查节点：（一）供应商资质审查：核实供应商是否具备合法软件销售资质，要求提供营业执照、软件著作权登记证书等材料；（二）授权协议审核：由信息化部或法务部审核授权范围是否覆盖实际需求，重点检查用户数量、使用期限、地域限制等条款；（三）价格合理性评估：采购价格不得高于市场正常水平，需保留采购合同、付款凭证等佐证材料。禁止向无资质供应商采购软件。第十三条软件安装部署管理。除经领导小组特批的测试环境外，所有软件安装需遵循以下标准：（一）服务器类软件需由信息化部统一安装，留存安装日志；（二）个人电脑软件需经部门审批后由IT管理员批量部署；（三）禁止擅自通过P2P、网盘等非法渠道下载安装软件。第十四条授权许可管理。授权管理需实现“一软件一档案”制度，要求：（一）建立电子化授权台账，记录授权编号、有效期、使用范围等信息；（二）年度许可到期前30日启动续订工作，未续订的软件应停止使用；（三）对超出许可范围的软件使用行为（如超量安装、共享激活码），需提交专项审批申请。第十五条软件变更管理。涉及软件升级、迁移等变更操作时，必须执行以下程序：（一）变更前评估：由信息化部测试新版本是否存在兼容性问题；（二）变更中备案：记录修改时间、操作人、变更内容；（三）变更后验证：使用合规检查工具确认变更未引入侵权软件。第十六条禁止性行为管控。明确以下禁止行为：（一）严禁以“试用”“培训”名义长期使用未付费软件；（二）严禁通过虚拟化、加密等手段规避授权检测；（三）严禁将公司授权的软件转售给第三方。第十七条供应商管理。建立供应商黑名单制度，禁止向以下三类供应商采购：（一）无任何软件著作权认证的“虚拟供应商”；（二）提供“打包授权”（如打包销售数百套软件仅需一套费用）的供应商；（三）被列入行业不良商号名单的企业。第十八条备份与废弃处置。规范软件备份与报废流程：（一）重要软件需双机热备，备份数据加密存储；（二）废弃软件需在信息化部监督下执行格式化删除或物理销毁，保留处置记录。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。办公室每年6月前对照最新法规政策修订专项制度，修订内容需经领导小组审议通过，并通过OA系统发布新版本。第二十条风险识别预警机制。建立季度风险排查制度，具体流程如下：（一）信息化部使用SAM工具扫描全网软件资产，生成高危清单；（二）领导小组每月召开风险研判会，对重大侵权风险发布预警通知；（三）高风险单位需制定整改计划，并在15个工作日内提交。第二十一条合规审查嵌入机制。将软件合规审查嵌入以下业务场景：（一）信息系统招标：招标文件必须包含“软件正版化承诺条款”；（二）供应商准入：将“授权证明”作为供应商审核必选项；（三）年度审计：审计报告中单独列示软件合规评价结果。第二十二条风险处置机制。根据风险等级实施分级处置：（一）一般风险：由业务单位限期整改，信息化部跟踪验证；（二）重大风险：由领导小组成立专项工作组，必要时寻求第三方机构协助；（三）涉嫌违法的，立即暂停涉事软件使用并启动法律咨询程序。第二十三条责任追究机制。明确以下违规情形及处罚标准：（一）采购违规：对采购责任人处以1-5万元罚款，情节严重的取消职务晋升资格；（二）安装盗版：对使用人通报批评，对部门负责人扣减年度绩效；（三）拒不整改：对单位负责人进行诫勉谈话，并上报监管机构。第二十四条评估改进机制。每年12月开展专项管理有效性评估，评估内容包含：（一）制度执行覆盖率（以检查达标率衡量）；（二）软件资产准确率（与SAM系统数据比对）；（三）员工培训参与度。评估结果作为次年制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。领导小组每季度召开例会，审议以下事项：（一）各部门软件合规整改进度；（二）年度预算执行情况；（三）跨部门协作中的难点问题。第二十六条考核激励机制。将软件正版化工作纳入以下考核体系：（一）部门考核：将合规检查得分占年度管理分值的10%-15%；（二）个人考核：将《承诺书》签署情况作为职级晋升参考；（三）设立专项奖励：对主动发现并上报重大风险的员工给予奖金。第二十七条培训宣传机制。建立分层级培训体系：（一）管理层培训：每半年组织一次合规履职培训，重点讲解法律责任；（二）全员培训：通过E-learning平台开展操作规范培训，考核合格后方可使用涉密软件；（三）定期推送：每月在内部通讯发布“软件合规小贴士”。第二十八条信息化支撑。推进以下系统工具建设：（一）部署SAM系统，实现软件安装自动识别；（二）开发授权管理模块，实现许可自动续订提醒；（三）建立软件资产指纹库，用于比对盗版版本。第二十九条文化建设。开展以下活动强化合规意识：（一）发布《软件合规手册》，明确红线底线；（二）签订全员承诺书，扫描二维码可验证真伪；（三）设立合规举报热线，对有效线索给予奖励。第三十条报告制度。明确以下报告要求：（一）风险事件报告：重大侵权事件需在2小时内上报办公室，24小时内提交处置方案；（二）年度报告：每年1月31日前提交上一年度管理情况，包含检查数据、整改案例等；（三）对外报告：涉及行政处