名字印章使用管理制度

名字印章使用管理制度一、名字印章使用管理制度

一、总则

名字印章是单位或个人在办理各类事务、签署重要文件时使用的专用印章，具有法律效力。为规范名字印章的使用管理，确保其安全、规范、高效使用，防止因印章使用不当造成的损失，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有部门及个人对名字印章的使用和管理。

二、印章的种类及用途

1.单位公章：用于单位对外签署合同、协议、文件等，具有单位最高权威性。

2.部门印章：用于部门内部文件流转、通知发布等，不具备对外法律效力。

3.个人名字印章：用于个人签署文件、办理事务等，具有个人法律效力。

各类印章的使用范围和权限由单位根据实际情况进行规定，并报上级主管部门备案。

三、印章的制作与保管

1.印章的制作：单位公章和部门印章的制作需由上级主管部门审批，并委托具有资质的印章制作机构进行雕刻。个人名字印章的制作由个人自行决定，但需符合单位相关规定。

2.印章的保管：单位公章由单位指定专人负责保管，部门印章由部门指定专人负责保管，个人名字印章由个人自行保管。印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。

四、印章的使用程序

1.使用申请：使用印章前，需填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件类型、使用时间等信息，并经相关部门负责人审批。

2.使用登记：经审批后的印章使用申请表需交由印章保管人进行登记，记录使用时间、使用人、使用事由等信息，确保印章使用有据可查。

3.印章使用：印章保管人在确认申请表信息无误后，方可提供印章使用。使用人应严格按照申请表上的事由使用印章，不得擅自更改或扩大使用范围。

五、印章的监督与检查

1.单位应设立印章管理监督部门，负责对印章使用情况进行监督和检查。监督部门有权对印章使用情况进行抽查，发现违规行为应及时进行处理。

2.印章保管人应定期向监督部门报告印章使用情况，监督部门应定期对报告进行审核，确保印章使用符合本制度规定。

六、印章的变更与销毁

1.印章的变更：单位公章、部门印章因刻制错误、名称变更等原因需要变更时，需经上级主管部门审批，并按照制作程序重新刻制。个人名字印章因姓名更改等原因需要变更时，需向单位报告，并按照规定重新刻制。

2.印章的销毁：单位公章、部门印章因单位撤销、部门合并等原因需要销毁时，需经上级主管部门审批，并由印章保管人按照规定进行销毁。个人名字印章因个人原因需要销毁时，需向单位报告，并由印章保管人按照规定进行销毁。销毁过程需进行登记，确保印章安全。

二、印章使用的申请与审批

一、申请条件与要求

使用名字印章必须符合一定的条件，并满足相关要求，以确保印章使用的合法性和有效性。申请使用印章时，应提供充分的理由和必要的文件支持。使用人需明确印章的使用目的，确保其符合单位或个人的规定和利益。

1.单位公章的使用：单位公章的使用涉及单位的重大利益和形象，因此申请使用单位公章必须经过严格的审批程序。使用人需提供详细的申请报告，说明使用公章的具体事由、文件内容、涉及金额、时间安排等信息。同时，需附上相关文件的草案或复印件，以便单位进行审核。

2.部门印章的使用：部门印章的使用相对单位公章而言，权限较低，但仍需遵循一定的申请程序。使用人需填写《部门印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件类型、使用时间等信息，并经部门负责人审批。部门负责人应结合部门的工作职责和实际情况，对申请进行审核，确保印章使用符合部门的工作需要。

3.个人名字印章的使用：个人名字印章的使用相对灵活，但仍需遵循一定的申请程序。使用人需填写《个人名字印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件类型、使用时间等信息，并经单位或相关部门的审批。审批人应结合使用人的身份和印章的使用目的，对申请进行审核，确保印章使用符合个人和单位的规定。

二、申请流程与材料

申请使用名字印章时，需按照规定的流程提交申请，并提供必要的材料。不同的印章种类和用途，其申请流程和所需材料可能有所不同，但总体上应遵循以下原则：

1.提交申请：使用人需在需要使用印章前，按照规定的时间提交申请。申请可以通过纸质形式或电子形式提交，具体提交方式由单位或个人自行规定。提交申请时，需填写相应的申请表，详细说明使用事由、文件类型、使用时间等信息。

2.提供材料：使用人需根据申请的事由，提供必要的材料支持。例如，使用单位公章办理合同，需提供合同草案或复印件；使用部门印章发布通知，需提供通知的草案或初稿；使用个人名字印章签署文件，需提供文件的草案或复印件。提供的材料应真实、完整、清晰，以便审批人进行审核。

3.审核材料：审批人收到申请和材料后，应进行仔细的审核。审核内容包括申请的事由是否合理、材料是否齐全、是否符合单位或个人的规定等。审批人应结合实际情况，对申请进行综合判断，确保印章使用的合法性和有效性。

三、审批权限与程序

名字印章的使用审批权限和程序由单位或个人根据实际情况进行规定，以确保印章使用的规范性和高效性。不同的印章种类和用途，其审批权限和程序可能有所不同，但总体上应遵循以下原则：

1.单位公章的审批：单位公章的审批权限通常较高，需要经过单位领导或相关部门的审批。审批程序通常包括以下几个步骤：使用人提交申请和材料；部门负责人初步审核；单位领导最终审批。审批过程中，审批人应结合申请的事由、材料的内容、单位的利益等因素，进行综合判断，确保印章使用的合法性和有效性。

2.部门印章的审批：部门印章的审批权限相对较低，通常由部门负责人或指定人员进行审批。审批程序通常包括以下几个步骤：使用人提交申请和材料；部门负责人或指定人员进行审核；审批通过后，方可使用印章。审批过程中，审批人应结合部门的工作职责和实际情况，对申请进行审核，确保印章使用符合部门的工作需要。

3.个人名字印章的审批：个人名字印章的审批权限由单位或个人自行规定，通常由上级领导或相关部门进行审批。审批程序通常包括以下几个步骤：使用人提交申请和材料；上级领导或相关部门进行审核；审批通过后，方可使用印章。审批过程中，审批人应结合使用人的身份、印章的使用目的等因素，对申请进行审核，确保印章使用符合个人和单位的规定。

四、特殊情况的处理

在实际使用名字印章的过程中，可能会遇到一些特殊情况，需要特殊处理。这些特殊情况可能包括紧急情况、特殊情况下的印章使用等。单位或个人应根据实际情况，制定相应的处理办法，以确保印章使用的规范性和高效性。

1.紧急情况的处理：在紧急情况下，如突发事件、紧急任务等，可能需要立即使用印章。此时，单位或个人应制定相应的紧急处理程序，允许在紧急情况下简化审批流程，但需经相关负责人签字确认，并事后补办相关手续。紧急情况的处理应确保印章使用的合法性和有效性，避免因紧急情况造成不必要的损失。

2.特殊情况下的印章使用：在特殊情况下，如涉及重大利益、重大责任等，印章的使用可能需要经过更严格的审批程序。单位或个人应根据实际情况，制定相应的特殊处理办法，确保印章使用的规范性和高效性。特殊情况下印章的使用应经过更高级别的审批，以确保印章使用的合法性和有效性。

五、审批结果与通知

审批完成后，审批人应将审批结果通知使用人。审批结果分为批准和不予批准两种情况。批准使用印章的，应通知使用人可以按照规定的时间和使用范围使用印章；不予批准使用印章的，应通知使用人不予批准的原因，并说明是否可以重新申请。

1.批准使用印章：使用人获得批准后，方可按照规定的时间和使用范围使用印章。使用人应严格按照审批结果使用印章，不得擅自更改或扩大使用范围。使用完毕后，应将使用情况报告给审批人，以便单位或个人进行跟踪和管理。

2.不予批准使用印章：使用人未获得批准的，应理解并接受审批结果。如使用人有异议，可向上级领导或相关部门提出申诉，但需按照规定的时间和程序进行申诉。申诉过程中，使用人应提供充分的理由和证据，以便上级领导或相关部门进行重新审核。

六、申请与审批的记录与存档

申请使用名字印章的过程和审批结果应进行详细的记录和存档，以便单位或个人进行跟踪和管理。记录和存档的内容包括申请表、审批意见、使用情况等，具体内容应根据实际情况进行规定。

1.记录与存档的要求：记录和存档应真实、完整、清晰，以便单位或个人进行查阅和管理。记录和存档的材料应妥善保管，避免遗失或损坏。记录和存档的时间应按照规定进行保存，以便单位或个人进行长期管理。

2.记录与存档的用途：记录和存档的材料可用于单位或个人的内部管理、审计、调查等。通过记录和存档，单位或个人可以了解印章的使用情况，发现和纠正问题，提高印章使用的规范性和高效性。同时，记录和存档的材料也可用于法律诉讼、纠纷解决等，为单位或个人的合法权益提供保障。

三、印章使用的登记与备案

一、登记的重要性与目的

名字印章的使用登记是印章管理中的重要环节，具有重要的作用和目的。通过登记，可以详细记录印章的使用情况，确保印章使用的可追溯性和规范性。登记的目的在于加强印章的管理，防止印章滥用和遗失，确保印章使用的合法性和有效性。

1.明确使用情况：登记可以详细记录印章的使用时间、使用人、使用事由、使用文件等信息，明确印章的使用情况。通过登记，可以了解印章的使用频率、使用范围、使用目的等，为单位或个人提供决策依据。

2.加强监督管理：登记是加强印章监督管理的有效手段。通过登记，可以及时发现印章使用中的问题，如违规使用、滥用印章等，并进行相应的处理。登记也为后续的审计和调查提供了依据，确保印章使用的规范性和高效性。

3.防止滥用和遗失：登记可以防止印章的滥用和遗失。通过登记，可以明确印章的使用权限和使用范围，防止印章被擅自使用或遗失。登记也为印章的找回提供了线索，减少因印章遗失造成的损失。

二、登记的内容与要求

印章的使用登记应包含详细的内容，并符合相关的要求，以确保登记的准确性和完整性。登记的内容应包括使用时间、使用人、使用事由、使用文件、审批人等信息，具体内容应根据实际情况进行规定。

1.使用时间：登记应详细记录印章的使用时间，包括使用日期和具体时间。使用时间的记录应准确无误，以便单位或个人进行跟踪和管理。

2.使用人：登记应详细记录使用人信息，包括姓名、部门、职务等。使用人信息的记录应真实完整，以便单位或个人进行管理和联系。

3.使用事由：登记应详细记录印章的使用事由，包括文件类型、涉及内容、涉及金额等。使用事由的记录应详细清晰，以便单位或个人了解印章的使用目的。

4.使用文件：登记应详细记录使用文件的信息，包括文件名称、文件编号、文件草案或复印件等。使用文件的记录应完整清晰，以便单位或个人进行查阅和管理。

5.审批人：登记应详细记录审批人信息，包括姓名、部门、职务等。审批人信息的记录应真实完整，以便单位或个人进行管理和联系。

三、登记的程序与方法

印章的使用登记应按照规定的程序和方法进行，以确保登记的规范性和高效性。不同的印章种类和用途，其登记程序和方法可能有所不同，但总体上应遵循以下原则：

1.登记表的使用：使用人获得批准后，需填写《印章使用登记表》，详细记录使用时间、使用人、使用事由、使用文件、审批人等信息。登记表应真实、完整、清晰，以便单位或个人进行查阅和管理。

2.登记表的提交：使用人需在印章使用后，按照规定的时间提交登记表。登记表可以通过纸质形式或电子形式提交，具体提交方式由单位或个人自行规定。提交登记表时，需确保信息准确无误，并签字确认。

3.登记表的审核：登记表提交后，印章保管人或指定人员应进行审核。审核内容包括登记表的信息是否齐全、是否与实际使用情况一致等。审核通过后，方可进行登记。

4.登记表的存档：登记表审核通过后，应进行存档。存档的材料应妥善保管，避免遗失或损坏。存档的时间应按照规定进行保存，以便单位或个人进行长期管理。

四、特殊情况下的登记处理

在实际使用名字印章的过程中，可能会遇到一些特殊情况，需要特殊处理。这些特殊情况可能包括紧急情况、特殊情况下的印章使用等。单位或个人应根据实际情况，制定相应的处理办法，以确保印章登记的规范性和高效性。

1.紧急情况下的登记：在紧急情况下，如突发事件、紧急任务等，可能需要立即使用印章。此时，单位或个人应制定相应的紧急处理程序，允许在紧急情况下简化登记流程，但需经相关负责人签字确认，并事后补办相关手续。紧急情况下的登记应确保信息准确无误，并尽快完成登记，避免因紧急情况造成不必要的损失。

2.特殊情况下的登记：在特殊情况下，如涉及重大利益、重大责任等，印章的使用可能需要经过更严格的登记程序。单位或个人应根据实际情况，制定相应的特殊处理办法，确保印章登记的规范性和高效性。特殊情况下的登记应经过更高级别的审核，以确保印章使用的合法性和有效性。

五、登记的监督与检查

印章的使用登记应接受监督和检查，以确保登记的规范性和有效性。单位或个人应设立相应的监督部门或指定专人负责对登记情况进行监督和检查。监督部门或指定人员有权对登记情况进行抽查，发现违规行为应及时进行处理。

1.定期检查：监督部门或指定人员应定期对印章使用登记情况进行检查，确保登记的规范性和完整性。检查内容包括登记表的信息是否齐全、是否与实际使用情况一致等。检查结果应进行记录，并报告给相关负责人。

2.不定期抽查：监督部门或指定人员应进行不定期抽查，以发现登记中的问题。抽查可以随机进行，也可以针对特定情况进行。抽查结果应进行记录，并报告给相关负责人。

3.问题处理：发现登记中的问题，应及时进行处理。处理措施包括纠正错误、追究责任等。处理结果应进行记录，并报告给相关负责人，以防止类似问题再次发生。

六、登记与备案的关系

印章的使用登记与备案是相互关联的，登记是备案的基础，备案是登记的延伸。通过登记和备案，可以确保印章使用的规范性和有效性，为单位或个人的合法权益提供保障。

1.登记与备案的联系：登记是备案的基础，备案是登记的延伸。登记可以详细记录印章的使用情况，备案则是对登记情况的确认和存档。通过登记和备案，可以确保印章使用的可追溯性和规范性。

2.备案的目的：备案的目的在于加强对印章使用的监督和管理，确保印章使用的合法性和有效性。通过备案，可以及时发现印章使用中的问题，并进行相应的处理。备案也为后续的审计和调查提供了依据，确保印章使用的规范性和高效性。

3.备案的要求：备案应按照规定的程序和方法进行，确保备案的规范性和有效性。备案的材料应真实、完整、清晰，以便单位或个人进行查阅和管理。备案的时间应按照规定进行保存，以便单位或个人进行长期管理。

四、印章使用的监督与审计

一、监督的重要性与机制

名字印章的监督是确保其规范使用、防止滥用和遗失的关键环节。有效的监督机制能够及时发现和纠正印章使用中的问题，保障单位或个人的合法权益。监督的重要性体现在多个方面，它不仅是制度执行的保障，也是风险防控的重要手段。

1.维护制度权威：监督机制的建立和实施，有助于维护名字印章使用管理制度的权威性。通过监督，可以确保制度得到有效执行，防止制度被架空或规避。监督还能够及时发现制度执行中的问题，为制度的修订和完善提供依据。

2.防范风险：名字印章具有法律效力，其使用不当可能导致严重的法律后果和经济损失。通过监督，可以及时发现和纠正印章使用中的问题，防范潜在的风险。监督还能够促进单位或个人提高印章使用的风险意识，增强风险防范能力。

3.提高管理效率：监督机制能够促进单位或个人提高印章使用的效率。通过监督，可以及时发现印章使用中的不合理的环节，进行优化和改进。监督还能够促进单位或个人加强印章使用的计划性，避免印章的闲置和浪费。

监督机制通常包括内部监督和外部监督两个部分。内部监督主要由单位或内部的监督部门负责，外部监督主要由上级主管部门、审计机关等外部机构负责。内部监督和外部监督相互补充，共同构成一个完整的监督体系。

二、内部监督的实施与职责

内部监督是名字印章使用管理的重要环节，主要由单位或内部的监督部门负责实施。内部监督部门通常包括纪检监察部门、审计部门等，这些部门具有独立的监督权，能够对印章使用情况进行全面的监督。

1.监督部门的职责：内部监督部门的职责主要包括对印章使用情况进行日常监督、专项监督和定期监督。日常监督是指对印章使用情况进行持续的跟踪和监控，及时发现和纠正问题。专项监督是指针对特定的印章使用情况进行深入的调查和检查，发现深层次的问题。定期监督是指按照一定的周期对印章使用情况进行全面的检查和评估，总结经验教训，提出改进建议。

2.监督方法与手段：内部监督部门在实施监督时，可以采用多种方法和手段。例如，可以通过查阅印章使用登记表、访谈使用人、实地查看等方式，了解印章使用情况。内部监督部门还可以利用信息化手段，建立印章使用管理系统，对印章使用情况进行实时监控。

3.监督结果的运用：内部监督部门在发现印章使用中的问题时，应及时进行处理。处理措施包括责令改正、通报批评、追究责任等。监督结果应进行记录，并报告给相关负责人，以防止类似问题再次发生。内部监督部门还应定期向单位领导报告监督情况，为单位的决策提供参考。

三、外部监督的参与与要求

外部监督是名字印章使用管理的重要补充，主要由上级主管部门、审计机关等外部机构负责。外部监督具有独立的监督权，能够对印章使用情况进行客观公正的监督。

1.外部监督的参与：外部监督机构在参与印章使用管理时，可以采取多种方式。例如，可以定期对印章使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。外部监督机构还可以对印章使用管理制度进行评估，提出改进建议。

2.外部监督的要求：外部监督机构在实施监督时，应遵循客观公正的原则，确保监督结果的准确性。外部监督机构还应加强与单位或个人的沟通，了解印章使用情况，提出合理的监督建议。

3.外部监督的结果运用：外部监督机构在发现印章使用中的问题时，应及时向单位或个人提出整改要求。整改要求应明确具体，便于单位或个人实施。外部监督机构还应跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。外部监督结果应进行记录，并报告给相关部门，作为考核和评价的依据。

四、监督的重点内容与范围

名字印章的监督应重点关注以下几个方面，确保监督的全面性和有效性。

1.印章使用申请与审批的监督：监督印章使用申请与审批的规范性，确保申请材料齐全、审批程序合规。监督部门应重点检查申请的事由是否合理、材料是否齐全、审批程序是否合规等，发现问题及时纠正。

2.印章使用登记与备案的监督：监督印章使用登记与备案的完整性，确保登记表的信息准确无误，并按照规定进行存档。监督部门应重点检查登记表的信息是否齐全、是否与实际使用情况一致等，发现问题及时纠正。

3.印章保管与使用的监督：监督印章保管与使用的安全性，确保印章保管人履行职责，防止印章被擅自使用或遗失。监督部门应重点检查印章的保管条件、使用程序等，发现问题及时纠正。

4.特殊情况下的监督：监督特殊情况下的印章使用，如紧急情况、特殊情况下的印章使用等。监督部门应重点检查特殊情况下的处理程序是否合规，发现问题及时纠正。

五、监督的流程与程序

名字印章的监督应按照规定的流程和程序进行，确保监督的规范性和有效性。

1.制定监督计划：监督部门应根据实际情况，制定监督计划，明确监督的对象、内容、方法、时间等。监督计划应报单位领导批准后实施。

2.实施监督：监督部门按照监督计划，对印章使用情况进行监督。监督过程中，应详细记录监督情况，包括发现的问题、处理措施等。

3.出具监督报告：监督完成后，监督部门应出具监督报告，详细报告监督情况，包括发现的问题、处理措施、改进建议等。监督报告应报单位领导审阅。

4.跟踪整改：监督部门应跟踪监督报告中的问题整改情况，确保问题得到有效解决。跟踪整改情况应进行记录，并报告给单位领导。

六、监督的改进与完善

名字印章的监督是一个持续改进和完善的过程，需要根据实际情况不断调整和优化监督机制。

1.总结经验教训：监督部门应定期总结监督经验教训，发现监督中的问题和不足，提出改进建议。总结经验教训应结合实际情况，确保建议的可行性和有效性。

2.优化监督机制：监督部门应根据总结的经验教训，优化监督机制，提高监督的效率和效果。优化监督机制可以包括完善监督制度、改进监督方法、加强监督队伍建设等。

3.加强沟通协调：监督部门应加强与单位或个人的沟通协调，了解印章使用情况，提出合理的监督建议。加强沟通协调可以促进监督的顺利进行，提高监督的效果。

通过持续改进和完善监督机制，可以确保名字印章的规范使用，防范潜在的风险，保障单位或个人的合法权益。

五、印章使用的变更与销毁

一、印章变更的情形与程序

名字印章在使用过程中，可能会因为单位或个人的情况发生变化而需要变更。印章的变更是指印章的名称、规格、形状等发生改变，需要按照规定程序进行处理，以确保印章使用的连续性和有效性。

1.变更的情形：印章变更的情形主要包括以下几种：单位或个人名称变更，导致印章名称需要变更；印章因损坏或遗失需要重新刻制；印章规格或形状需要调整。这些情形都需要按照规定程序进行印章变更，以确保印章使用的合法性和有效性。

2.变更的程序：印章变更的程序主要包括以下几个步骤：提出申请；审核批准；刻制新印章；旧印章销毁；新印章启用。提出申请时，需要填写《印章变更申请表》，详细说明变更的原因、变更的内容等信息，并附上相关证明材料。审核批准时，需要由单位领导或相关部门进行审核，确保变更的必要性和合规性。刻制新印章时，需要委托具有资质的印章制作机构进行刻制，并确保新印章的信息准确无误。旧印章销毁时，需要按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。新印章启用时，需要按照规定程序进行启用，并做好启用记录。

二、印章刻制的规范与要求

印章刻制是印章变更的重要环节，需要严格按照规定程序和要求进行，以确保印章刻制的质量和安全性。

1.刻制机构的选择：印章刻制应委托具有资质的印章制作机构进行，确保刻制质量。选择刻制机构时，应考虑机构的资质、信誉、刻制能力等因素，选择最合适的机构进行刻制。

2.刻制信息的核对：刻制前，需要仔细核对印章的名称、规格、形状等信息，确保刻制信息的准确无误。核对过程中，应逐项核对，避免出现错误。

3.刻制过程的监督：刻制过程中，应派专人进行监督，确保刻制质量。监督人员应检查刻制机构的操作过程，确保刻制符合规定要求。

三、印章销毁的规范与要求

印章销毁是印章变更的重要环节，需要严格按照规定程序和要求进行，以确保印章的安全性。

1.销毁的方式：印章销毁应采用破碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复。销毁过程中，应确保印章的各个部分都被彻底销毁，避免印章被恢复或利用。

2.销毁的记录：销毁过程中，应做好销毁记录，详细记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应真实、完整、清晰，以便后续查证。

3.销毁的监督：印章销毁应派专人进行监督，确保销毁过程符合规定要求。监督人员应检查销毁的各个环节，确保印章被彻底销毁。

四、印章销毁的申请与审批

印章销毁需要按照规定程序进行申请和审批，以确保销毁的合规性。

1.销毁的申请：需要填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁的原因、销毁的时间、销毁的方式等信息，并附上相关证明材料。销毁申请应报单位领导或相关部门进行审核，确保销毁的必要性和合规性。

2.销毁的审批：销毁申请审核通过后，应按照规定程序进行审批。审批过程中，应考虑销毁的必要性、安全性等因素，确保销毁的合规性。

3.销毁的实施：销毁审批通过后，应按照规定程序进行销毁。销毁过程中，应派专人进行监督，确保销毁过程符合规定要求。

五、印章销毁的监督与检查

印章销毁需要接受监督和检查，以确保销毁的合规性和安全性。

1.监督部门：印章销毁应接受监督部门的监督，监督部门应定期或不定期对销毁过程进行抽查，确保销毁的合规性。

2.检查内容：监督部门应检查销毁的各个环节，包括销毁的时间、地点、方式、参与人员等，确保销毁过程符合规定要求。

3.问题处理：监督部门发现销毁过程中有问题，应及时进行处理。处理措施包括责令改正、通报批评、追究责任等。问题处理结果应进行记录，并报告给相关部门，以防止类似问题再次发生。

六、印章销毁的记录与存档

印章销毁需要做好记录和存档，以确保销毁的可追溯性和可查证性。

1.销毁记录：销毁过程中，应做好销毁记录，详细记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应真实、完整、清晰，以便后续查证。

2.销毁存档：销毁记录应进行存档，存档时间应按照规定进行保存，以便单位或个人进行长期管理。存档的材料应妥善保管，避免遗失或损坏。

3.销毁的运用：销毁记录可用于单位或个人的内部管理、审计、调查等。通过销毁记录，可以了解印章的销毁情况，发现和纠正问题，提高印章管理的规范性和高效性。同时，销毁记录也可用于法律诉讼、纠纷解决等，为单位或个人的合法权益提供保障。

六、印章使用的责任与追究

一、责任主体的确定

名字印章的使用管理涉及多个责任主体，包括单位或个人、印章保管人、使用人、审批人、监督部门等。明确各责任主体的职责，是确保印章规范使用、有效管理的基础。责任主体的确定应基于其角色和职责，确保责任清晰、明确。

1.单位或个人的责任：单位或个人作为印章的所有者，对印章的使用管理负有最终责任。单位或个人应建立健全印章使用管理制度，明确印章的使用范围、审批程序、保管要求等，并确保制度的有效执行。单位或个人还应加强对印章使用管理的监督，及时发现和纠正问题。

2.印章保管人的责任：印章保管人是印章使用的直接责任人，对印章的安全负有重要责任。印章保管人应妥善保管印章，确保印章不被擅自使用或遗失。印章保管人还应严格按照规定程序使用印章，并及时报告印章使用情况。

3.使用人的责任：使用人是印章使用的执行者，对印章使用的合规性负有直接责任。使用人应严格按照规定程序申请使用印章，并确保使用事由合理、使用范围合规。使用人还应妥善保管印章，并在使用后及时归还。

4.审批人的责任：审批人是印章使用的决策者，对印章使用的合法性负有重要责任。审批人应严格按照规定程序审批印章使用申请，确保审批结果合理、合规。审批人还应加强对印章使用管理的监督，及时发现和纠正问题。

5.监督部门的责任：监督部门是印章使用管理的监督者，对印章使用的规范性负有重要责任。监督部门应定期或不定期对印章使用情况进行监督，及时发现和纠正问题。监督部门还应向单位或个人报告监督情况，提出改进建议。

二、违规行为的认定与处理

在印章使用管理过程中，可能会出现违规行为，如擅自使用印章、违规审批印章、印章保管不善等。对违规行为的认定和处理，是确保印章规范使用、有效管理的重要手段。

1.违规行为的认定：违规行为的认定应