协议合同管理制度

协议合同管理制度一、协议合同管理制度

1.1总则

协议合同管理制度旨在规范企业内部协议合同的制定、审核、签署、履行、变更、解除及归档等全过程管理，确保协议合同的法律效力、业务合规性及风险可控性。本制度适用于企业所有涉及经济、技术、法律等领域的协议合同，包括但不限于采购协议、销售合同、合作备忘录、保密协议、劳动合同等。企业各部门在协议合同管理中应遵循合法、合规、审慎、高效的原则，确保协议合同的严谨性和可执行性。

1.2管理机构与职责

1.2.1协议合同管理委员会

协议合同管理委员会是企业协议合同管理的最高决策机构，负责制定协议合同管理制度、审核重大协议合同、监督协议合同履行及处理合同争议。管理委员会由企业法定代表人、法务部门负责人、财务部门负责人、业务部门负责人及风险管理部门负责人组成，每季度召开一次会议，必要时可临时召集。

1.2.2法务部门

法务部门是协议合同管理的归口部门，负责协议合同的合法性审核、法律风险评估、合同文本标准化、合同争议处理及法律支持。法务部门应配备专职合同管理人员，负责日常合同管理工作，并定期对企业各部门协议合同管理情况进行监督检查。

1.2.3财务部门

财务部门负责协议合同的财务审核、款项支付、发票管理及财务风险控制。财务部门应与法务部门、业务部门紧密合作，确保协议合同的财务条款符合企业财务制度要求，并按时完成款项支付及发票核对工作。

1.2.4业务部门

业务部门是协议合同的发起部门，负责根据业务需求制定协议合同草案、协调合同相关方、推动合同签署及履行。业务部门应指定专人负责协议合同管理，并定期向法务部门、财务部门汇报合同履行情况及存在的问题。

1.2.5风险管理部门

风险管理部负责协议合同的风险识别、评估及控制，制定风险应对措施，并监督风险控制措施的实施效果。风险管理部应与法务部门、业务部门紧密合作，确保协议合同的风险得到有效控制。

1.3管理流程

1.3.1协议合同制定

业务部门根据业务需求制定协议合同草案，明确合同双方权利义务、履行期限、违约责任等关键条款。协议合同草案应经部门负责人审核签字后，提交法务部门进行合法性审核。法务部门应在五个工作日内完成审核，并提出修改意见。业务部门根据法务部门意见修改协议合同草案，经部门负责人及法务部门双重审核签字后，提交协议合同管理委员会审批。

1.3.2协议合同审核

协议合同管理委员会应在收到协议合同草案后七个工作日内完成审批，重大协议合同应提交企业法定代表人审批。审批通过后，协议合同由法务部门统一编号，并加盖企业公章或合同专用章。

1.3.3协议合同签署

协议合同签署应由授权代表进行，授权代表应具备相应的授权证明。签署前，应仔细核对合同文本，确保内容准确无误。签署后，应将合同原件及授权证明存档备查。

1.3.4协议合同履行

业务部门负责协议合同的履行，应严格按照合同约定履行义务，并定期向法务部门、财务部门汇报履行情况。法务部门、财务部门应定期对协议合同履行情况进行检查，及时发现并解决问题。

1.3.5协议合同变更

协议合同履行过程中，如需变更合同内容，应经合同双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应按原协议合同审核流程进行审核及签署。

1.3.6协议合同解除

协议合同履行过程中，如遇不可抗力或合同双方协商一致，可解除协议合同。解除协议合同应签订书面解除协议，并按原协议合同审核流程进行审核及签署。

1.3.7协议合同归档

协议合同签署后，应将合同原件、授权证明、审核记录、履行记录等资料统一归档。法务部门负责建立协议合同档案，并指定专人管理。档案应存放在安全可靠的地方，并定期进行盘点及维护。

1.4风险控制

1.4.1法律风险控制

法务部门应定期对企业协议合同进行法律风险评估，识别潜在的法律风险，并提出防范措施。业务部门应严格遵守法律风险防范措施，确保协议合同的合法性。

1.4.2财务风险控制

财务部门应定期对企业协议合同进行财务风险评估，识别潜在的财务风险，并提出防范措施。业务部门应严格遵守财务风险防范措施，确保协议合同的财务合规性。

1.4.3违约风险控制

法务部门、业务部门应定期对协议合同履行情况进行检查，及时发现并解决违约风险。如遇违约情况，应及时采取措施，维护企业合法权益。

1.5制度修订

本制度由协议合同管理委员会负责修订，每年至少修订一次。修订后的制度应经企业法定代表人批准后，发布实施。

二、协议合同模板管理规范

2.1模板分类与编制

企业根据业务需求和合同类型，将协议合同分为标准模板、非标模板及定制模板三类。标准模板适用于业务量大、条款固定的合同，如采购合同、销售合同等；非标模板适用于业务量较小、条款相对灵活的合同，如合作备忘录、保密协议等；定制模板适用于业务特殊、条款复杂的合同，如重大投资协议、技术转让协议等。

标准模板由法务部门根据法律法规及企业内部管理制度编制，并经协议合同管理委员会审批后发布。非标模板由法务部门提供基本框架，业务部门根据具体需求进行修改，并经法务部门审核后使用。定制模板由业务部门编制，法务部门提供法律支持，并经协议合同管理委员会审批后使用。

模板编制应遵循简洁明了、条款完整、权利义务对等的原则，避免使用模糊不清或容易引起歧义的条款。模板中应包含合同双方基本信息、合同标的、数量质量、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款，并预留必要的修改空间。

2.2模板审核与发布

模板编制完成后，应经法务部门审核。法务部门应从合法性、合规性、风险控制等方面对模板进行审核，并提出修改意见。业务部门根据法务部门意见修改模板，经部门负责人及法务部门双重审核签字后，提交协议合同管理委员会审批。

协议合同管理委员会应在收到模板草案后七个工作日内完成审批，重大模板应提交企业法定代表人审批。审批通过后，模板由法务部门统一编号，并发布至企业内部信息系统供各部门使用。

模板发布后，法务部门应定期对模板的使用情况进行跟踪，收集各部门反馈意见，并根据实际情况对模板进行修订。修订后的模板应重新履行审核及发布流程。

2.3模板使用与管理

各部门在使用模板时，应根据业务需求进行必要的修改，但不得修改模板中涉及法律关系、权利义务的关键条款。修改后的模板应经部门负责人审核签字，并报法务部门备案。

业务部门在使用模板时，应仔细阅读模板内容，确保理解合同条款，并按照合同约定履行义务。如遇模板内容不符合实际情况，应及时向法务部门提出修改建议。

法务部门应定期对模板使用情况进行检查，发现问题的应及时提出整改意见，并督促业务部门落实。对违反模板使用规定的部门，应给予通报批评，并追究相关责任人责任。

2.4模板更新与维护

随着法律法规及市场环境的变化，模板需要定期进行更新与维护。法务部门应每年至少对模板进行一次全面审查，并根据法律法规变化、企业业务发展及实际使用情况，对模板进行修订。

模板更新后，法务部门应将更新后的模板发布至企业内部信息系统，并通知各部门及时更新使用。对已签订的合同，如涉及模板更新的，应根据合同约定进行处理。

法务部门应建立模板更新维护记录，详细记录模板更新内容、更新时间、更新原因等信息，并定期进行归档。模板更新维护记录应作为企业协议合同管理的重要资料，供后续查阅及参考。

2.5模板培训与推广

为确保各部门正确使用模板，法务部门应定期组织模板培训，向业务部门讲解模板使用方法、注意事项及常见问题。培训内容应包括模板结构、关键条款、填写要求、修改规范等，并结合实际案例进行讲解，帮助业务部门掌握模板使用技巧。

法务部门应制作模板使用手册，详细介绍模板使用流程、注意事项及常见问题解答，并发布至企业内部信息系统供各部门查阅。模板使用手册应定期更新，确保内容准确、完整、实用。

法务部门应积极推广模板使用，通过案例分析、经验分享等方式，提高业务部门对模板的认识和使用积极性。对积极使用模板并取得良好效果的部门，应给予表彰和奖励，鼓励其他部门学习借鉴。

2.6模板监督与考核

法务部门应定期对模板使用情况进行监督，检查各部门是否按照模板要求进行合同签订，发现问题的应及时纠正。对违反模板使用规定的部门，应给予通报批评，并追究相关责任人责任。

企业应将模板使用情况纳入绩效考核体系，对模板使用情况进行定期考核。考核内容包括模板使用率、合同签订规范性、合同履行情况等，考核结果应与部门及个人绩效挂钩。

通过考核，激励各部门积极使用模板，提高合同签订效率和质量，降低合同风险。对考核结果优秀的部门，应给予表彰和奖励，对考核结果较差的部门，应进行约谈和辅导，帮助其改进工作。

三、协议合同审核标准与流程

3.1审核标准

企业对协议合同的审核，应围绕合法性、合规性、合理性及风险可控性四个核心标准展开。合法性审核主要确认合同内容是否符合国家法律法规及政策要求，不违反法律强制性规定，确保合同具备法律效力。合规性审核侧重于合同是否符合企业内部管理制度及业务流程，如财务审批流程、采购流程等，确保合同签订及履行符合企业规范。

合理性审核关注合同条款的公平性、明确性及可操作性，确保合同双方权利义务对等，条款内容清晰、具体，能够有效指导合同履行。风险可控性审核旨在识别合同中可能存在的法律风险、财务风险、操作风险等，并评估风险程度，提出风险防范措施，确保企业在合同签订及履行过程中能够有效控制风险，维护自身合法权益。

法务部门在审核过程中，应结合合同具体类型及内容，对上述审核标准进行细化，制定相应的审核要点及检查清单，确保审核工作系统、全面、有效。

3.2审核流程

协议合同审核流程分为初审、复审及终审三个阶段。初审由业务部门完成，复审由法务部门完成，终审由协议合同管理委员会或企业法定代表人完成。

3.2.1初审

业务部门在提交协议合同草案进行审核前，应进行自我检查，确保合同内容完整、准确，符合业务需求。自我检查内容包括合同双方基本信息、合同标的、数量质量、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款，并重点关注合同中是否存在模糊不清或容易引起歧义的表述。

自我检查完成后，业务部门应填写《协议合同初审表》，详细说明合同背景、业务需求、合同主要内容、风险点及应对措施等信息，并附上协议合同草案及相关附件，提交法务部门进行初审。

3.2.2复审

法务部门收到业务部门提交的《协议合同初审表》及协议合同草案后，应安排专人对合同进行初审。初审内容包括合法性审核、合规性审核、合理性审核及风险识别。

合法性审核主要确认合同内容是否符合国家法律法规及政策要求，不违反法律强制性规定。合规性审核侧重于合同是否符合企业内部管理制度及业务流程，如财务审批流程、采购流程等。合理性审核关注合同条款的公平性、明确性及可操作性，确保合同双方权利义务对等，条款内容清晰、具体。风险识别旨在发现合同中可能存在的法律风险、财务风险、操作风险等，并初步评估风险程度。

初审完成后，法务部门应填写《协议合同复审表》，对合同草案进行评价，并提出修改意见。修改意见应具体、明确，便于业务部门理解及修改。法务部门将《协议合同复审表》及修改后的合同草案返回业务部门。

3.2.3终审

业务部门根据法务部门提出的修改意见，对合同草案进行修改，并填写《协议合同终审申请表》，连同修改后的合同草案及《协议合同复审表》，提交协议合同管理委员会或企业法定代表人进行终审。

协议合同管理委员会或企业法定代表人应在收到《协议合同终审申请表》及相关资料后，安排相关人员对合同进行终审。终审主要关注合同重大条款、风险控制措施及合同整体效果，确保合同符合企业利益及发展战略。

终审完成后，协议合同管理委员会或企业法定代表人应签署《协议合同终审意见表》，明确是否批准合同草案。如批准，合同由法务部门统一编号，并加盖企业公章或合同专用章；如不批准，应说明理由，并提出修改建议，业务部门根据建议再次修改合同，并重新提交审核。

3.3审核时限

为提高协议合同审核效率，企业应明确各审核阶段的具体时限。业务部门完成初审应在三个工作日内提交法务部门；法务部门完成复审应在五个工作日内提交《协议合同复审表》及修改后的合同草案；业务部门完成修改并提交终审申请应在三个工作日内；协议合同管理委员会或企业法定代表人完成终审应在七个工作日内。

各部门应严格遵守审核时限，如遇特殊情况无法按时完成审核，应提前向上一级部门说明情况，并协商调整审核时间。对超过审核时限未完成审核的，应视为审核通过，相关部门可继续推进合同签订工作。

3.4审核记录

法务部门应建立协议合同审核记录，详细记录每份合同的审核过程、审核意见、修改情况及审核结果等信息。审核记录应包括《协议合同初审表》、《协议合同复审表》、《协议合同终审意见表》等相关文件，并附上合同修改痕迹，确保审核过程可追溯、可核查。

审核记录应作为企业协议合同管理的重要资料，供后续查阅及参考。法务部门应定期对审核记录进行整理、归档，并建立电子化审核档案，方便查询及管理。

3.5审核责任

为确保协议合同审核质量，企业应明确各审核阶段的责任主体及责任内容。业务部门对合同草案的完整性、准确性及业务合理性负责；法务部门对合同的法律性、合规性及风险控制负责；协议合同管理委员会或企业法定代表人对合同的最终审批结果负责。

各部门应认真履行审核职责，如因审核不严导致合同出现问题，应追究相关责任人责任。法务部门应定期对审核人员进行培训，提高审核人员的专业能力和责任意识，确保审核工作质量。

四、协议合同履行与变更管理

4.1履行监督与协调

协议合同签订后，进入履行阶段。业务部门作为合同履行的主要责任方，负责按照合同约定，全面、及时地履行自身义务。同时，业务部门也负有监督合同相对方履行义务的责任，确保合同双方权利义务得到有效实现。

法务部门对合同履行进行宏观监督，重点关注合同履行中的法律风险及合规性问题。财务部门则监督合同履行中的财务事项，如款项支付、发票管理等，确保财务流程合规，资金安全。风险管理部负责监控合同履行过程中的潜在风险，并协助业务部门、法务部门、财务部门制定风险应对措施。

在合同履行过程中，如遇合同相对方未能履行或未完全履行合同义务，业务部门应及时与对方沟通，了解原因，并要求对方采取补救措施。如对方拒不履行或拖延履行，业务部门应及时向法务部门报告，法务部门应评估情况，并协助业务部门与对方协商解决。协商不成的，可依法采取进一步措施，维护企业合法权益。

各部门应建立合同履行沟通机制，定期召开合同履行协调会，交流履行情况，解决问题，确保合同顺利履行。会议应形成书面记录，并经与会人员签字确认。

4.2履行记录与报告

业务部门应建立合同履行记录，详细记录合同履行过程中的重要事项，如关键节点完成情况、质量检验结果、款项支付情况、沟通记录等。履行记录应真实、完整、准确，并定期向法务部门、财务部门汇报。

法务部门应定期对合同履行记录进行审核，检查履行情况是否符合合同约定，是否存在风险隐患。对发现的问题，应及时向业务部门提出整改意见，并督促落实。

财务部门应根据合同履行记录，核对款项支付情况，确保资金支付准确、及时、合规。如发现疑问，应及时与业务部门、法务部门沟通，查明原因，并采取相应措施。

风险管理部应根据合同履行记录，评估合同履行过程中的风险变化，并更新风险档案。对新增风险，应及时向相关部门发出预警，并提出应对建议。

各部门应定期编制合同履行报告，总结履行情况，分析存在问题，提出改进措施。报告应分别报送企业法定代表人、协议合同管理委员会及相关部门。

4.3变更管理流程

合同履行过程中，如遇签订合同时未能预见的情势变更，或合同双方协商一致需要变更合同内容，应进行合同变更。合同变更应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保变更内容不损害国家利益、社会公共利益及他人合法权益。

业务部门如需变更合同内容，应填写《协议合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、变更方案等信息，并附上相关证明材料，提交法务部门审核。

法务部门收到《协议合同变更申请表》后，应进行审核，重点审查变更内容的合法性、合规性、合理性及风险影响。审核通过后，法务部门应出具《协议合同变更审核意见书》，并连同变更申请表、审核意见书等资料，提交协议合同管理委员会审批。

协议合同管理委员会应在收到上述资料后七个工作日内完成审批，重大变更应提交企业法定代表人审批。审批通过后，合同双方应签订书面《协议合同变更协议》，并按原合同审核流程进行审核及签署。

《协议合同变更协议》签订后，业务部门应将变更协议归档，并通知相关部门更新合同管理系统中的合同信息。财务部门应根据变更协议，调整相关财务数据，确保财务信息准确。

4.4变更审核标准

合同变更审核应遵循以下标准：合法性标准，变更内容不得违反国家法律法规及政策要求；合规性标准，变更内容符合企业内部管理制度及业务流程；合理性标准，变更内容公平、合理，不损害合同相对方合法权益；风险可控性标准，变更内容不增加新的风险，或已采取有效措施控制风险。

法务部门在审核合同变更时，应重点审查变更原因的合理性、变更内容的合法性、变更协议的公平性及风险控制措施的有效性。业务部门应积极配合法务部门审核工作，提供真实、完整、准确的信息及资料。

4.5变更监督与评估

合同变更完成后，业务部门、法务部门、财务部门应加强对变更内容履行情况的监督，确保变更内容得到有效落实。同时，应定期对变更效果进行评估，总结经验教训，改进工作。

法务部门应建立合同变更评估报告制度，每年至少对合同变更情况进行一次全面评估，分析变更原因、变更效果、存在问题及改进措施，并形成评估报告，报送企业法定代表人及协议合同管理委员会。

通过评估，不断完善合同变更管理流程，提高变更管理水平，降低变更风险，确保合同变更符合企业利益及发展方向。

五、协议合同终止与解除管理

5.1终止与解除条件

协议合同的终止是指合同因履行完毕、期限届满或其他法定事由出现而自然结束。合同终止后，合同双方的权利义务随之消灭。协议合同的解除是指合同有效成立后，因合同双方协商一致或出现法定解除条件，导致合同提前终止。

合同终止通常由合同本身的条款规定，如合同期限届满、合同标的实现等。合同双方应在合同中明确约定合同终止的条件、程序及后果，确保合同终止的有序进行。

合同解除的条件包括：双方协商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同目的无法实现；在履行期限届满前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。

合同双方应在合同中明确约定合同解除的条件、程序及后果，并约定解除权的行使期限。如未约定或约定不明，根据法律规定行使解除权应通知对方，并给予对方合理的准备时间。

5.2解除程序

协议合同的解除应遵循法定程序，确保解除的合法性及有效性。解除程序一般包括提出解除申请、审核解除条件、协商解除事宜、签订解除协议等步骤。

一方当事人如需解除合同，应向对方提出书面解除申请，说明解除原因、依据及请求等内容。对方收到解除申请后，应在约定的期限内进行审核，并作出是否同意解除的决定。

如对方同意解除，双方应就解除事宜进行协商，包括解除生效时间、财产返还或作价、违约责任承担等。协商达成一致后，双方应签订书面《协议合同解除协议》，明确约定解除条件、解除程序、解除后果等事项。

如对方不同意解除，提出解除的一方当事人可依法向人民法院提起诉讼，请求解除合同。人民法院应根据合同约定及法律规定，审查解除条件的成就情况，并作出是否准许解除的判决。

5.3终止程序

协议合同的终止一般由合同本身的规定或约定进行。合同期限届满，合同自动终止。合同标的实现，合同目的达到，合同也随之终止。

合同终止前，合同双方应做好善后工作，如财产返还、债务清偿、资料归档等。业务部门应整理合同履行记录，财务部门应核对款项支付情况，法务部门应审核终止事宜，确保合同终止后的各项工作顺利进行。

合同终止后，合同双方应将合同原件及有关资料归档保存。业务部门应将合同履行情况报告存档，财务部门应将财务凭证存档，法务部门应将合同文本、审核记录、履行记录等资料存档。

5.4解除与终止的法律后果

协议合同的解除或终止，会产生相应的法律后果。合同解除或终止后，尚未履行的，终止。已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以请求恢复原状或者采取其他补救措施，并有权请求赔偿损失。

合同解除或终止后，合同双方应按照约定或法律规定，处理财产返还或作价事宜。如一方当事人违反约定，另一方当事人有权要求其承担违约责任。

合同解除或终止后，合同双方应妥善处理合同争议，如协商不成，可依法向人民法院提起诉讼或申请仲裁。

法务部门应加强对合同解除或终止的法律后果的监督，确保合同解除或终止后的各项工作符合法律规定，维护企业合法权益。

5.5解除与终止的档案管理

协议合同的解除或终止，应建立相应的档案管理制度，确保档案资料完整、准确、安全。

业务部门应将合同解除或终止协议、解除或终止申请书、审核记录、履行记录等资料整理归档。财务部门应将相关财务凭证整理归档。法务部门应将合同文本、审核记录、解除或终止协议等资料整理归档。

档案管理部门应定期对解除或终止档案进行盘点，确保档案资料完整无损。同时，应采取必要的安全措施，防止档案丢失、损坏或泄密。

解除或终止档案应作为企业协议合同管理的重要资料，供后续查阅及参考。如遇法律诉讼或仲裁，解除或终止档案可作为重要证据，维护企业合法权益。

5.6解除与终止的风险防范

协议合同的解除或终止，可能存在一定的法律风险。为防范风险，合同双方应在合同中明确约定解除或终止的条件、程序及后果，并严格按照约定履行义务。

业务部门应加强对合同解除或终止的风险识别，及时发现问题，并采取有效措施防范风险。法务部门应提供法律支持，协助业务部门处理合同解除或终止中的法律问题。

财务部门应加强对合同解除或终止的财务监督，确保财产返还或作价合理，防止企业造成经济损失。

风险管理部应定期对合同解除或终止的风险进行评估，并提出风险防范措施。各部门应积极配合，共同防范合同解除或终止的风险，确保企业合法权益不受侵害。

六、协议合同档案管理与保密制度

6.1档案管理职责

企业协议合同档案管理实行统一归口、分级负责的原则。法务部门作为协议合同档案管理的归口部门，负责制定档案管理制度、组织档案整理归档、指导各部门档案管理工作，并对档案管理情况进行监督检查。业务部门作为协议合同档案的产生部门，负责收集、整理、移交协议合同档案，并配合法务部门做好档案管理工作。档案管理部门负责提供档案保管场所及设备，确保档案安全。

法务部门应指定专人负责协议合同档案管理工作，并定期对档案管理人员进行培训，提高其业务能力和责任意识。业务部门应指定专人负责协议合同档案的收集、整理、移交工作，并确保档案资料完整、准确、安全。

6.2档案收集与整理

协议合同档案包括合同文本、审核记录、履行记录、变更协议、解除协议、终止协议、相关附件等。业务部门应在协议合同签订、履行、变更、解除或终止后，及时收集相关资料，并按照档案管理制度的要求进行整理。

档案整理应遵循分类、排序、编号、装订的原则。法务部门应制定档案分类方案及排序规则，明确不同类型合同档案的保管期限及保管要求。业务部门应根据分类方案及排序规则，对收集到的档案资料进行分类、排序、编号、装订，并填写《协议合同档案目录》，详细记录档案名称、编号、日期、页数等信息。

档案装订应使用符合档案管理要求的装订材料，确保档案牢固、整洁、美观。档案装订完成后，应进行复核，确保档案资料完整、准确，无遗漏、无错误。

6.3档案归档与保管

业务部门完成档案整理后，应将档案移交法务部门或档案管理部门。法务部门或档案管理部门应进行验收，检查档案资料是否完整、准确，是否符合档案管理制度的要求。验收合格的，应填写《协