机关单位文件公文写作规范指导

机关单位文件公文写作规范指导机关单位公文是党政机关、企事业单位在履行职能、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、公布法规和规章、指导、布置和商洽工作、请示和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要工具。公文写作的质量直接关系到机关单位的工作效率、决策水平和对外形象。为进一步规范公文写作，提高公文处理质量和效率，特制定本指导意见。一、公文写作的基本原则公文写作应遵循以下基本原则，这些原则是确保公文质量和效用的根本保证。（一）准确规范原则准确规范是公文写作的生命线。这要求在公文起草过程中，必须准确理解和体现党和国家的方针政策，严格遵循法定权限和程序。内容上，要确保事实准确、数据可靠、观点正确，符合客观实际；表述上，要概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑，避免歧义。文种选择要精准，必须根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定，不可乱用或混用文种。（二）实事求是原则公文的生命力在于真实。撰写公文必须从实际出发，尊重客观事实，如实反映情况，不夸大、不缩小，不虚构、不歪曲。提出的政策措施和工作要求要切合实际，具有可行性和可操作性。对于情况不明、依据不足的内容，应进行深入调查研究，确保公文内容的真实性和科学性。（三）精简高效原则公文写作应提倡简洁明了、直奔主题的文风，反对形式主义和文牍主义。在内容上，要突出重点，抓住关键，避免穿靴戴帽、空话套话；在篇幅上，要力求简短精炼，能用短文说明问题的，绝不拉长篇幅。要注重行文效率，确保公文能够快速、有效地传递信息，发挥其应有的作用。（四）庄重得体原则公文代表着机关单位的形象和权威，其语言风格必须庄重、严肃、规范、得体。要使用规范的书面语，避免使用口语、方言、网络流行语以及不恰当的比喻、夸张等修辞手法。行文语气要根据文种的特点和行文关系恰当把握，做到谦逊有礼、不卑不亢。二、公文的构成要素与规范一份完整规范的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成（部分普发性公文可省略版记）。各部分都有其特定的构成要素和格式要求。（一）标题标题是公文的“眼睛”，应当准确概括公文的主要内容并标明公文种类。标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，称为“三要素”标题。例如：“XX省人民政府关于加强安全生产工作的通知”。拟制标题时，要力求简洁明了，避免冗长繁琐，避免使用不规范的简称或含糊不清的词语。事由应准确揭示公文的核心内容，文种使用必须恰当。（二）主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关。主送机关的排列应按照党、政、军、群的顺序，以及级别高低、隶属关系等合理排列。（三）正文正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容。正文的结构一般包括开头、主体和结尾三个部分。开头部分通常简明扼要地说明发文的背景、依据、目的或原因。主体部分是公文的核心内容，应围绕发文主旨，层次分明、条理清晰地阐述具体事项、政策规定、工作要求、意见建议等。结尾部分则根据文种特点和行文需要，可提出希望和要求、发出号召、请求批复、表示感谢或说明有关事项等。（四）附件说明、附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（五）发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期是公文的生效日期，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。（六）版记版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。印发机关和印发日期位于版记的最后一行，印发机关通常为发文机关的办公厅（室）或文秘部门。三、公文正文写作的核心要求（一）语言运用规范公文语言应当准确、简明、平实、庄重。准确，要求用词恰当，避免歧义，符合语法规范。涉及政策、法规、人名、地名、数字、时间等，必须准确无误。简明，要求文字精炼，开门见山，避免空话、套话、废话，用最简洁的语言表达最丰富的内容。平实，要求语言朴素无华，通俗易懂，不追求华丽辞藻和文学性描写。庄重，要求语气严肃、得体，体现机关单位的权威性和严肃性。（二）逻辑结构清晰公文的逻辑结构是指公文内容的组织安排方式。一篇好的公文，其逻辑结构必须清晰严密，层次分明。常见的逻辑结构有总分式、递进式、并列式等。在写作时，要围绕中心论点，合理安排段落层次，做到观点明确，论据充分，论证有力，过渡自然。（三）内容表述精准公文中的政策阐述、工作部署、措施要求等内容，必须具体明确，具有可操作性。避免使用“大概”、“可能”、“也许”等模糊词语，以及“进一步加强”、“认真抓好落实”等缺乏实质内容的口号式表述。对于需要量化的指标，应尽可能明确具体。四、常见文种写作要点提示机关单位常用的公文文种包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。以下简要介绍几种常用文种的写作要点：（一）通知通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的文种。通知的特点是使用范围广、时效性强、事项明确。写作时，要明确通知的事由和具体要求，内容力求简明扼要，让受文单位清楚做什么、怎么做、何时做。（二）报告报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的文种。报告具有陈述性和汇报性的特点。写作时，要如实反映情况，不夸大、不缩小，重点突出，条理清晰。报告中不得夹带请示事项。（三）请示请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关。写作时，要写明请示的理由、事项和明确的请求，理由要充分，事项要具体，请求要明确。（四）函函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的文种。函的特点是灵活简便、使用广泛。写作时，要注意行文语气的得体，商洽事项要明确，询问问题要具体，答复要清晰。五、公文的审核把关与修改公文在发出前必须经过严格的审核把关。审核的重点包括：是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。修改是提高公文质量的重要环节。要舍得下功夫修改，反复推敲，字斟句酌。修改时要从内容、结构、语言、格式等多个方面入手，确保公文的准确性、规范性和严肃性。六、结语公文写作是机关单位工作人员必备的基本技能，也