仓储公司设备设施采购管理制度

仓储公司设备设施采购管理制度一、总则为了规范仓储公司设备设施采购管理，确保所采购的设备设施符合公司业务需求，保证采购质量，控制采购成本，提高采购效率，特制定本制度。本制度适用于仓储公司内所有设备设施的采购活动，包括但不限于货架、叉车、搬运设备、仓储管理系统软件等各类直接或间接用于仓储运营的设备和设施。二、采购管理职责分工1.采购部门负责收集各部门的设备设施采购需求，进行汇总和分析。寻找合适的供应商，对供应商进行初步筛选和评估。组织采购招标、谈判等活动，签订采购合同。跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。负责采购设备设施的验收工作组织和初步质量检验。建立和维护供应商档案以及采购信息库。2.使用部门提出设备设施的采购需求，并详细说明使用要求、性能指标、数量等信息。参与采购选型的评估和决策，提供专业的技术意见。协助采购部门进行采购设备设施的验收工作，对设备设施的实际使用效果进行评估反馈。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。参与采购合同的审核，重点关注合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容。按照合同约定进行采购款项的支付，并做好财务记录。对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务支持。4.质量控制部门制定设备设施的质量验收标准和检验流程。对采购的设备设施进行严格的质量检验，确保其符合相关标准和使用要求。对采购过程中的质量问题进行调查和处理，提出整改建议。三、采购需求管理1.需求提出使用部门根据业务发展需要、设备设施的实际使用状况等，以书面形式提出采购需求申请。申请内容应包括设备设施的名称、型号、规格、数量、主要技术参数、预计使用时间、预算金额等详细信息。涉及到软件系统等项目性采购，还需提供项目需求说明书、功能模块列表等相关资料。对于紧急采购需求，使用部门应在第一时间口头向分管领导汇报，经同意后立即补填采购需求申请表，并说明紧急采购的原因。2.需求审核采购需求申请提交后，先由采购部门进行初步审核。采购部门主要审核需求的合理性、必要性以及是否符合公司的整体业务规划。对于明显不合理或重复的需求，采购部门应与使用部门进行沟通，提出修改意见。初步审核通过后，采购需求申请提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司的财务状况和预算安排，审核采购需求的资金预算是否合理可行。对于超预算的需求，需经相关领导审批同意后才能继续进行。最后，采购需求申请提交给公司分管领导进行最终审批。分管领导综合考虑公司的资源状况、发展战略等因素，做出是否批准采购的决策。四、供应商管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如行业展会、网络搜索、供应商推荐、行业协会等。建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行整理和分类。筛选供应商时，应重点考虑供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等因素。要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品认证证书等相关资质文件。对于重要设备设施的供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的生产环境、生产工艺、质量控制体系等实际情况。2.供应商评估采购部门建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、售后服务等方面的指标。定期对供应商进行评估，评估周期一般为半年或一年。根据评估指标体系，对供应商进行量化评分。评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，应及时终止合作。采购部门应及时收集使用部门、质量控制部门等对供应商的反馈意见，作为供应商评估的重要参考依据。3.供应商选择根据采购需求和供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商进行合作。对于一般设备设施的采购，可选择至少三家以上的供应商进行比较和竞争。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择的供应商能够提供优质的产品和服务。对于涉及到重大金额的采购项目，应进行公开招标或邀请招标。五、采购方式确定1.招标采购对于采购金额较大、技术要求较高、涉及范围较广的设备设施采购项目，应采用招标采购方式。招标采购分为公开招标和邀请招标。公开招标是指采购部门通过报纸、网络等媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标是指采购部门向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。招标采购应按照规定的程序进行，包括编制招标文件、发布招标公告或投标邀请书、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。评标过程应严格保密，遵循公平、公正、科学的原则。2.询价采购对于采购金额较小、规格型号较为统一、市场供应充足的设备设施采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向至少三家以上的供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商进行采购。3.单一来源采购符合下列情形之一的设备设施采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应向公司领导提交书面申请，说明采用单一来源采购的理由和依据，并经公司领导批准后实施。六、采购合同管理1.合同起草确定供应商后，采购部门负责起草采购合同。合同内容应包括双方当事人的名称、地址、联系方式；设备设施的名称、型号、规格、数量、价格、质量标准；交货时间、地点、方式；付款方式、付款期限；验收标准和方法；售后服务条款；违约责任等条款。对于复杂的采购项目，采购部门应组织法律专业人员对合同进行审核，确保合同条款合法、合规，明确双方的权利和义务。2.合同审核采购合同起草完成后，先由采购部门进行内部审核，审核合同条款是否与采购需求、招标或询价文件一致，是否存在遗漏或不合理之处。采购合同提交至财务部门进行审核，财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、付款期限等财务相关内容，确保合同的财务风险可控。最后，采购合同提交给公司领导进行审批。公司领导对合同的整体内容进行审查，做出是否批准签订合同的决策。3.合同签订采购合同经公司领导审批通过后，由采购部门代表公司与供应商签订合同。合同签订应采用书面形式，双方当事人应在合同上签字盖章，并留存合同原件至少两份。采购部门应及时将签订的合同副本分发至使用部门、财务部门、质量控制部门等相关部门，以便各部门及时了解合同内容，做好相关工作。4.合同执行与变更采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付设备设施。在合同执行过程中，如因特殊情况需要对合同条款进行变更的，应经双方当事人协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批。七、采购订单管理1.订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同内容及时下达采购订单。采购订单应明确设备设施的名称、型号、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息，并加盖公司公章或采购专用章。采购订单应及时发送给供应商，确保供应商能够及时了解采购需求和要求。同时，采购部门应将采购订单副本存档，以备查询和追溯。2.订单跟踪采购部门应建立采购订单跟踪机制，定期与供应商沟通，了解订单的生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，应及时与供应商协商解决，并向公司领导汇报。采购部门应要求供应商提供订单执行情况的书面报告，包括生产进度、质量检验情况、发货时间等信息。对供应商的报告进行审核和分析，确保订单的顺利执行。3.订单变更与取消在订单执行过程中，如因公司业务变化、需求调整等原因需要对采购订单进行变更或取消的，采购部门应及时与供应商沟通协商。对于变更订单的情况，应签订书面的变更协议，并明确变更后的订单内容、交货时间、价格等信息。对于取消订单的情况，应按照合同约定承担相应的违约责任。八、采购验收管理1.验收准备设备设施到货前，采购部门应提前通知使用部门、质量控制部门等相关部门做好验收准备工作。使用部门应安排专人负责接收和协助验收工作，质量控制部门应准备好验收所需的工具和标准文件。采购部门应要求供应商提供设备设施的质量检验报告、使用说明书、合格证等相关资料。2.初步验收设备设施到货后，采购部门、使用部门和质量控制部门共同进行初步验收。初步验收主要检查设备设施的数量、规格型号、外观等是否与合同和采购订单一致。对于包装有破损、外观有明显缺陷的设备设施，应做好记录，并及时与供应商协商处理。初步验收合格后，各方应在验收单上签字确认。3.质量验收初步验收合格后，质量控制部门按照质量验收标准和检验流程对设备设施进行质量检验。质量检验包括性能测试、功能验证、安全检查等方面。对于软件系统等采购项目，还需进行功能测试、兼容性测试、数据迁移测试等专项测试。质量检验过程中，如发现设备设施存在质量问题，应及时通知供应商限期整改。4.最终验收质量检验合格后，使用部门对设备设施进行试用。试用期限根据设备设施的性质和使用要求确定，一般为一周至一个月不等。试用期满后，使用部门对设备设施的使用效果进行评估。如设备设施满足使用要求，各方在最终验收报告上签字确认，标志着采购验收工作结束。九、采购付款管理1.付款申请设备设施验收合格后，采购部门根据合同约定的付款方式和付款期限，填写付款申请表。付款申请表应包括供应商名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附验收报告、发票等相关凭证。付款申请表提交至财务部门进行审核。2.付款审核财务部门收到付款申请表后，对申请内容和相关凭证进行审核。审核内容包括合同条款的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。对于符合付款条件的申请，财务部门应在规定的时间内办理付款手续。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时与采购部门沟通，说明原因并要求补充或完善相关资料。3.付款执行财务部门按照审核通过的付款申请表进行付款操作。付款方式应根据合同约定和公司财务制度执行，一般包括银行转账、支票等方式。财务部门在付款后，应及时做好财务记录，并将付款凭证复印件反馈给采购部门。十、采购档案管理1.档案收集采购部门负责收集采购过程中的各类文件和资料，包括采购需求申请表、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证等。对于电子文件和资料，应进行分类存储和备份，确保数据的安全性和完整性。2.档案整理与归档采购部门应定期对收集到的采购档案进行整理和归档。按照采购项目进行分类，建立档案目录和索引，便于查询和管理。档案保存期限应根据公司的档案管理制度和相关法律法规的要求确定，一般为采购项目结束后的三至五年。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写档案查阅（借阅）申请表，经采购部门负责人批准后办理相关手续。查阅或借阅人员应妥善保管档案，不得损坏、丢失或泄露档案内容。借阅档案应在规定的时间内归还。十一、监督与考核1.监督机制公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、