合同模板管理制度

合同模板管理制度一、合同模板管理制度

1.1总则

合同模板管理制度旨在规范合同模板的创建、使用、管理及更新，确保合同模板的合法性、合规性、一致性和高效性。通过建立统一的合同模板管理体系，提高合同起草效率，降低合同风险，维护企业合法权益。本制度适用于企业内部所有涉及合同模板的部门和个人。

1.2管理范围

本制度涵盖企业内部所有合同模板的管理，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、劳动合同、保密协议等。所有部门和个人在起草、审核、使用合同模板时，均需遵守本制度规定。

1.3管理职责

1.3.1法务部门

法务部门负责合同模板的总体设计和审核，确保模板符合法律法规要求，并定期组织对模板的合规性进行评估。法务部门还需对合同模板的使用情况进行监督，及时发现并纠正问题。

1.3.2业务部门

业务部门负责根据实际业务需求提出合同模板的创建和更新申请，并提供相关业务背景资料。业务部门需确保合同模板在实际使用中能够满足业务需求，并及时反馈模板使用中的问题和建议。

1.3.3财务部门

财务部门负责审核合同模板中的财务条款，确保模板符合财务政策和规定。财务部门还需对合同模板的使用情况进行统计分析，为模板的优化提供数据支持。

1.3.4信息管理部门

信息管理部门负责合同模板的存储、备份和安全管理，确保模板数据的安全性和完整性。信息管理部门还需提供技术支持，协助法务部门、业务部门等部门进行合同模板的管理和维护。

1.4合同模板的分类

1.4.1销售合同模板

销售合同模板适用于企业销售产品或服务时的合同需求，包括但不限于销售条款、交付方式、付款方式、违约责任等内容。

1.4.2采购合同模板

采购合同模板适用于企业采购产品或服务时的合同需求，包括但不限于采购条款、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等内容。

1.4.3服务合同模板

服务合同模板适用于企业提供服务时的合同需求，包括但不限于服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、违约责任等内容。

1.4.4劳动合同模板

劳动合同模板适用于企业与员工签订的劳动合同，包括但不限于工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、劳动合同期限、解除条件等内容。

1.4.5保密协议模板

保密协议模板适用于企业与员工、合作伙伴等签订的保密协议，包括但不限于保密内容、保密期限、违约责任等内容。

1.5合同模板的创建

1.5.1创建申请

业务部门根据实际业务需求，填写合同模板创建申请表，详细说明模板的使用场景、主要内容和管理部门。申请表需经部门负责人签字确认后，提交至法务部门。

1.5.2审核流程

法务部门收到创建申请后，进行初步审核，确保模板的创建符合法律法规要求。审核通过后，法务部门组织相关部门进行模板的讨论和修订，确保模板的实用性和合规性。

1.5.3最终审批

模板修订完成后，法务部门提交至公司管理层进行最终审批。审批通过后，模板正式发布，并通知相关部门和使用人员。

1.6合同模板的审核

1.6.1审核内容

合同模板的审核内容包括模板的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性。审核时需重点关注模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容，确保模板符合相关法律法规和企业内部规定。

1.6.2审核流程

合同模板的审核流程包括初审、复审和终审三个阶段。初审由法务部门进行，复审由业务部门、财务部门等相关部门进行，终审由公司管理层进行。

1.6.3审核结果处理

审核过程中发现的问题，需及时反馈给模板创建部门进行修改。修改完成后，重新提交审核。审核不通过的模板，需重新创建或调整模板内容，直至审核通过。

1.7合同模板的使用

1.7.1使用规范

所有部门和个人在使用合同模板时，需严格按照模板内容填写相关信息，确保合同内容的完整性和准确性。使用过程中需注意模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容，确保合同符合法律法规和企业内部规定。

1.7.2使用流程

使用合同模板时，需按照以下流程进行：填写合同信息、审核合同内容、签署合同、归档合同。填写合同信息时，需确保信息的真实性和完整性；审核合同内容时，需重点关注模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容；签署合同时，需确保签署人的授权和签字的真实性；归档合同时，需确保合同档案的完整性和安全性。

1.7.3使用监督

法务部门、业务部门、财务部门等部门需对合同模板的使用情况进行监督，及时发现并纠正使用过程中出现的问题。监督内容包括合同内容的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性，以及合同使用流程的规范性。

1.8合同模板的更新

1.8.1更新条件

合同模板的更新条件包括但不限于以下情况：法律法规发生变化、企业内部政策调整、业务需求变化、模板使用过程中发现的问题等。满足更新条件时，需及时对合同模板进行更新。

1.8.2更新流程

合同模板的更新流程包括更新申请、审核流程和最终审批三个阶段。更新申请由业务部门提出，审核流程包括初审、复审和终审三个阶段，最终审批由公司管理层进行。

1.8.3更新通知

合同模板更新完成后，需及时通知相关部门和使用人员，确保模板的更新内容得到有效传达和应用。通知方式包括但不限于邮件、公告、培训等。

1.9合同模板的存档

1.9.1存档要求

合同模板存档需确保模板数据的完整性和安全性，存档内容包括合同模板的电子版和纸质版。电子版存档需进行备份和加密处理，纸质版存档需进行分类和编号管理。

1.9.2存档流程

合同模板存档流程包括存档申请、审核流程和最终审批三个阶段。存档申请由信息管理部门提出，审核流程包括初审、复审和终审三个阶段，最终审批由公司管理层进行。

1.9.3存档管理

合同模板存档后，需进行定期检查和维护，确保存档数据的完整性和安全性。检查内容包括模板数据的完整性、安全性、可访问性等，维护内容包括数据备份、系统更新、权限管理等。

1.10附则

1.10.1本制度由法务部门负责解释和修订。

1.10.2本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

1.10.3本制度未尽事宜，由公司管理层研究决定。

二、合同模板的创建与设计规范

2.1创建原则

合同模板的创建需遵循合法性、合规性、一致性、实用性和安全性的原则。合法性要求模板内容符合国家法律法规及地方性法规政策；合规性要求模板内容符合企业内部规章制度和业务流程；一致性要求模板格式、术语、结构等保持统一，便于使用和管理；实用性要求模板内容能够满足实际业务需求，便于填写和使用；安全性要求模板数据存储和使用过程中确保信息安全，防止泄露和篡改。

2.2设计流程

2.2.1需求分析

合同模板的创建始于需求分析。业务部门根据实际业务场景，明确合同模板的使用目的、适用范围、主要内容和管理部门。需求分析时需充分考虑合同模板的使用频率、使用人员、使用目的等因素，确保模板能够满足实际业务需求。

2.2.2模板草案

需求分析完成后，业务部门根据需求编写合同模板草案。草案内容包括合同的基本要素、条款内容、格式结构等。编写时需注意条款的完整性、逻辑性和实用性，确保模板能够覆盖实际业务场景中的各种情况。

2.2.3专家评审

模板草案完成后，法务部门组织相关法律专家对模板进行评审。评审内容包括模板的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性。专家评审时需重点关注模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容，确保模板符合相关法律法规和企业内部规定。

2.2.4反馈修改

专家评审完成后，法务部门将评审意见反馈给业务部门。业务部门根据评审意见对模板进行修改和完善。修改过程中需与法务部门保持沟通，确保模板内容符合法律法规要求。

2.2.5最终审核

模板修改完成后，法务部门进行最终审核。审核内容包括模板的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性。审核时需重点关注模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容，确保模板符合相关法律法规和企业内部规定。

2.2.6发布应用

审核通过后，模板正式发布，并通知相关部门和使用人员。业务部门根据实际业务需求，将模板应用于合同起草和管理工作。

2.3设计要素

2.3.1合同标题

合同标题需明确合同性质和双方当事人。标题格式一般为“合同名称+签订日期+双方当事人”。例如，“销售合同2023年10月26日甲方乙方”。

2.3.2合同编号

合同编号需唯一且连续，便于管理和查询。编号格式一般为“年份+部门代码+序号”。例如，“2023FA001”。

2.3.3签约双方

签约双方需明确列出甲乙双方的名称、地址、联系方式等信息。信息需真实准确，便于联系和沟通。

2.3.4合同标的

合同标的需明确合同的主要内容，包括产品或服务的名称、规格、数量、质量标准等。标的需具体明确，便于双方理解和执行。

2.3.5权利义务

权利义务需明确甲乙双方的权利和义务，包括但不限于交付方式、验收标准、付款方式、违约责任等。权利义务需公平合理，便于双方履行。

2.3.6合同期限

合同期限需明确合同的生效日期、履行期限和终止日期。期限需具体明确，便于双方掌握合同执行时间。

2.3.7争议解决

争议解决需明确合同争议的解决方式，包括协商、调解、仲裁或诉讼等。解决方式需合法有效，便于双方处理合同争议。

2.3.8补充条款

补充条款需明确合同的其他事项，包括但不限于保密条款、不可抗力条款、合同解除条款等。条款需具体明确，便于双方理解和执行。

2.3.9签署盖章

签署盖章需明确甲乙双方的签字和盖章。签字需真实有效，盖章需符合规定，确保合同的法律效力。

2.4设计工具

合同模板的设计可使用Word、Excel、PDF等办公软件进行。设计时需注意格式规范、排版美观、内容完整，确保模板的实用性和美观性。

2.5设计标准

2.5.1格式标准

合同模板的格式需符合国家法律法规和企业内部规定。格式包括标题、编号、签约双方、合同标的、权利义务、合同期限、争议解决、补充条款、签署盖章等。格式需统一规范，便于使用和管理。

2.5.2术语标准

合同模板的术语需符合国家法律法规和企业内部规定。术语包括法律术语、财务术语、业务术语等。术语需准确无误，便于双方理解和执行。

2.5.3内容标准

合同模板的内容需符合国家法律法规和企业内部规定。内容包括合同的基本要素、条款内容、格式结构等。内容需完整、具体、明确，便于填写和使用。

2.6设计评审

2.6.1评审内容

合同模板的评审内容包括模板的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性。评审时需重点关注模板中的法律条款、财务条款、业务条款等内容，确保模板符合相关法律法规和企业内部规定。

2.6.2评审流程

合同模板的评审流程包括初审、复审和终审三个阶段。初审由法务部门进行，复审由业务部门、财务部门等相关部门进行，终审由公司管理层进行。

2.6.3评审意见

评审过程中发现的问题，需及时反馈给模板设计部门进行修改。修改完成后，重新提交评审。评审不通过的模板，需重新设计或调整模板内容，直至评审通过。

2.7设计培训

2.7.1培训对象

合同模板的设计培训对象为所有涉及合同模板创建和使用的人员，包括法务部门、业务部门、财务部门等部门的人员。

2.7.2培训内容

合同模板的设计培训内容包括模板的创建原则、设计流程、设计要素、设计标准、设计评审等。培训时需重点讲解模板的合法性、合规性、一致性、实用性和安全性，确保模板能够满足实际业务需求。

2.7.3培训方式

合同模板的设计培训可采用集中培训、在线培训、现场培训等方式进行。培训时需结合实际案例进行讲解，确保培训内容的实用性和有效性。

2.7.4培训考核

合同模板的设计培训结束后，需进行考核，确保培训效果。考核方式包括笔试、面试、实际操作等。考核合格后，方可进行合同模板的创建和使用。

三、合同模板的审核与批准程序

3.1审核职责分工

合同模板的审核工作由法务部门牵头负责，其他相关部门如业务部门、财务部门、技术部门等根据模板内容涉及的具体领域参与审核。法务部门负责模板的整体法律合规性、风险控制及标准化建设；业务部门负责确保模板满足实际业务操作需求，内容符合业务场景；财务部门负责审核模板中的财务条款，如付款方式、价格条款等是否符合公司财务政策；技术部门在涉及技术合作或服务的合同模板中，负责审核技术标准、交付标准等内容是否符合技术要求。

3.2审核标准与要求

3.2.1合规性审核

法务部门在审核模板时，首先检查模板内容是否符合国家及地方的现行法律法规要求，特别是涉及合同履行的关键条款，如违约责任、争议解决方式等是否符合法律规定。同时，需确保模板符合公司内部的规章制度，如授权规定、审批流程等。

3.2.2完整性与准确性审核

各参与审核部门需检查模板内容的完整性，确保所有必要条款都已包含，如合同主体资格、标的物描述、数量质量、履行期限、验收标准、保密条款等。同时，审核模板中的条款表述是否清晰、准确，避免歧义，确保条款内容能够准确反映双方的真实意图。

3.2.3实用性与可操作性审核

业务部门在审核模板时，需评估模板在实际使用中的便捷性和高效性，检查模板结构是否合理，填写项是否明确，是否便于快速准确地完成合同起草工作。同时，需考虑模板的可扩展性，以适应未来可能出现的业务变化或新的合作模式。

3.2.4风险评估

法务部门需对模板进行风险点评估，识别合同履行过程中可能存在的风险点，并在模板中通过相应条款进行风险防范。例如，对于长期合作合同，需关注合同续签、终止条件等条款的设计；对于涉及重大资金投入的合同，需重点关注付款条件、履约担保等条款。

3.3审核流程

3.3.1提交审核

合同模板设计完成后，模板创建部门需填写《合同模板审核申请表》，详细说明模板的用途、适用范围、主要内容等，并附上模板草案，提交至法务部门启动审核流程。

3.3.2初步审核

法务部门收到审核申请后，指定专人进行初步审核，主要检查模板的合规性、完整性及是否符合公司内部管理制度。初步审核通过后，由法务部门组织召开跨部门审核会议，邀请业务部门、财务部门等相关人员参与。

3.3.3跨部门审核

跨部门审核会议上，各参与部门对模板草案进行讨论，提出修改意见。模板创建部门根据讨论意见对模板进行修订，修订完成后再次提交审核。

3.3.4最终审核

经跨部门审核会议多次讨论和模板修订后，法务部门汇总所有审核意见，形成《合同模板审核意见汇总表》，提交至公司管理层进行最终审核。管理层根据审核意见，决定模板是否通过审核及是否需要进一步修改。

3.3.5审核结果反馈

管理层审核完成后，法务部门将审核结果反馈给模板创建部门。审核通过的模板，由法务部门进行编号、归档，并通知相关部门进行应用；审核未通过的模板，需根据审核意见进行修改，并重新提交审核。

3.4审批权限

合同模板的审批权限根据模板的重要程度和涉及金额进行分级管理。一般模板由法务部门负责人审批；重要模板或涉及重大金额的模板，需由公司分管法律事务的副总裁审批；特别重要的模板，需由公司总经理或董事长审批。审批权限的设定旨在确保模板审核工作的权威性和规范性，防止因权限不清导致审核工作混乱。

3.5审核记录管理

合同模板的审核过程需详细记录，包括审核时间、审核人员、审核意见、修改情况等。审核记录由法务部门负责整理、归档，确保审核过程的可追溯性。审核记录不仅是模板管理的重要依据，也是公司合规管理的重要资料，需妥善保管，以备查阅。

四、合同模板的推广应用与使用管理

4.1推广应用流程

4.1.1发布通知

合同模板审核批准后，法务部门负责制定《合同模板推广应用通知》，明确模板的名称、适用范围、使用部门、使用时间等关键信息。通知需在公司内部系统中发布，并同步发送至相关部门的负责人和经办人，确保相关人员及时了解模板的应用情况。

4.1.2培训指导

为确保合同模板能够被正确、有效地使用，法务部门需组织针对模板使用的培训会。培训内容包括模板的主要条款解读、填写说明、使用技巧等。培训时需结合实际案例进行讲解，帮助使用者更好地理解和掌握模板内容。培训结束后，需进行考核，确保使用者能够熟练运用模板。

4.1.3实际应用

模板推广应用后，相关部门可按照模板内容进行合同起草工作。使用过程中，需注意模板的适用性，根据具体业务场景对模板内容进行适当调整，但不得修改模板中的关键条款。

4.1.4反馈收集

模板使用部门在使用过程中需及时反馈模板使用情况，包括模板的实用性、适用性、存在的问题等。法务部门需定期收集使用部门的反馈意见，作为模板更新和完善的重要依据。

4.2使用管理规范

4.2.1使用权限

合同模板的使用权限由法务部门根据模板的重要程度和使用范围进行设定。一般模板由业务部门直接使用，重要模板或涉及重大金额的模板，需经法务部门审核后方可使用。使用部门需严格按照权限规定使用模板，不得越权使用。

4.2.2使用记录

使用部门在使用合同模板时，需做好使用记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、合同编号等信息。使用记录由使用部门负责整理、归档，确保使用过程的可追溯性。使用记录不仅是模板管理的重要依据，也是公司合规管理的重要资料，需妥善保管，以备查阅。

4.2.3使用监督

法务部门需定期对合同模板的使用情况进行监督，检查使用部门是否按照模板内容填写合同，是否遵守使用权限规定。监督过程中发现的问题，需及时反馈给使用部门进行整改。

4.2.4使用考核

为确保合同模板能够被正确、有效地使用，法务部门需定期对使用部门进行考核。考核内容包括模板的知晓率、使用率、使用效果等。考核结果作为使用部门绩效评价的重要依据，激励使用部门积极、正确地使用合同模板。

4.3模板更新与迭代

4.3.1更新条件

合同模板的更新条件包括但不限于以下情况：法律法规发生变化、企业内部政策调整、业务需求变化、模板使用过程中发现的问题等。满足更新条件时，需及时对合同模板进行更新。

4.3.2更新流程

合同模板的更新流程包括更新申请、审核流程和最终审批三个阶段。更新申请由业务部门提出，审核流程包括初审、复审和终审三个阶段，最终审批由公司管理层进行。

4.3.3更新通知

合同模板更新完成后，需及时通知相关部门和使用人员，确保模板的更新内容得到有效传达和应用。通知方式包括但不限于邮件、公告、培训等。

4.3.4更新记录

合同模板的更新过程需详细记录，包括更新时间、更新内容、更新原因、审核人员、审批人员等信息。更新记录由法务部门负责整理、归档，确保更新过程的可追溯性。更新记录不仅是模板管理的重要依据，也是公司合规管理的重要资料，需妥善保管，以备查阅。

4.4模板归档与管理

4.4.1归档要求

合同模板归档需确保模板数据的完整性和安全性，归档内容包括合同模板的电子版和纸质版。电子版存档需进行备份和加密处理，纸质版存档需进行分类和编号管理。

4.4.2归档流程

合同模板归档流程包括归档申请、审核流程和最终审批三个阶段。归档申请由信息管理部门提出，审核流程包括初审、复审和终审三个阶段，最终审批由公司管理层进行。

4.4.3归档管理

合同模板归档后，需进行定期检查和维护，确保存档数据的完整性和安全性。检查内容包括模板数据的完整性、安全性、可访问性等，维护内容包括数据备份、系统更新、权限管理等。

五、合同模板的监督与评估机制

5.1监督职责

合同模板的监督工作由法务部门牵头负责，设立专门的合同模板管理岗位，负责日常监督工作。该岗位需定期检查模板的使用情况、更新情况及归档情况，确保模板管理制度的各项要求得到有效执行。同时，监督岗位需与其他相关部门保持密切沟通，及时了解模板使用中存在的问题，并协调解决。业务部门、财务部门、技术部门等其他相关部门也需积极配合法务部门的监督工作，共同维护合同模板管理制度的有效性。

5.2监督内容

5.2.1模板使用情况监督

监督岗位需定期检查合同模板的使用情况，包括模板的使用频率、使用范围、使用效果等。通过检查，了解模板在实际业务中的适用性，发现模板使用中存在的问题，并及时反馈给相关部门进行改进。同时，需关注模板使用过程中是否存在违规操作，如未经授权使用模板、修改模板关键条款等，确保模板使用的合规性。

5.2.2模板更新情况监督

监督岗位需定期检查合同模板的更新情况，包括更新原因、更新内容、更新流程等。通过检查，确保模板更新工作的及时性和有效性，防止因模板内容滞后于法律法规或业务需求变化而引发合同风险。同时，需关注模板更新过程中是否存在流程不规范、审核不严格等问题，确保模板更新工作的规范性。

5.2.3模板归档情况监督

监督岗位需定期检查合同模板的归档情况，包括归档范围、归档方式、归档管理等。通过检查，确保模板归档工作的完整性、安全性和可追溯性，防止因归档不完整或管理不善导致模板数据丢失或泄露。同时，需关注模板归档过程中是否存在流程不规范、管理不严格等问题，确保模板归档工作的规范性。

5.3监督方式

5.3.1定期检查

监督岗位需定期对合同模板的使用情况、更新情况及归档情况进行检查。检查时，可通过查阅相关记录、访谈相关人员、抽查合同文件等方式进行。定期检查有助于及时发现模板管理中存在的问题，并采取有效措施进行整改。

5.3.2不定期抽查

除了定期检查外，监督岗位还需进行不定期抽查。抽查时，可随机选择模板使用部门、模板更新流程、模板归档记录等进行检查。不定期抽查有助于防止模板管理工作流于形式，确保各项制度要求得到真正落实。

5.3.3专项检查

当发现模板管理中存在重大问题或发生合同纠纷时，监督岗位需组织专项检查。专项检查时，可针对特定模板、特定部门或特定问题进行深入调查，查找问题根源，并提出改进措施。专项检查有助于彻底解决模板管理中存在的问题，防止类似问题再次发生。

5.4评估机制

5.4.1评估目的

合同模板的评估旨在全面评价模板管理制度的实施效果，发现制度中存在的问题，并提出改进建议。通过评估，不断完善模板管理制度，提高模板管理水平，降低合同风险，维护企业合法权益。

5.4.2评估内容

合同模板的评估内容包括模板的合法性、合规性、一致性、实用性、安全性等。评估时，需重点关注模板的以下方面：模板是否符合国家法律法规及地方性法规政策；模板是否符合公司内部规章制度和业务流程；模板格式、术语、结构是否保持统一；模板内容是否能够满足实际业务需求；模板数据存储和使用过程中是否确保信息安全。

5.4.3评估流程

合同模板的评估流程包括评估准备、评估实施、评估报告三个阶段。评估准备阶段，需确定评估对象、评估方法、评估标准等；评估实施阶段，需按照评估计划进行实地考察、访谈相关人员、查阅相关记录等；评估报告阶段，需撰写评估报告，提出评估结论和改进建议。

5.4.4评估结果应用

评估报告完成后，需提交至公司管理层进行审议。管理层根据评估报告，决定是否需要对模板管理制度进行修订，以及对模板进行更新或优化。评估结果的应用，有助于不断提升模板管理水平，确保模板管理制度的有效性。

六、合同模板的持续改进与优化机制

6.1反馈收集与处理

合同模板的持续改进离不开使用者的反馈。法务部门需建立畅通的反馈渠道，鼓励各部门在使用模板后积极提出意见和建议。反馈渠道可以包括在线表单、邮件、定期会议等。使用者反馈的内容应包括模板的实用性、易用性、发现的错误或不足、以及改进建议等。法务部门需对收集到的反馈进行分类整理，确定反馈的优先级，并指定专人负责跟踪处理。

处理反馈时，法务部门需与反馈人进行沟通，详细了解反馈的具体情况，并根据反馈内容评估是否需要对模板进行修改。对于合理的修改建议，法务部门应纳入模板的更新计划。处理过程中，需保持与使用者的沟通