2025年灾后重建工程档案管理合同

2025年灾后重建工程档案管理合同合同编号：__________

一、合同双方基本信息

1.1甲方（委托方）

1.1.1名称：________________________

1.1.2地址：________________________

1.1.3法定代表人：__________________

1.1.4联系人：____________________

1.1.5联系电话：___________________

1.1.6电子邮箱：___________________

1.2乙方（受托方）

1.2.1名称：________________________

1.2.2地址：________________________

1.2.3法定代表人：__________________

1.2.4联系人：____________________

1.2.5联系电话：___________________

1.2.6电子邮箱：___________________

二、合同背景与目的

2.1合同背景

2.1.1甲方因遭受自然灾害导致部分工程档案损毁或遗失，为恢复和重建档案系统，特委托乙方提供专业的灾后重建工程档案管理服务。

2.1.2乙方凭借专业能力和经验，承诺在合同约定的期限内完成档案的收集、整理、修复、数字化及归档工作，确保档案资料的完整性和可追溯性。

2.2合同目的

2.2.1通过科学的档案管理方法，最大限度减少档案损失，确保灾后重建工程的顺利推进。

2.2.2建立规范的档案管理体系，提高档案管理的效率和安全性，为后续的工程审计、责任认定及法律纠纷提供可靠依据。

2.2.3满足国家及地方关于灾后重建档案管理的法律法规要求，确保档案资料的合法性和合规性。

三、服务范围与内容

3.1档案收集与整理

3.1.1乙方负责对甲方提供的灾后受损档案进行系统性收集，包括但不限于工程图纸、合同文件、验收报告、监理日志、财务凭证等。

3.1.2对收集到的档案进行分类、编号、登记，并制作档案目录清单，确保档案的完整性。

3.2档案修复与保护

3.2.1对损毁的纸质档案进行专业修复，包括但不限于字迹补录、破损修复、装裱加固等，确保档案的物理安全性。

3.2.2对电子档案进行病毒检测、数据备份和修复，确保电子档案的完整性和可用性。

3.3档案数字化

3.3.1对修复后的纸质档案进行高清扫描，生成电子版档案，并建立数字化档案库。

3.3.2对电子档案进行分类、加密存储，并设置访问权限，确保档案的保密性。

3.4档案归档与管理

3.4.1制定档案管理制度，包括档案的借阅、销毁、移交等流程，确保档案的规范管理。

3.4.2建立档案管理台账，记录档案的流向和使用情况，确保档案的可追溯性。

3.4.3提供档案查询服务，根据甲方需求提供纸质或电子档案的查询、复印等服务。

四、服务期限与时间安排

4.1服务期限

4.1.1合同生效后，乙方应在____日内完成档案收集与整理工作。

4.1.2档案修复与保护工作应在____日内完成。

4.1.3档案数字化工作应在____日内完成。

4.1.4档案归档与管理服务应持续____年，自档案数字化工作完成之日起计算。

4.2时间安排

4.2.1第一阶段：档案收集与整理，时间安排为自合同生效之日起____日内完成。

4.2.2第二阶段：档案修复与保护，时间安排为自第一阶段工作完成之日起____日内完成。

4.2.3第三阶段：档案数字化，时间安排为自第二阶段工作完成之日起____日内完成。

4.2.4第四阶段：档案归档与管理，时间安排为自第三阶段工作完成之日起____年。

五、费用与支付方式

5.1费用标准

5.1.1档案收集与整理费用：________________元。

5.1.2档案修复与保护费用：________________元。

5.1.3档案数字化费用：________________元。

5.1.4档案归档与管理费用：________________元/年。

5.1.5合计费用：________________元。

5.2支付方式

5.2.1预付款：合同签订后，甲方应向乙方支付总费用的____%，即________________元，作为项目启动的预付款。

5.2.2进度款：档案修复与保护工作完成并经甲方验收合格后，甲方应向乙方支付总费用的____%，即________________元。

5.2.3尾款：档案数字化工作完成并经甲方验收合格后，甲方应向乙方支付总费用的____%，即________________元。

5.2.4年度管理费：档案归档与管理服务期间，甲方应每年向乙方支付年度管理费，支付时间为每年____月____日前。

六、双方权利与义务

6.1甲方权利与义务

6.1.1甲方有权对乙方的服务过程进行监督，并提出合理化建议。

6.1.2甲方应提供必要的档案存放场所和设备，并确保档案存放环境的安全性和干燥性。

6.1.3甲方应积极配合乙方进行档案的收集、整理、修复和数字化工作，并提供相关资料和文件。

6.1.4甲方应按合同约定支付费用，逾期支付的，应按每日____‰支付违约金。

6.2乙方权利与义务

6.2.1乙方有权要求甲方提供必要的档案资料和文件，并按照合同约定提供服务。

6.2.2乙方应严格按照合同约定的服务范围和内容提供服务，确保服务质量符合国家及行业标准。

6.2.3乙方应妥善保管档案资料，未经甲方同意，不得擅自提供给第三方使用。

6.2.4乙方应按时完成服务，逾期完成的，应按每日____‰支付违约金。

七、保密条款

7.1保密内容

7.1.1双方应对在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密。

7.1.2未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露保密内容。

7.2保密期限

7.2.1保密期限为自合同签订之日起____年，或直至保密内容公开为止。

7.3违约责任

7.3.1任何一方违反保密义务的，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的损失。

八、违约责任

8.1甲方违约责任

8.1.1甲方未按时支付费用的，应按每日____‰支付违约金，并承担乙方因此产生的追讨费用。

8.1.2甲方未积极配合乙方进行档案工作的，应承担由此造成的延误责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

8.2乙方违约责任

8.2.1乙方未按时完成服务的，应按每日____‰支付违约金，并承担甲方因此遭受的损失。

8.2.2乙方泄露保密内容的，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的损失。

九、争议解决

9.1争议解决方式

9.1.1双方应友好协商解决争议，协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

9.2争议解决程序

9.2.1任何一方提起诉讼的，应提供相关证据材料，并承担相应的诉讼费用。

十、合同生效与终止

10.1合同生效

10.1.1本合同自双方签字盖章之日起生效。

10.2合同终止

10.2.1合同履行完毕，双方权利义务终止。

10.2.2任何一方违反合同约定的，守约方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

十一、其他约定

11.1合同附件

11.1.1本合同附件包括但不限于《档案清单》《服务验收标准》等，与本合同具有同等法律效力。

11.2合同修改

11.2.1本合同的任何修改，均须经双方书面同意，并签署补充协议。

11.3法律适用

11.3.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。

十二、合同份数

12.1本合同一式____份，甲方执____份，乙方执____份，具有同等法律效力。

十三、附件

13.1档案清单

13.2服务验收标准

一、灾后重建工程的档案管理

1.应用场景说明：本合同最典型的应用场景是自然灾害（如地震、洪水、台风等）后，对受损的工程档案进行系统性恢复和管理，以支持灾后重建工作的顺利进行。此类场景下，档案的完整性、准确性和可追溯性至关重要，直接关系到重建工程的合法性、合规性和经济性。

2.注意条款说明及修正：

-第三部分“服务范围与内容”中的3.1.1条款，应明确列出需要收集的档案类型，如工程蓝图、施工日志、材料清单、财务凭证等，并根据实际情况增加“对具有历史价值的档案进行特殊保护和处理”的子条款。

-第四部分“服务期限与时间安排”中的4.1.1、4.1.2、4.1.3条款，应根据灾情的严重程度和档案的数量、损坏程度合理调整，并在合同中增加“如遇不可抗力因素导致服务期限延误，双方应协商解决”的子条款。

-第十部分“合同生效与终止”中的10.2.2条款，应增加“灾后重建工程档案管理具有紧迫性和特殊性，如乙方因不可抗力无法继续履行合同，应提前通知甲方，并采取补救措施，减少甲方损失”的说明。

二、大型基础设施建设的档案管理

1.应用场景说明：本合同也可应用于大型基础设施建设（如高速公路、桥梁、隧道等）的档案管理，特别是在项目周期长、涉及环节多、档案数量庞大的情况下，通过专业的档案管理服务，可以确保项目资料的完整性和可追溯性，为项目的顺利实施和后期运营提供保障。

2.注意条款说明及修正：

-第三部分“服务范围与内容”中的3.4.1条款，应增加“建立档案信息共享平台，方便项目各参与方查询和使用档案资料”的子条款，以适应大型基础设施建设的协同管理需求。

-第五部分“费用与支付方式”中的5.1.1、5.1.2、5.1.3、5.1.4条款，应根据项目预算和档案管理的实际工作量合理制定，并在合同中增加“如项目规模或档案数量发生变化，费用应相应调整”的说明。

三、企业并购重组的档案管理

1.应用场景说明：在企业并购重组过程中，涉及大量的历史档案资料，包括但不限于财务报表、合同文件、知识产权文件等，通过专业的档案管理服务，可以确保这些档案资料的完整性和可追溯性，为并购重组的顺利进行提供保障。

2.注意条款说明及修正：

-第三部分“服务范围与内容”中的3.1.1条款，应增加“对涉及商业秘密和敏感信息的档案进行特殊处理”的子条款，以保护企业的商业利益。

-第七部分“保密条款”中的7.1.1、7.1.2条款，应增加“保密期限应涵盖并购重组的全过程，并在并购重组完成后继续有效”的说明，以保护企业的商业秘密。

四、政府机构档案管理

1.应用场景说明：政府机构在履行职责过程中，会产生大量的档案资料，这些档案资料对于政府决策、行政管理和公共服务至关重要，通过专业的档案管理服务，可以提高政府机构的工作效率和公信力。

2.注意条款说明及修正：

-第三部分“服务范围与内容”中的3.4.1条款，应增加“建立档案信息公开制度，依法公开政府机构档案信息”的子条款，以保障公众的知情权和监督权。

-第十部分“合同生效与终止”中的10.2.2条款，应增加“政府机构档案管理具有公益性和政治性，如乙方因不可抗力无法继续履行合同，应采取替代措施，确保档案管理的连续性和稳定性”的说明。

五、文化遗产保护的档案管理

1.应用场景说明：文化遗产保护是一项长期而复杂的工作，涉及大量的历史档案资料，通过专业的档案管理服务，可以确保这些档案资料的完整性和可追溯性，为文化遗产的保护和传承提供保障。

2.注意条款说明及修正：

-第三部分“服务范围与内容”中的3.2.1条款，应增加“对具有历史价值的档案进行特殊保护和处理，如采用微缩拍摄、数字化保存等技术手段”的子条款，以更好地保护文化遗产。

-第五部分“费用与支付方式”中的5.1.1、5.1.2、5.1.3、5.1.4条款，应根据文化遗产保护的实际需求和档案管理的复杂程度合理制定，并在合同中增加“如项目规模或档案数量发生变化，费用应相应调整”的说明。

1.档案清单：详细列明需要收集、整理、修复和数字化的档案类型、数量、存放地点等信息，并根据实际情况进行动态调整。

2.服务验收标准：明确档案收集、整理、修复、数字化和归档服务的质量标准，包括但不限于档案的完整性、准确性、可追溯性等，作为服务验收的依据。

3.档案管理制度：制定档案的收集、整理、修复、数字化、归档和管理的具体制度，包括档案的借阅、销毁、移交等流程，确保档案的规范管理。

4.档案信息共享平台使用协议：明确档案信息共享平台的操作规程、使用权限、信息安全等事项，方便项目各参与方查询和使用档案资料。

5.保密协议：明确双方在合同履行过程中的保密义务和责任，保护企业的商业秘密和敏感信息。

6.不可抗力事件清单：列明可能影响合同履行的不可抗力事件，如自然灾害、战争、政府行为等，并规定相应的处理措施。

7.违约责任清单：详细列明双方可能出现的违约行为及其相应的违约责任，确保合同的顺利履行。

在实际操作过程中，可能会遇到以下问题及注意事项：

1.档案收集不完整：部分档案可能因自然灾害或其他原因遗失或损毁，导致档案收集不完整。解决办法是：在合同中增加“如发现档案缺失，乙方应立即通知甲方，并采取补救措施”的条款，并制定档案缺失的应急处理方案。

2.档案修复难度大：部分档案可能因年代久远、损坏严重，导致修复难度大、成本高。解决办法是：在合同中明确档案修复的质量标准和费用预算，并规定超出预算部分的费用分担方式。

3.档案数字化质量不高：部分档案在数字化过程中可能出现图像模糊、数据错误等问题，影响数字化质量。解决办法是：在合同中明确档案数字化的质量标准，并规定质量不达标部分的整改措施和责任承担。

4.档案信息安全问题：档案数字化后，可能存在信息泄露或被篡改的风险。解决办法是：在合同中增加“建立档案信息安全管理制度，采取加密存储、访问控制等技术手段，确保档案信息安全”的条款，并规定信息安全事件的处理流程和责任承担。

5.档案管理不规范：部分档案可能因管理不善导致丢失、损坏或被篡改。解决办法是：在合同中明确档案管理的具体制度，并规定违反制度的行为及其相应的责任，确保档案的规范管理。

多方为主导时的，附件条款及说明

一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明

1.1增加条款：甲方主导权与决策机制

1.1.1条款内容：在合同履行过程中，甲方对档案管理的重大事项具有最终决策权，包括但不限于档案收集范围的确定、档案修复方案的选择、档案数字化标准的制定以及档案管理制度的调整。甲方有权根据项目进展和实际需求，随时提出调整服务范围或内容的要求，但应及时以书面形式通知乙方，并协商调整后的费用及履行期限。

1.1.2条款说明：本条款旨在明确甲方在档案管理项目中的主导地位，确保项目方向符合甲方的实际需求和预期目标。通过赋予甲方对重大事项的决策权，可以提高项目的灵活性和适应性，确保项目成果能够有效支持甲方的灾后重建、基础设施建设或其他业务目标。同时，本条款也规定了甲方提出调整要求时的程序，即需要以书面形式通知乙方，并协商调整后的费用及履行期限，以保障乙方的合法权益，避免因项目调整导致乙方利益受损。

1.2增加条款：甲方指定项目负责人及联络人

1.2.1条款内容：甲方应指定一名项目负责人作为主要联络人，负责与乙方沟通协调，处理项目相关事宜。项目负责人的职责包括但不限于：提供必要的项目信息、审核乙方的服务报告、确认服务成果、解决项目执行过程中的问题等。甲方更换项目负责人的，应提前____日书面通知乙方，并确保新任项目负责人能够顺利接管项目。

1.2.2条款说明：本条款旨在明确甲方的内部协调机制，确保项目沟通的顺畅和高效。通过指定项目负责人，可以避免因多个联系人导致沟通混乱，提高项目执行效率。同时，本条款也规定了甲方更换项目负责人的程序，即需要提前通知乙方，并确保新任项目负责人能够顺利接管项目，以保障项目的连续性和稳定性。

1.3增加条款：甲方提供必要的工作条件及配合义务

1.3.1条款内容：甲方应向乙方提供必要的工作条件，包括但不限于档案存放场所、办公场所、网络设备、电源设备等，并确保这些设施设备能够满足乙方的工作需求。甲方应积极配合乙方进行档案的收集、整理、修复和数字化工作，及时提供甲方掌握的档案线索和信息，并根据乙方的需求提供必要的协助，如档案鉴定、档案评估等。

1.3.2条款说明：本条款旨在明确甲方的配合义务，确保乙方能够顺利开展档案管理工作。通过规定甲方提供必要的工作条件及配合义务，可以保障乙方的工作环境和工作效率，提高档案管理质量。同时，本条款也强调了甲方及时提供档案线索和信息的重要性，以及根据乙方需求提供必要协助的义务，以促进项目的顺利进行。

1.4增加条款：甲方对档案信息的优先使用权

1.4.1条款内容：在合同履行过程中，乙方应优先满足甲方对档案信息的查询和使用需求。甲方有权在合同约定的范围内，随时向乙方申请查询、复制、摘录档案信息，乙方应积极配合甲方的需求，并提供必要的协助。

1.4.2条款说明：本条款旨在保障甲方的档案信息使用权益，确保甲方能够及时获取所需的档案信息。通过规定乙方优先满足甲方对档案信息的查询和使用需求，可以满足甲方在灾后重建、基础设施建设或其他业务过程中的档案信息需求。同时，本条款也强调了乙方积极配合甲方需求的义务，以提升甲方的满意度。

二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明

2.1增加条款：乙方主导档案修复与数字化方案

2.1.1条款内容：在档案修复与数字化方案制定过程中，乙方应充分发挥专业优势，主导制定科学、合理、可行的方案，并应及时向甲方汇报方案内容，听取甲方的意见和建议。甲方对方案的异议，应在收到方案后____日内以书面形式提出，乙方应根据甲方的意见对方案进行修改完善。

2.1.2条款说明：本条款旨在发挥乙方的专业优势，确保档案修复与数字化方案的科学性和可行性。通过规定乙方主导制定方案，并规定甲方提出异议的期限和程序，可以确保方案能够满足甲方的实际需求，并得到甲方的认可。同时，本条款也强调了甲方对方案的监督权，以及乙方根据甲方意见修改完善的义务，以保障双方的权益。

2.2增加条款：乙方指定项目执行负责人及联络人

2.2.1条款内容：乙方应指定一名项目执行负责人作为主要联络人，负责项目的具体执行工作，并与甲方保持密切沟通。项目执行负责人的职责包括但不限于：组织实施档案修复与数字化工作、管理项目团队、控制项目进度、处理项目执行过程中的问题等。乙方更换项目执行负责人的，应提前____日书面通知甲方，并确保新任项目执行负责人能够顺利接管项目。

2.2.2条款说明：本条款旨在明确乙方的内部协调机制，确保项目执行的顺畅和高效。通过指定项目执行负责人，可以避免因多个联系人导致沟通混乱，提高项目执行效率。同时，本条款也规定了乙方更换项目执行负责人的程序，即需要提前通知甲方，并确保新任项目执行负责人能够顺利接管项目，以保障项目的连续性和稳定性。

2.3增加条款：乙方对档案修复与数字化的质量控制

2.3.1条款内容：乙方应严格按照国家及行业相关标准，对档案修复与数字化工作进行全面的质量控制，确保档案修复的质量和数字化成果的准确性、完整性。乙方应建立完善的质量管理体系，并定期进行质量检查和评估，及时发现问题并采取纠正措施。

2.3.2条款说明：本条款旨在确保档案修复与数字化的质量，保障档案资料的完整性和可追溯性。通过规定乙方严格按照国家及行业相关标准进行质量控制，并建立完善的质量管理体系，可以确保档案修复的质量和数字化成果的准确性、完整性。同时，本条款也强调了乙方定期进行质量检查和评估，以及及时发现问题并采取纠正措施的义务，以提升档案管理的质量。

2.4增加条款：乙方对档案信息的保密义务

2.4.1条款内容：乙方应对在合同履行过程中知悉的甲方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。乙方应采取必要的技术和管理措施，确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。

2.4.2条款说明：本条款旨在保护甲方的商业秘密和敏感信息，防止信息泄露对甲方造成损失。通过规定乙方对档案信息的保密义务，并要求乙方采取必要的技术和管理措施，可以确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。同时，本条款也强调了未经甲方同意，不得向任何第三方泄露的禁止性规定，以保障甲方的合法权益。

三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明

3.1增加条款：第三方中介的职责及义务

3.1.1条款内容：如本合同项下档案管理工作引入第三方中介，第三方中介应依据甲乙双方另行签订的协议，对档案管理工作提供监督、协调、评估等服务。第三方中介的职责包括但不限于：监督乙方的服务过程，确保乙方按照合同约定提供服务；协调甲乙双方的关系，及时解决项目执行过程中出现的问题；对档案管理工作的质量进行评估，并向甲方出具评估报告等。

3.1.2条款说明：本条款旨在明确第