大学办公室规范管理制度

PAGE大学办公室规范管理制度一、总则（一）目的为了加强大学办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及学校的实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于大学办公室全体工作人员，包括办公室主任、副主任、各科室工作人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。2.高效服务原则：以提高工作效率、提供优质服务为宗旨，确保办公室工作的高效运转。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强分工协作，形成工作合力。4.规范有序原则：各项工作流程规范、有序，确保工作的准确性和稳定性。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与学校其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利衔接。3.负责办公室人员的工作安排、考核评价和培训发展，提高团队整体素质。4.审核办公室各类文件、报告、方案等，确保文件质量和工作决策的科学性。5.组织办公室人员完成学校领导交办的其他临时性工作任务。（二）办公室副主任职责1.协助办公室主任开展工作，负责分管领域的具体工作落实。2.组织协调相关科室完成各类会议、活动的筹备和组织工作。3.负责办公室文件、资料的整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。4.协助主任做好办公室人员的日常管理工作，及时传达工作要求和任务安排。5.完成领导交办的其他工作任务。（三）各科室岗位职责1.行政科岗位职责负责学校行政公文的起草、审核、印发和归档工作。安排学校各类行政会议，做好会议记录和纪要整理工作。管理学校行政印章，严格按照规定使用印章。根据学校领导安排，协调学校与上级主管部门及其他相关单位的工作联系。负责学校办公用品的采购、发放和管理工作。2.人事科岗位职责制定学校人事管理制度和工作计划，并组织实施。负责学校教职工的招聘、录用、调配、考核、奖惩等工作。办理教职工的职称评定、岗位聘任、工资福利等相关手续。管理学校人事档案，做好档案的收集、整理、归档和查阅工作。组织开展教职工的培训、进修和继续教育工作。3.财务科岗位职责贯彻执行国家财经法律法规和学校财务管理制度，制定财务工作计划和预算方案。负责学校各项经费的核算、报销和管理工作，严格执行财务审批制度。编制学校财务报表，定期进行财务分析，为学校领导提供决策依据。管理学校财务票据，做好票据的购买、使用、保管和核销工作。配合相关部门做好学校资产的清查、登记和管理工作。4.后勤科岗位职责负责学校后勤保障工作的规划和组织实施，确保学校教学、科研和生活秩序的正常运行。管理学校的水电暖供应、物业管理、环境卫生等工作，及时处理各类后勤维修和保障问题。负责学校食堂的管理工作，确保食品安全和饮食质量。组织开展学校节能减排工作，降低能源消耗，节约办学成本。做好学校各类物资的采购、储备和管理工作，保障物资供应。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：各科室根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和学校政策要求，语言规范、逻辑清晰。2.文件审核：起草完成的文件先由科室负责人审核，确保文件内容准确无误、格式规范。审核通过后提交办公室主任审核。3.文件签发：办公室主任审核通过的文件，按照学校领导分工呈送相关领导签发。4.文件印发：文件签发后，由行政科负责编号、排版、印刷，并按照规定的范围进行发放。5.文件归档：文件印发后，行政科及时将文件原件及相关资料进行整理归档，确保文件资料的完整性和可查阅性。（二）会议组织流程1.会议筹备：根据会议主题和要求，由相关科室负责制定会议方案，明确会议时间、地点、参会人员、议程安排等内容。行政科负责会议场地布置、资料准备等工作。2.会议通知：行政科根据会议方案，提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员按时参加会议。3.会议组织：会议期间，行政科负责做好会议记录，记录会议主要内容、讨论结果和决议事项。会议结束后，及时整理会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。4.会议总结：会议结束后，相关科室对会议决议事项的落实情况进行跟踪和反馈，确保会议精神得到有效贯彻执行。（三）印章使用流程1.用印申请：使用学校行政印章，需填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数等内容，并经科室负责人签字确认。2.审核审批：《印章使用申请表》提交办公室主任审核，重要文件或涉及重大事项的用印需经学校领导审批。3.印章使用：印章管理人员根据审核审批后的《印章使用申请表》，严格按照规定的用印范围和程序使用印章，并做好用印登记。4.用印监督：印章使用过程中，办公室主任或其他指定人员应进行现场监督，确保印章使用的真实性和合法性。（四）办公用品管理流程1.需求申报：各科室根据工作需要，定期向行政科申报办公用品需求计划，注明办公用品名称、规格、数量等内容。2.采购审批：行政科汇总各科室办公用品需求计划，结合库存情况，制定采购计划，报办公室主任审批。3.采购实施：经审批后的采购计划由行政科负责组织实施，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格遵守学校采购相关规定，确保采购物品的质量和价格合理。4.物品发放：办公用品采购到货后，行政科进行验收、入库，并根据各科室需求计划进行发放。发放时应做好登记工作，确保办公用品的合理使用。5.库存管理：行政科定期对办公用品库存进行盘点，及时掌握库存情况，避免积压和浪费。对于长期闲置或损坏的办公用品，应及时进行清理和处理。四、工作纪律与考勤管理（一）工作纪律1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，自觉维护学校的正常工作秩序。2.严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照规定办理请假手续。3.工作期间应保持良好的工作状态，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗、聊天、玩游戏等。4.保守学校机密，不得泄露学校的工作秘密、商业秘密和个人隐私等信息。5.团结协作，相互支持，积极主动地完成各项工作任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责。（二）考勤管理1.办公室实行签到制度，工作人员应在规定的签到时间内进行签到。签到时间为上午上班前和下午上班前各15分钟。2.因特殊原因无法按时签到的，应提前向办公室主任或副主任请假，并说明原因。未经请假或请假未批准而未签到的，视为迟到。3.工作人员如需请假，应填写《请假申请表》，注明请假事由、请假时间等内容，并按照规定的审批权限进行审批。请假1天以内的，由办公室主任审批；请假1天以上3天以内的，由办公室主任审核后报分管校领导审批；请假3天以上的，由办公室主任审核后报校长审批。4.请假人员应在请假前安排好工作交接，确保工作的正常开展。请假结束后，应及时到岗，并向办公室主任或副主任销假。5.办公室定期对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对于迟到、早退、旷工等违反考勤纪律的行为，按照学校相关规定进行处理。五、绩效考核与奖惩制度（一）绩效考核1.办公室建立绩效考核制度，对工作人员的工作表现、工作业绩、工作态度等方面进行全面考核评价。2.绩效考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作、创新能力等方面。具体指标根据不同岗位的工作职责和要求进行设定。3.绩效考核周期为每季度一次，每季度末由工作人员本人进行工作总结和自评，科室负责人进行初评，办公室主任进行综合评定。4.绩效考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核结果作为工作人员薪酬调整、职务晋升、奖励表彰等方面的重要依据。（二）奖励制度1.在工作中表现突出，有下列情形之一者给予奖励：工作业绩显著，为学校发展做出重要贡献的。在工作中勇于创新，提出合理化建议并被学校采纳，取得良好效果的。团结协作，积极配合其他部门工作，受到学校或其他部门表扬的。在突发事件或紧急任务中，表现出色，圆满完成任务的。2.奖励方式包括通报表扬、奖金奖励、荣誉证书等。对于表现特别突出的人员，可推荐参加学校或上级部门的表彰奖励。（三）惩罚制度1.工作人员有下列情形之一者，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚：违反工作纪律，影响工作秩序的。工作失误，给学校造成损失的。不服从工作安排，拒不执行工作任务的。泄露学校机密，给学校造成不良影响的。贪污受贿、挪用公款等违法违纪行为的。2.对于受到处罚的人员，应及时进行谈话教育，帮助其认识错误，改正问题。同时，应将处罚结果进行公示，起到警示作用。六、培训与发展（一）培训计划1.办公室根据学校发展需求和工作人员实际情况，制定年度培训计划，明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间等内容。2.培训内容包括思想政治教育、业务知识培训、技能培训、沟通协调能力培训等方面，以提高工作人员的综合素质和业务能力。（二）培训方式1.内部培训：定期组织办公室内部培训，邀请学校领导、专家学者或业务骨干进行授课，分享工作经验和知识技能。2.外部培训：根据工作需要，选派工作人员参加校外培训机构举办的各类培训课程或学术研讨会，拓宽视野，提升业务水平。3.在线学习：鼓励工作人员利用网络平台进行自主学习，学习与工作相关的新知识、新技能，不断更新知识结构。（三）培训效果评估1.建立培训效果评估机制，对培训内容、培训方式、培训师资等方面进行评估，及时发现问题，改进培训工作。2.通过考试、撰写心得体会、工作实践应用等方式对工作人员的培训效果进行评估，确保培训所学知识和技能能够有效应用到实际工作中。（