后勤档案三合一制度

PAGE后勤档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司后勤档案管理，确保后勤档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤部门所形成的各类档案，包括但不限于物资采购档案、设备维护档案、房产管理档案、后勤服务合同档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映后勤工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理后勤工作中产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序，对档案进行科学分类和整理，保持档案之间的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.后勤管理部门负责制定和完善后勤档案管理制度，并组织实施。负责指导、监督和检查后勤各业务部门的档案收集、整理、归档等工作。负责集中管理后勤档案，建立档案数据库，提供档案查阅、利用服务。2.各业务部门负责本部门后勤档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确。明确专人负责档案管理工作，按照规定的时间和要求向后勤管理部门移交档案。二、档案分类与编号（一）分类标准1.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资质文件、验收报告等。2.设备维护类：设备台账、维护记录、维修工单、保养计划等。3.房产管理类：房产产权证书、租赁合同、房屋维修记录、水电费缴纳记录等。4.后勤服务合同类：后勤服务外包合同、餐饮服务合同、保洁服务合同等。5.其他类：不属于以上分类的其他后勤档案。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号结构为：[类别代码][年份][流水号]。类别代码：用大写字母表示，如“WZ”表示物资采购类，“SB”表示设备维护类等。年份：用四位数字表示，如“2023”。流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。3.例如，物资采购类2023年的第5份档案编号为：WZ2023005。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应明确档案收集的责任人，及时收集本部门在后勤工作中形成的各类文件资料。2.收集的档案应齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.对于重要的文件资料，应收集电子文档和纸质文档两种形式，并确保两者内容一致。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.对档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.对于电子档案，应按照分类要求进行存储，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。四、档案归档与保管（一）归档时间1.各业务部门应在每年年底前，将本年度形成的后勤档案整理归档，并移交至后勤管理部门。2.对于紧急或重要的档案，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各业务部门将整理好的档案移交至后勤管理部门时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.后勤管理部门对接收的档案进行核对、检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，后勤管理部门将档案按照编号顺序存放于档案库房，并更新档案管理系统。（三）保管期限1.后勤档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为15年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案。2.具体保管期限根据档案的性质和重要程度，按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，并设置明显的标识。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.建立档案电子备份制度，定期对电子档案进行备份，并异地存储，防止数据丢失。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅后勤档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，方可到后勤管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人需经公司保密管理部门批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自复印、拍照或带出档案库房。3.外部单位查阅后勤档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司分管领导批准后，由后勤管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，提交给所在部门负责人签字。2.将申请表提交至后勤管理部门，后勤管理部门审核后，根据查阅权限进行审批。3.审批通过后，后勤管理部门为查阅人提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅用途等。4.查阅人查阅完毕后，应及时归还档案，不得擅自留存或转借他人。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、复印、拍照、摘录等。2.如需复印档案，查阅人应填写档案复印申请表，经后勤管理部门批准后，由后勤管理部门指定人员进行复印，并收取相应的复印费用。3.如需拍照或摘录档案，查阅人应填写档案拍照/摘录申请表，经后勤管理部门批准后，在后勤管理部门指定人员的监督下进行，并确保不影响档案的完整性和安全性。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由后勤管理部门负责人担任组长，各业务部门档案管理人员为成员。负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.对仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，可延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，填写档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.将档案销毁清单提交至公司分管领导审批。3.审批通过后，由后勤管理部门指定专人负责销毁档案。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人等。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的后勤档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据挂接，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案数据库建设：建立后勤档案数据库，将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入数据库，实现档案信息的集中管理和共享。3.档案检索系统：开发档案检索系统，提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。4.档案利用系统：建立档案利用系统，实现档案的在线查阅、借阅、复印、下载等功能，提高档案利用效率。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.对档案信息系统进行定期维护和更新，确保系统的稳定运行。3.加强对档