档案室管理制度模板图

PAGE档案室管理制度模板图一、总则1.目的本档案室管理制度旨在规范公司/组织档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。3.基本原则集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案室，对各类档案进行集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。真实准确原则：档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案信息的准确性和可靠性。安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露，确保档案信息的安全。方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案的查阅效率，为公司/组织的各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责1.档案室档案室是公司/组织档案管理的专门机构，负责档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作。对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期或失去保存价值的档案进行处理。开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和管理。2.各部门档案管理员各部门应指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：负责本部门各类文件材料的收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理要求，对本部门的档案进行分类整理，并定期移交档案室。协助档案室做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供所需档案资料。负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。三、档案的分类与编号1.档案分类公司/组织档案分为以下几大类：行政管理类：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。业务管理类：涵盖公司/组织各项业务活动中形成的文件、合同、协议、业务报表、市场调研资料等档案。财务审计类：包含财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等档案。基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件、图纸、合同等档案。设备仪器类：包括公司/组织各类设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等方面的档案。声像电子类：记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像、电子文档等档案。2.档案编号档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构，具体编号规则如下：全宗号：由公司/组织统一设定，用于标识整个档案管理体系。年度：采用公元纪年，如“20XX”。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。类别：按照档案分类的大类，分别用相应的大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类、“YW”表示业务管理类等。顺序号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，一份行政管理类的永久档案，其编号为：[全宗号]2023YXZ0001。四、档案的收集与整理1.收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括但不限于以下内容：上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。本部门形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等文件。业务活动中产生的合同、协议、订单、报表、统计资料、技术文件、产品资料等。人事任免、考核、培训、奖惩等方面的文件材料。财务收支、预算决算、审计报告等财务文件。基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维护记录、报废申请等文件。声像电子类文件，如照片、录音、录像、电子文档等。2.收集要求各部门档案管理员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。对于重要文件材料，应及时收集归档，不得积压或丢失。收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，按照分类方案进行分类、编号、编目、装订等工作。具体整理方法如下：分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。编号：对每份文件材料进行编号，编号应与档案编号规则一致。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。装订：对纸质文件材料进行装订，应保持文件的整齐、牢固，便于查阅和保管。五、档案的保管1.保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。2.保管要求档案应按照类别、保管期限等进行上架存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案装具档案装具应符合档案保管要求，具有防火、防潮、防虫等功能。档案柜、档案架应坚固耐用，便于档案的存放和管理。六、档案的查阅与借阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。2.查阅程序查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见并批准。查阅人员持批准后的申请表到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。3.借阅权限公司/组织外部单位或个人因特殊需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。4.借阅程序借阅单位或个人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。公司/组织主管领导对申请表进行审批，签署意见并批准。借阅单位或个人持批准后的申请表到档案室办理借阅手续，档案室工作人员根据申请表提供档案，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时处理。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定方法鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保存价值。对于失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织主管领导批准后进行销毁。4.销毁程序档案鉴定工作小组填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。将《档案销毁申请表》报公司/组织主管领导审批，主管领导签署意见并批准。档案室按照批准的《档案销毁申请表》，对拟销毁档案进行造册登记，登记内容包括档案名称、编号、数量、销毁时间等。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁完毕后，将销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的统计与移交1.统计工作档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，为档案管理工作提供数据支持。2.移交工作各部门应按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交档案室集中统一管理。移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。档案室应对移交的档案进行认真核对和整理，确保档案的完整和准确。九、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.电子档案管理系统功能档案录入：实现档案信息的电子化录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。档案利用：记录档案的查阅、借阅情况，对档案利用进行统计分析。权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。数据备份：定期对电子档案数据进