教练档案管理制度

PAGE教练档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司教练队伍建设，规范教练档案管理，确保教练信息的完整性、准确性和安全性，提高教练管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体教练人员，包括全职教练、兼职教练以及临时聘请的教练。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应如实反映教练的个人信息、工作经历、专业资质、培训记录、考核评价等情况，保证信息真实可靠。3.保密安全原则：妥善保管教练档案，防止信息泄露，确保档案的安全性和保密性。4.动态管理原则：根据教练的工作变动、培训提升、考核结果等情况，及时更新档案内容，实现动态管理。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录教练的基本身份信息。2.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，确保能够及时与教练取得联系。3.身份证号码：作为教练身份识别的唯一标识。4.照片：近期免冠一寸照片，用于档案直观识别。（二）教育背景1.学历：从高中及以上学历依次填写，注明毕业院校和所学专业。2.学位：如有相应学位，详细记录。3.专业培训经历：参加过的与教练业务相关的专业培训课程，包括培训机构、培训时间、培训内容等。（三）教练资质证书1.行业认可的教练资格证书：如[具体教练资格证书名称]，注明证书编号、颁发机构、颁发时间。2.其他相关专业证书：与教练工作相关的其他专业技能证书，如[证书名称1]、[证书名称2]等。（四）工作经历1.历任工作单位：按时间顺序列出曾工作过的单位名称、职位、工作起止时间。2.工作内容及业绩：详细描述在各工作单位的主要工作职责、取得的工作成果以及所获得的相关奖励。（五）培训记录1.公司内部培训：记录参加公司组织的各类教练培训课程，包括培训主题、培训时间、培训讲师等。2.外部培训：参加外部机构举办的教练培训活动，注明培训机构、培训时间、培训费用等信息。（六）考核评价1.定期考核结果：每年或每季度的考核成绩，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并注明考核评语。2.专项考核记录：针对特定项目或任务进行的考核情况，包括考核内容、考核时间、考核结果等。（七）奖惩情况1.获得的奖励：公司内部或外部颁发的与教练工作相关的奖励，如优秀教练奖、突出贡献奖等，注明奖励名称、颁发机构、颁发时间。2.受到的处罚：因违反公司规定或行业规范而受到的处罚，包括处罚原因、处罚方式、处罚时间等。（八）其他重要信息1.个人职业发展规划：教练提交的个人职业发展目标和计划，以及与公司沟通确定的职业发展路径。2.特殊技能或专长：除教练专业技能外的其他特殊技能或专长，如语言能力、运动特长等。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.新教练入职时：人力资源部门负责向新教练发放《教练档案信息登记表》，指导其如实填写个人基本信息、教育背景、教练资质证书等内容。2.教练提交材料：新教练应在入职后[X]个工作日内，将填写完整的《教练档案信息登记表》及相关证明材料原件提交至人力资源部门。证明材料包括学历证书、学位证书、教练资格证书、工作经历证明等。3.材料审核：人力资源部门对新教练提交的材料进行审核，核实信息的真实性和完整性。如发现材料虚假或不完整，要求教练补充或更正。4.档案录入：审核通过后，人力资源部门将新教练的信息录入公司教练档案管理系统，并建立纸质档案。纸质档案应与电子档案内容一致，按照档案内容分类顺序进行整理装订。（二）档案收集渠道1.主动收集：人力资源部门定期向教练发送通知，要求其提交个人信息变更、培训记录更新、考核评价结果等相关材料。2.部门协助收集：各业务部门在日常工作中发现教练有新的工作成果、获得奖励或受到处罚等情况时，及时将相关信息反馈给人力资源部门，以便更新教练档案。3.教练自行申报：教练本人在工作中有重要信息需要补充或更新时，应主动向人力资源部门申报，并提交相应的证明材料。四、档案整理与归档（一）档案分类1.个人基本信息类：按照上述个人基本信息内容进行分类整理。2.教育背景类：包括学历、学位及专业培训经历等材料。3.教练资质证书类：各类教练资格证书及其他相关专业证书。4.工作经历类：历任工作单位的工作证明、业绩报告等。5.培训记录类：公司内部培训和外部培训的相关记录。6.考核评价类：定期考核和专项考核的结果及评语。7.奖惩情况类：奖励证书和处罚文件。8.其他重要信息类：个人职业发展规划、特殊技能或专长等材料。（二）档案编号为便于档案管理和查询，对每一份教练档案进行编号。编号采用[编号规则，如年份+流水号，例：2023001]的方式，确保每个编号唯一对应一份教练档案。（三）档案装订与存放1.纸质档案装订：将各类档案材料按照分类顺序依次排列，采用A4纸规格进行打印或复印，左侧装订，确保整齐牢固。2.档案存放：设立专门的教练档案存放柜，按照档案编号顺序存放纸质档案。同时，在档案管理系统中建立电子档案索引，方便快速查找和调阅。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门人力资源部门工作人员因工作需要，可查阅教练的全部档案信息。在进行教练岗位调配、绩效考核、培训规划等工作时，可根据具体需求查阅相关档案内容。2.教练本人教练有权查阅自己的档案信息，了解个人档案内容。如需对档案内容进行补充、更正或提出异议，可向人力资源部门提出申请。3.公司高层管理人员公司高层管理人员在涉及教练团队整体管理、战略决策等情况下，可查阅教练档案的部分关键信息，如教练资质、工作业绩、考核评价等。查阅前需经人力资源部门负责人批准，并在指定地点查阅。4.其他部门其他部门因工作需要查阅教练档案时，需填写《教练档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息，经本部门负责人签字后，提交人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，报公司分管领导批准。批准通过后，由人力资源部门工作人员陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写《教练档案查阅申请表》，提交至相应审批部门。2.审批：按照查阅权限规定，由相关负责人进行审批。3.查阅登记：经批准后，查阅人到人力资源部门进行查阅登记，注明查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。4.查阅档案：人力资源部门工作人员根据查阅申请，提供相应的档案材料，并在现场监督查阅过程，确保档案安全。5.查阅记录：查阅人查阅结束后，在查阅记录上签字确认。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、档案归还情况等信息。（三）借阅权限1.特殊情况需要借阅教练档案时：需经公司总经理批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅流程借阅申请：借阅人填写《教练档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等信息，提交至人力资源部门。审批：人力资源部门审核申请后，报公司总经理审批。借阅登记：总经理批准后，借阅人到人力资源部门进行借阅登记，领取档案，并签字确认。借阅归还：借阅人应在规定期限内归还档案，归还时人力资源部门工作人员应检查档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.每年年初：人力资源部门向教练发送档案信息更新通知，要求教练对个人基本信息、工作经历、培训记录等内容进行自查更新。2.信息收集：教练在收到通知后[X]个工作日内，将更新后的信息及相关证明材料提交至人力资源部门。3.审核与更新：人力资源部门对教练提交的更新信息进行审核，核实无误后，及时在档案管理系统和纸质档案中进行更新。（二）动态更新1.工作变动：教练工作岗位发生变动时，所在部门应在变动后[X]个工作日内通知人力资源部门。人力资源部门根据变动情况，及时更新教练的工作经历、岗位职责等档案内容。2.培训与考核：每次培训结束后，培训部门应将培训相关信息反馈给人力资源部门，人力资源部门及时更新教练的培训记录。考核工作结束后，考核部门应将考核结果和评语提交至人力资源部门，由其更新考核评价档案内容。3.奖惩情况：公司内部或外部对教练进行奖惩后，相关部门应在[X]个工作日内将奖惩文件或证书复印件提交至人力资源部门，人力资源部门负责更新奖惩档案内容。（三）档案维护1.定期检查：人力资源部门每年定期对教练档案进行检查，查看档案材料是否齐全、完整，档案装订是否牢固，存放环境是否适宜等。如发现问题，及时进行整改。2.数字化维护：定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，保证电子档案信息的正常查阅和使用。3.安全保密维护：加强对档案管理人员的安全保密教育，提高保密意识。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。对档案存放场所进行安全管理，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。七、档案保管期限与销毁（一）保管期限1.教练在职期间：教练档案应在其在职期间妥善保管，确保档案信息的完整性和可追溯性。2.离职后：教练离职后，其档案继续保管[X]年。保管期限届满后，根据档案重要性和公司规定进行销毁或长期保存。（二）销毁流程1.鉴定：人力资源部门定期对超过保管期限的教练档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案内容进行评估，确定档案的销毁价值。2.审批：鉴定小组提出销毁意见，经人力资源部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实施：批准销毁的档案，由人