企业档案公文管理制度

PAGE企业档案公文管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案公文管理，确保档案公文的完整、准确、系统和安全，提高档案公文的利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构在各项工作中形成的档案公文管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案公文实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，各部门指定专人负责本部门档案公文的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实完整原则档案公文应如实反映公司各项工作的实际情况，确保内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造或销毁。3.便于利用原则档案公文管理应便于查询、检索和利用，以满足公司日常工作及各类业务活动的需要。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案公文安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案公文的实体安全和信息安全，防止档案公文的泄露、丢失和损坏。二、档案公文管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案公文管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案公文管理制度，并组织实施。2.负责公司档案公文管理工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案公文管理工作。3.集中统一管理公司各类档案公文，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、合同档案等，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。4.负责公司公文的收发、登记、传阅、催办、归档等工作，确保公文流转的及时、准确和安全。5.组织开展档案公文信息化建设，推进档案公文数字化管理，提高档案公文管理的效率和水平。6.定期对公司档案公文管理工作进行总结和评估，向上级主管部门报告档案公文管理情况，并根据公司发展需要提出改进建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案公文的收集、整理、保管和移交工作，确保档案公文的真实、完整和及时归档。2.明确本部门档案公文管理人员，负责与公司综合管理部门对接档案公文管理工作，按照公司档案公文管理制度的要求，做好本部门档案公文的日常管理工作。3.在各项工作中，严格按照公文处理程序和要求，规范制作、流转和保存公文，确保公文质量和办理效率。4.积极配合公司综合管理部门开展档案公文管理相关工作，如档案清查、整理、数字化录入等，提供必要的支持和协助。三、档案管理（一）档案收集1.各部门应按照档案归档范围和保管期限的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，字迹清晰，签署完备，载体应符合耐久性要求。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，确保相关档案的完整性和系统性。（二）档案整理1.综合管理部门负责制定档案整理方案和分类大纲，指导各部门按照统一的标准和方法对收集的档案进行整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，科技档案应按照项目专业阶段进行分类整理，财务档案应按照会计年度类别进行分类整理，人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理。4.档案整理过程中，应编制档案目录，对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，确保档案整理的规范化和标准化。（三）档案鉴定1.综合管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据国家有关规定和公司实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定工作应认真审查档案的内容、来源、时间、可靠程度等，准确判定档案的价值，对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经公司领导批准后予以销毁。（四）档案保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储设备，定期进行数据维护和检查，防止电子档案数据丢失或损坏。4.建立档案保管台账，详细记录档案的收进、移出、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。（五）档案统计1.综合管理部门负责建立档案统计制度，定期对档案的收进、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等，统计数据应真实、准确、完整。3.每年年底，综合管理部门应编制档案统计年报，向上级主管部门和公司领导报告档案管理情况，为公司决策提供参考依据。（六）档案编目1.综合管理部门应根据档案整理结果，编制档案检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录、文号索引、人名索引等，方便档案的查询和利用。2.档案编目应按照统一的格式和要求进行，确保检索工具的准确性和实用性。3.随着档案管理信息化的推进，应逐步建立电子检索系统，实现档案信息的快速检索和共享。（七）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人批准后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应按照有关规定提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.外单位因特殊原因需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，严格控制查阅范围和时间。4.档案一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应经公司主管领导批准，并办理外借手续，限期归还。外借期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。5.利用档案时，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。四、公文管理（一）公文种类公司公文主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.公司公文格式应符合国家有关规定和公司统一要求，确保公文的规范性和严肃性。（三）公文拟制1.公文拟制包括起草、审核、签发等程序。2.公文起草应做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼，符合党和国家的方针政策、法律法规以及公司的相关规定。3.公文起草完成后，应经本部门负责人审核，审核内容包括公文的准确性、完整性、规范性、可行性等。审核通过后，报公司领导签发。4.重要公文应由公司主要领导签发，涉及多个部门的公文，应经相关部门会签后，再报公司领导签发。（四）公文办理1.公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。2.收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。初审：对收到的公文进行初审，初审的重点是是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。3.发文办理主要程序包括复核、登记、印制、核发等。复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。4.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本和有关材料整理归档。个人不得保存应当归档的公文。（五）公文归档1.各部门应按照公司档案归档要求，定期将办理完毕的公文整理归档，确保归档公文的齐全、完整、准确。2.归档公文应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档目录，填写卷内文件目录、备考表等，与档案一并移交综合管理部门。3.综合管理部门应及时对各部门移交的归档公文进行审核、整理和编目，将其纳入公司档案管理体系，进行集中统一保管。（六）公文保密1.严格遵守国家有关公文保密的法律法规，加强公文保密管理，确保公文在流转过程中的安全。2.对涉及国家秘密、公司商业秘密和敏感信息的公文，应按照保密规定进行标识、传递、保管和处理，防止公文泄露。3.公文管理人员应增强保密意识，严格遵守保密制度，不得擅自扩大公文知悉范围，不得私自留存、销毁涉密公文。五、监督与检查（一）公司综合管理部门负责对各部门档案公文管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案公文管理制度的执行情况、档案公文的收集整理质量、保管条件、利用效果等。（二