文书档案管理制度模板

PAGE文书档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强本公司/组织文书档案的管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，各部门应积极配合，不得分散保存。2.真实性原则：归档的文书材料应真实反映公司/组织各项活动的实际情况。3.完整性原则：确保文书档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.准确性原则：文书材料的内容和数据应准确无误。5.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对文书档案进行科学整理，保持其内在联系。6.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保文书档案的安全，防止失密、泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织文书档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本公司/组织的文书档案，接收、收集、整理、保管、统计和提供利用档案。3.对各部门文书档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，指定专人负责，并接受档案管理部门的监督和指导。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门应归档的文书材料移交档案管理部门。3.严格遵守文书档案管理制度，确保本部门文书材料的安全和完整。三、文书材料的形成与收集（一）形成要求1.各部门在工作活动中应形成真实、准确、完整、系统的文书材料，确保其具有保存价值。2.文书材料应使用符合国家标准的书写材料、纸张和装订材料，字迹工整、图像清晰、图表整洁。（二）收集范围1.上级机关来文，包括指示、命令、决定、通知、通报等。2.本公司/组织形成的文件，如公司章程、规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、合同协议、人事档案、财务报表等。3.下级机关的请示、报告及有关材料。4.与外单位的往来文件，如函件、合同、协议等。5.其他具有保存价值的文书材料，如声像资料、电子文件等。（三）收集时间1.办理完毕的文书材料应及时收集，一般在次年上半年移交档案管理部门。2.重要会议、重大活动形成的文书材料，应在活动结束后及时收集归档。四、文书档案的整理（一）分类标准文书档案采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照公司/组织内部的机构设置或问题性质进行分类。3.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一、破损的文件应进行修整或裱糊，去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订。2.分类排列：按照分类标准，将文件材料进行分类，同一类别的文件按照时间顺序排列。3.编号：编制档号，档号由全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限代码、件号组成。4.编目：填写卷内文件目录、备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关内容。五、文书档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。六、文书档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本公司/组织相关部门批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、用途等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.通过鉴定，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核后报公司/组织领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案销毁清册上注明“已销毁”字样，并永久保存。八、电子文件管理（一）电子文件的形成与收集1.各部门在工作中应按照规定形成电子文件，并确保其真实、完整、准确、有效。2.电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并定期进行备份。3.电子文件的收集应与纸质文件同步进行，确保两者内容一致。（二）电子文件的整理与归档1.电子文件应按照年度—机构（问题）—保管期限分类整理，建立电子文件目录数据库。2.电子文件的归档应采用在线归档或离线归档的方式，确保电子文件的安全存储。3.归档后的电子文件应进行标识和加密处理，防止信息泄露。（三）电子文件的利用与保管1.电子文件的利用应通过档案管理系统进行，利用者应遵守系统操作规程，确保电子文件的安全。2.档案管