制定数字档案室配套制度

PAGE制定数字档案室配套制度一、总则（一）目的为了规范公司数字档案室的建设、管理与使用，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，提高公司档案管理工作的效率和质量，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况，制定本配套制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在数字档案管理工作中的行为规范和操作流程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保数字档案管理活动合法合规。2.真实性原则：数字档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案信息，确保数字档案的完整性，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障数字档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。5.便捷性原则：优化数字档案管理流程，提高档案查询、利用的便捷性，满足公司各部门及员工的工作需求。二、数字档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括但不限于红头文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务合同、协议，涵盖采购合同、销售合同、租赁合同等各类经济合同。3.项目文档，如项目立项报告、可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。5.人事档案，如员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核材料等。6.科技档案，涉及公司研发项目的技术资料、图纸、专利文件等。7.其他具有保存价值的文件资料，如公司荣誉证书、宣传资料、客户资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和范围及时收集本部门产生的各类档案。2.档案收集人员应确保收集的档案资料齐全、完整，对不符合要求的档案及时进行补充或修正。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并按照规定的命名规则进行命名。（三）整理规范1.数字档案应按照分类方案进行整理，分类应科学合理、便于查找和利用。公司数字档案分类可参考以下类别：行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类、科技管理类等。2.每份档案应编制唯一的档号，档号应体现档案的分类、年度、保管期限等信息。档号编制规则如下：一级分类代码：采用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务管理类等。二级分类代码：根据具体分类情况，采用两位数字表示。年度代码：采用公元纪年的四位数字表示，如“2023”。保管期限代码：采用一位字母表示，“L”代表永久，“Y”代表长期（10年以上），“D”代表短期（10年以下）。流水号：采用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。示例：A012023L0001，表示行政管理类中某一具体档案，属于2023年形成的永久保管档案，流水号为0001。3.档案整理过程中，应建立准确的索引目录，目录信息应包括档号、题名、日期、保管期限、密级等，以便快速检索和查询。三、数字档案的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的数字档案室存储设备，采用磁盘阵列、磁带库等存储介质进行集中存储，确保存储容量满足公司档案管理需求。2.对于重要档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。异地备份存储地点应选择安全可靠、环境适宜的场所，并定期进行数据校验和恢复测试。（二）存储环境1.数字档案室应具备良好的物理环境，保持温度、湿度适宜，温度一般控制在18℃27℃之间，湿度控制在40%60%之间。2.应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保存储环境安全可靠。定期对存储设备进行检查和维护，及时发现并排除潜在的安全隐患。（三）保管期限1.公司数字档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久保管、长期保管和短期保管。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、年度财务报告、重要人事任免文件等具有重要历史价值和法律意义的文件。3.长期保管的档案一般为10年以上，如公司年度工作计划与总结、重要业务合同、项目档案等。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性的文件、临时性的业务资料等。（四）档案鉴定1.定期对数字档案进行鉴定，由公司档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组，按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，综合评估档案的存毁价值。对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，经公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，记录应长期保存。四、数字档案的利用与共享（一）利用权限1.公司员工可根据工作需要，经所在部门负责人批准后，查询和利用与其工作相关的数字档案。2.涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度规定的权限进行查阅和使用，未经授权不得擅自查阅、复制或传播。3.外部单位或个人如需查阅公司数字档案，应提前提交查阅申请，说明查阅目的和范围，并经公司档案管理部门审核，报公司领导批准后方可查阅。查阅过程应在公司指定地点进行，并有专人陪同。（二）利用方式1.公司应建立数字档案管理系统，为员工提供便捷的档案查询、借阅、下载等功能。员工可通过系统输入关键词、档号等信息快速检索所需档案。2.对于需要借阅的档案，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门应根据借阅申请及时提供档案，并对借阅情况进行登记。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失。借阅期满后，应按时归还档案。（三）共享机制1.在确保档案安全和保密的前提下，公司应建立数字档案共享机制，促进档案信息在公司内部各部门之间的有效流通和共享。2.各部门之间如需共享档案信息，应填写档案共享申请表，说明共享的档案名称、共享范围、共享目的等信息，经双方部门负责人签字后，报档案管理部门备案。3.档案管理部门应根据共享申请，按照规定的权限为共享部门提供档案信息访问权限或进行数据共享操作。共享过程中应严格控制共享范围和使用权限，确保档案信息不被非法获取或滥用。五、数字档案的安全管理（一）安全策略1.制定数字档案安全管理策略，明确安全管理目标、原则和措施，确保数字档案信息的安全。2.建立健全安全管理制度，包括用户账号管理、访问控制、数据备份与恢复、安全审计等制度，规范数字档案管理系统的操作流程。（二）用户管理1.数字档案管理系统应采用实名制注册用户，用户账号应与员工真实身份信息相对应。2.为每个用户分配唯一的账号和密码，并要求用户定期修改密码，确保账号密码的安全性。3.严格控制用户账号的权限，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的档案查阅、借阅、修改等权限，做到权限最小化原则。（三）访问控制1.采用身份认证、授权管理等技术手段，对数字档案管理系统的访问进行严格控制。只有经过授权的用户才能访问系统和相关档案信息。2.建立访问日志记录机制，详细记录用户的登录时间、操作内容、操作结果等信息，以便进行安全审计和追踪。3.对异常访问行为进行实时监测和预警，如多次尝试登录失败、非工作时间异常访问等情况，及时采取措施防范安全风险。（四）数据备份与恢复1.按照规定的时间间隔对数字档案进行备份，备份数据应存储在与原数据不同的存储介质和存储地点。2.定期进行数据备份的完整性检查和恢复测试，确保备份数据的可用性和可恢复性。3.制定数据恢复应急预案，在数据遭遇丢失、损坏等情况时，能够迅速启动恢复程序，确保档案信息的及时恢复。（五）安全审计1.建立数字档案安全审计机制，定期对档案管理系统的操作日志、访问记录等进行审计，检查是否存在违规操作行为。2.审计人员应具备专业的安全知识和技能，能够对审计结果进行准确分析和判断。对于发现的安全问题，应及时报告并督促相关部门进行整改。3.根据安全审计结果，总结经验教训，不断完善数字档案安全管理制度和措施，提高安全管理水平。六、数字档案管理系统维护（一）系统建设与选型1.公司应根据自身档案管理需求，选择功能完善、性能稳定、安全可靠的数字档案管理系统。系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等功能模块，并符合国家相关标准和行业规范。2.在系统建设过程中，应充分征求各部门意见，确保系统功能满足公司实际工作需要。同时，应进行系统测试和试运行，对系统的稳定性、可靠性、易用性等方面进行全面评估，及时发现并解决问题。（二）系统维护与升级1.安排专人负责数字档案管理系统的日常维护工作，定期对系统进行检查、清理和优化，确保系统运行正常。2.关注系统供应商发布的软件更新信息，及时进行系统升级安装，以修复系统漏洞，增强系统功能，提高系统安全性和性能。3.对于系统运行过程中出现的故障和问题，应及时进行排查和处理。如遇重大问题，应及时联系系统供应商技术支持人员，共同解决问题，并做好记录和总结。（三）数据维护1.定期对数字档案管理