质量记录档案管理制度

PAGE质量记录档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司质量记录档案的管理，确保质量记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与质量活动相关的记录档案管理，包括但不限于产品研发、生产过程、质量检验、售后服务等环节产生的各类记录。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和完善质量记录档案管理制度，并监督执行。指导各部门正确填写、收集、整理和归档质量记录。定期对质量记录档案进行检查和评估，确保其符合要求。2.各部门负责本部门质量记录的填写、收集、整理和保管工作，确保记录的真实、准确、完整。按照规定的时间和要求，将质量记录移交质量管理部门归档。配合质量管理部门对质量记录档案进行检查和审核。3.档案管理部门负责质量记录档案的集中存储和保管，确保档案的安全和完整。建立质量记录档案检索系统，方便查询和使用。按照规定的期限对质量记录档案进行销毁处理。二、质量记录的分类与编号（一）分类原则质量记录按照业务流程和记录内容进行分类，确保分类清晰、便于管理。（二）具体分类1.产品研发记录项目立项报告设计图纸技术方案实验报告验证记录2.生产过程记录生产计划原材料检验报告生产操作记录设备运行记录过程检验记录3.质量检验记录进货检验报告首件检验记录巡检记录成品检验报告不合格品处理记录4.售后服务记录客户投诉记录维修记录回访记录客户满意度调查记录（三）编号规则质量记录编号采用统一的编码体系，确保编号的唯一性和系统性。编号格式如下：[年份][部门代码][记录类别代码][流水号]例如：2023QC001，表示2023年质量管理部门的第1份质量检验记录。1.年份：记录产生的年份，取四位数字。2.部门代码：按照公司部门代码表填写，如QC表示质量管理部门，PD表示产品研发部门等。3.记录类别代码：根据质量记录分类表填写，如001表示产品研发记录，002表示生产过程记录等。4.流水号：按照记录产生的顺序依次编号，从001开始。三、质量记录的填写与收集（一）填写要求1.质量记录应使用钢笔、中性笔或计算机打印，不得使用铅笔或圆珠笔。2.记录内容应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或遗漏。3.填写应及时、清晰，按照规定的格式和要求进行填写。4.如有错误或遗漏，应在原记录上进行更正，并加盖更正人的印章或签名。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责质量记录의收集工作，确保记录按时、完整地收集。2.收集的质量记录应进行初步整理，剔除重复、无效的记录。3.对于电子记录，应进行备份，并确保备份数据的完整性和可读性。四、质量记录的整理与归档（一）整理原则质量记录应按照分类和编号顺序进行整理，确保整齐、有序。（二）整理方法1.将收集到的质量记录按照类别进行分类，同类记录按照编号顺序排列。2.对于纸质记录，应进行装订或装盒，确保记录的牢固和整齐。3.对于电子记录，应建立相应的文件夹结构，按照类别和编号进行存储。（三）归档要求1.整理好的质量记录应及时移交质量管理部门进行归档。2.质量管理部门应按照规定的期限将质量记录档案移交档案管理部门进行集中保管。3.归档的质量记录应编制目录，注明记录的名称、编号、日期、保管期限等信息。五、质量记录档案的保管（一）保管环境质量记录档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，并配备必要的消防器材和防虫药品。（二）保管期限质量记录档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期：保管期限为13年，适用于一般性的质量记录，如生产操作记录、巡检记录等。2.中期：保管期限为310年，适用于重要的质量记录，如进货检验报告、成品检验报告等。3.长期：保管期限为10年以上，适用于具有长期保存价值的质量记录，如产品研发记录、质量体系文件等。（三）保管方式1.纸质档案：采用纸质装订或装盒的方式进行保管，并建立纸质档案目录。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案目录。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。六、质量记录档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅质量记录档案，应填写《质量记录档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到质量管理部门查阅。2.外部单位查阅质量记录档案，应填写《质量记录档案查阅申请表》，经公司主管领导批准后，由质量管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。2.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经质量管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅质量记录档案，应填写《质量记录档案借阅申请表》，经所在部门负责人和质量管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅质量记录档案，应填写《质量记录档案借阅申请表》，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同借阅，并按照规定的期限归还。（四）借阅要求1.借阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。2.借阅人员应在规定的时间和地点借阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.借阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。4.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。七、质量记录档案的销毁（一）销毁条件质量记录档案在保管期限届满后，经质量管理部门和档案管理部门审核，确无保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.质量管理部门和档案管理部门应定期对质量记录档案进行清理，确定需要销毁的档案清单。2.填写《质量记录档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，并经公司主管领导批准