协会档案制度上墙模板

PAGE协会档案制度上墙模板[协会名称]档案制度一、总则（一）目的为加强本协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则协会设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对协会所有档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案管理人员应确保档案内容的真实性和完整性，如实反映协会各项工作的实际情况，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构协会设立档案管理室，作为协会档案管理的专门机构，负责协会档案的集中统一管理。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善协会档案管理制度，并组织实施。2.负责协会各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，保障档案管理工作的正常开展。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责向协会各部门提供档案查阅、借阅等服务，积极配合协会各项工作的开展，为协会决策提供依据和支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高协会工作人员的档案意识和业务水平。8.完成协会领导交办的其他有关档案管理的工作任务。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和操作规范，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常收集、整理、归档等工作，确保档案的及时、准确和完整。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对和清点，确保档案的安全和完好。4.负责档案的鉴定、统计和销毁等工作，按照规定程序对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性和完整性。5.建立健全档案管理台账，及时记录档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况，做到账目清晰、数据准确。6.积极为协会各部门提供档案查阅、借阅等服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。7.加强档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作技能，及时将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理。8.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理工作水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类协会档案分为以下几大类：1.党群工作类包括协会党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类包括协会章程、制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、函件、简报、大事记等文件材料。3.业务工作类包括协会各项业务活动的策划、组织、实施、总结等方面的文件材料，如项目申报书、项目合同书、项目验收报告、调研报告、学术交流材料、培训资料等。4.财务管理类包括协会财务预算、决算、收支凭证、审计报告等文件材料。5.人事管理类包括协会人员招聘、培训、考核、奖惩、任免、工资福利等方面的文件材料。6.资产管理类包括协会固定资产、流动资产、无形资产等方面的文件材料，如资产购置清单、资产清查报告、资产处置文件等。7.其他类包括协会在工作中形成的其他各类文件材料，如声像资料、实物档案等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构，以确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照档案分类方案，用大写英文字母表示，如“A”代表党群工作类，“B”代表行政管理类等。4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集范围包括本部门在工作中形成的各种文件、资料、记录、图表、声像等材料，以及与本部门工作相关的外部文件、资料等。3.各部门应定期将收集到的档案移交至档案管理室，移交时应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。4.档案管理室应及时对各部门移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或修正。（二）档案整理1.档案管理室应按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、合理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理包括对文件材料的装订、编页、编目、装盒等工作。装订应整齐、牢固，编页应准确、清晰，编目应完整、规范，装盒应符合要求。4.档案管理室应建立档案整理工作台账，记录档案整理的过程和结果，确保档案整理工作的可追溯性。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，应及时进行归档。归档应按照档案编号顺序进行，确保档案排列有序。2.档案管理室应建立档案归档目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查找和利用。3.归档后的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。档案盒应存放在档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放。（二）档案保管1.档案管理室应配备专门的档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件符合要求。2.档案库房应安装必要的安全防护设施，如监控设备、防盗门窗、消防器材等，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查、核对和清点，及时发现并处理档案的损坏、丢失等情况。对检查中发现的问题，应及时记录并报告档案管理室负责人。4.档案管理人员应按照档案保管期限的要求，对档案进行定期鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。5.档案管理室应建立档案保管期限表，明确各类档案的保管期限，确保档案保管期限的准确执行。6.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅等制度，确保档案的安全和保密。未经批准，任何人不得擅自进入档案库房查阅、借阅档案。六、档案的查阅与借阅（一）档案查阅1.协会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理室。2.档案管理室应根据《档案查阅申请表》，对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，应及时为查阅人员提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.档案管理室应建立档案查阅登记制度，详细记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称及编号等信息，查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）档案借阅1.协会内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理室。2.档案管理室应根据《档案借阅申请表》，对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，应与借阅人员签订《档案借阅协议书》，明确借阅人员的权利和义务，以及档案归还时间等事项。3.借阅档案时，借阅人员应按照《档案借阅协议书》的约定，按时归还档案。如需延期归还的，应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况的，借阅人员应承担相应的责任。5.档案管理室应建立档案借阅跟踪制度，定期对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，确保档案按时归还。对逾期未归还的档案，应及时催还，并按照规定追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、相关部门负责人及档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。3.档案鉴定小组应根据鉴定意见，对档案进行分类处理，确定档案的保管期限和销毁范围。对保管期限已满且无保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，则继续保存。（二）档案销毁1.档案销毁工作应严格按照规定程序进行。档案管理室应编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，并经档案鉴定小组组长签字确认。2.《档案销毁清册》经协会领导批准后，档案管理室应指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两名以上工作人员在场监销。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理室应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等方面。档案管理人员应按照规定的统计报表格式和要求，及时、准确地填报统计数据，并定期上报档案管理室负责人。3.档案管理室负责人应定期对档案统计数据进行审核和分析，发现问题及时采取措施加以解决。同时，应根据档案统计数据，总结档案管理工作经验，不断改进档案管理工作方法和措施。（二）档案移交（针对协会换届、机构变动等情况）1.在协会换届、机构变动等情况下，档案管理室应按照规定及时办理档案移交手续。2.档案移交时，档案管理室应编制《档案移交清单》，详细注明移交档案的名称、数量（包括电子档案）、类别、保管期限等信息，并经交接双方签字确认。3.交接双方应按照《档案移交清单》进行档案清点和核对，确保档案的准确、完整移交。交接过程中发现问题的，应及时协商解决。4.档案移交后，接收方应妥善保管移交的档案，并按照本制度的规定进行管理和利用。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.协会各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理的要求进行收集和整理。电子文件的收集范围应与纸质档案的收集范围一致。2.电子文件应按照档案分类方案进行分类整理，确保分类准确、合理。电子文件的整理应包括文件的命名、存储路径、元数据等信息的规范和完善。3.电子文件应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，确保备份数据的安全和可用。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并建立相应的存储管理制度。存储设备应具备安全可靠、容量充足、便于管理等特点。2.电子档案应按照档案编号顺序进行存储，确保存储有序。同时，应建立电子档案存储目录，详细记录电子档案的编号、名称、存储路径、日期等信息，便于电子档案的查找和利用。3.电子档案管理应具备必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件、数据加密等，防止电子档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.档案管理人员应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的正常运行和数据安全。对发现的问题，应及时进行处理，并记录处理情况。（三）电子档案的查阅与利用1.协会内部人员因工作需要查阅电子档案的，应按照档案查阅的规定程序进行申请和