保障房档案管理制度

PAGE保障房档案管理制度一、总则（一）目的为加强保障房档案管理，确保保障房档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在保障房建设、分配、使用及管理等工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类保障房项目档案管理工作，包括保障性住房的规划、建设、分配、运营、退出等全过程形成的文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映保障房项目的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理保障房项目各环节产生的文件资料，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照保障房项目的内在联系和形成规律，对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定保障房档案管理的具体实施细则。2.负责保障房档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和提供利用各类保障房档案。3.对各部门形成的保障房档案进行业务指导和监督检查，确保档案质量符合要求。4.组织开展保障房档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查盘点。5.推进保障房档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）项目部门职责1.负责本部门在保障房项目各环节产生文件材料的收集、整理和归档工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.明确专人负责档案工作，确保档案工作与项目建设、管理等工作同步进行。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉保障房项目业务流程。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅等工作。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参与档案信息化建设，熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、检索和利用。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.保障房项目规划阶段：包括项目立项批复、可行性研究报告、规划设计方案、环境影响评价报告等文件。2.建设阶段：工程招投标文件、施工合同、工程图纸、施工技术资料、工程变更记录、工程质量验收报告、竣工验收备案表等。3.分配阶段：保障对象申请材料、审核审批文件、分配方案、租赁合同、租金收缴记录等。4.运营阶段：房屋维修养护记录、小区物业服务资料、配套设施使用情况记录等。5.退出阶段：退房申请、退房验收记录、相关财务结算资料等。6.其他与保障房项目相关的文件材料，如政策法规文件、会议纪要、统计报表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在保障房项目各环节产生的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排序。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料。（三）整理方法1.分类：按照保障房项目的阶段、类别和保管期限等进行分类。具体分类如下：规划建设类：包括项目规划、设计、施工、验收等方面的文件。分配管理类：涵盖保障对象申请、审核、分配、租赁管理等文件。运营维护类：涉及房屋维修、物业服务、配套设施运营等文件。退出管理类：包含退房申请、验收、结算等文件。其他类：如政策法规、会议纪要、统计报表等。保管期限分为：永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式可采用“项目代码年份流水号”，例如：BF2023001，其中“BF”为保障房项目代码，“2023”为年份，“001”为流水号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并进行电子备份，以便于检索和利用。4.装订：对纸张规格统一、内容相对完整的档案材料进行装订。装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行维护和检查。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间,相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应集中存放，并按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、存放位置等信息，确保档案账实相符。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理要求进行分类存储和管理。（三）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查盘点应填写档案清查登记表，详细记录档案的清查情况，发现问题应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时报告并进行登记，按照规定程序进行处理。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和本公司/组织的保密制度，确保档案利用过程中的信息安全。2.档案利用应遵循方便快捷、高效服务的原则，满足公司/组织内部各部门及外部相关单位的合理利用需求。3.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照规定进行利用审批，防止信息泄露。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅保障房档案的，可按照规定程序进行申请。2.外部相关单位因审计、检查、调研等工作需要查阅保障房档案的，应出具单位介绍信，并按照规定办理查阅手续。3.保障对象本人因需要查阅与其相关的保障房档案信息的，应提供有效身份证明，并按照规定程序进行申请。（三）利用程序1.申请：利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号、利用期限等内容，并签字盖章。申请表应提交档案管理部门审核。2.审核：档案管理部门对利用申请表进行审核，根据利用者的身份和利用目的，确定是否符合利用条件，并签署审核意见。3.批准：对于符合利用条件的申请，由档案管理部门负责人或授权人员进行批准，并在申请表上签字。4.查阅：经批准后，利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。5.借阅：如需借阅档案，利用者应按照批准的借阅期限及时归还档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案利用者的姓名、单位、利用目的、档案名称、编号、利用日期、归还日期等信息。档案利用登记台账应定期进行整理和归档，以便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定应依据国家有关法律法规和本公司/组织的档案管理制度，结合保障房项目的实际情况，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、业务骨干等组成。档案鉴定工作小组负责对保障房档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行全面分析和评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以剔除；对于保管期限未满但已失去利用价值的档案，经鉴定工作小组研究决定后，可提前销毁。3.鉴定过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并经档案鉴定工作小组组长签字确认。2.档案销毁清单应报公司/组织领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写档案销毁记录，记录内容包括档案销毁日期、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息。档案销毁记录应与档案销毁清单一并归档保存。七,档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的保障房档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对保障房档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并按照电子档案管理要求进行分类存储和管理。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。3.建立档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、检索、编目、统计、借阅等功能的自动化管理。档案信息化管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息安全。4.加强档案信息化人才队伍建设，定期组织档案管理人员参加信息化培训，提高其信息化操作技能和业务水平。（三）电子档案管理1.电子档案应按照国家有关电子文件管理的标准和规范进行管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。电子档