人员档案归类制度汇编表

PAGE人员档案归类制度汇编表一、总则（一）目的为了规范公司人员档案的管理，确保人员档案的完整性、准确性和安全性，便于公司对人员信息的查询、统计和分析，特制定本人员档案归类制度汇编表。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工的各类信息，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护员工档案信息，防止泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和发展，及时更新档案内容。二、人员档案的分类（一）个人基本信息类1.身份证复印件：包含员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、地址等基本信息。2.学历证书复印件：从高中及以上学历的毕业证书，如高中、中专、大专、本科、硕士、博士等。3.学位证书复印件：对应学历层次的学位证书。4.户口本复印件：主要家庭成员信息页及员工本人页。5.照片：近期免冠一寸照片。（二）入职相关材料类1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的个人信息、工作经历、求职意向等。2.劳动合同：明确双方权利义务的劳动合同文本。3.入职体检报告：包含员工身体各项指标的检查报告。4.员工报到单：记录员工报到时间、部门、岗位等信息。（三）培训与发展类1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的课程名称、时间、培训单位等信息。2.培训证书：获得的各类培训结业证书。3.职业资格证书：如会计证、教师资格证、工程师证等相关职业资格证书。4.学历提升材料：在职学历提升过程中的相关证明材料。（四）绩效考核类1.绩效考核表：每月、每季度、每年的绩效考核结果记录。2.绩效面谈记录：与上级领导进行绩效面谈的相关记录。3.绩效改进计划：针对绩效不足制定的改进计划及执行情况记录。（五）薪酬福利类1.工资条：每月工资发放明细。2.奖金发放记录：各类奖金的发放情况。3.福利申请与发放记录：如社保、公积金缴纳记录，节日福利、生日福利等发放记录。（六）岗位变动类1.岗位调动申请表：记录岗位调动的原因、时间、新岗位等信息。2.晋升审批表：员工晋升的相关审批材料。3.降职、免职审批表：如有此类情况的相关审批文件。（七）奖惩类1.奖励通知：获得公司内部奖励的文件，如优秀员工、创新奖等。2.荣誉证书：获得的外部荣誉证书。3.违纪处分决定：员工违反公司规定受到处分的相关文件。（八）职业发展规划类1.个人职业发展规划书：员工自行制定的职业发展规划。2.职业发展评估记录：定期对员工职业发展进行评估的记录。（九）离职类1.离职申请表：员工提出离职的申请材料。2.离职审批表：经过各级领导审批的离职文件。3.离职交接清单：记录员工离职时工作交接的详细情况。三、人员档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门负责及时收集本部门员工的各类档案材料，并在规定时间内移交至人力资源部门。2.员工本人应积极配合，如实提供相关档案材料，并确保材料的真实性和完整性。（二）整理规范1.人力资源部门收到档案材料后，按照分类标准进行整理。2.每份材料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.对于纸张较大或较多的材料，应进行折叠或装订，确保整齐美观。4.整理过程中应检查材料的完整性，如有缺失应及时通知相关部门或员工补充。四、人员档案的归档与保管（一）归档流程1.整理好的档案材料按照分类顺序依次放入档案盒或文件夹中。2.在档案盒或文件夹上标明类别、年度、序号等信息。3.将档案存放在专门的档案柜中，按照一定的顺序排列，便于查找。（二）保管要求1.档案保管应具备安全、防潮、防火、防虫等条件。2.设立专门的档案管理人员，负责档案的日常保管和维护。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.严格限制档案的查阅权限，未经授权不得擅自查阅、借阅档案。五、人员档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，方可查阅。3.查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.经公司高层领导审批后，方可借阅。3.借阅档案应办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。5.借阅期满后，应按时归还档案，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。六、人员档案的信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司应建立完善的人员电子档案系统，将纸质档案内容进行电子化录入。2.电子档案系统应具备档案存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据维护与更新1.定期对电子档案数据进行维护和更新，确保数据的及时性和准确性。2.对于员工信息的变更，应及时在电子档案系统中进行修改，并同步更新纸质档案。（三）安全管理1.加强电子档案系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止数据泄露。2.定期对电子档案系统进行备份，防止数据丢失。七、人员档案的销毁（一）销毁条件1.档案材料超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案内容涉及公司机密信息，但已过保密期限，且经相关部门审核同意销毁的。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人、财务部门负责人、公司高层领导审批后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过