营养餐档案检查通报制度

PAGE营养餐档案检查通报制度一、总则（一）目的为加强公司/组织营养餐管理，规范营养餐档案检查工作，确保营养餐供应安全、规范、有序，保障员工健康权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及营养餐供应、管理的部门及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关食品安全、档案管理等法律法规及行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.客观公正原则：检查过程中应秉持客观、公正的态度，如实记录检查情况，不偏袒、不隐瞒。3.全面细致原则：对营养餐档案的各个环节进行全面检查，不放过任何细节，确保档案资料的完整性和准确性。4.及时整改原则：对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，督促相关部门和人员限期整改，跟踪整改效果。二、档案检查内容（一）供应商资质档案1.营业执照：检查供应商是否具有合法有效的营业执照，经营范围是否涵盖营养餐相关业务。2.食品生产许可证或食品经营许可证：确认供应商具备相应的食品生产或经营资质，许可证是否在有效期内。3.产品合格证明文件：包括每批次营养餐食品的检验报告、质量认证文件等，确保所供应食品符合质量标准。4.供应商信誉记录：收集供应商在市场上的信誉评价、投诉处理记录等，评估其信誉状况。（二）采购档案1.采购计划：详细记录营养餐的采购品种、数量、规格、采购时间等信息，采购计划应根据实际需求合理制定。2.采购合同：与供应商签订的采购合同，明确双方的权利义务，包括食品质量标准、价格、交货方式、付款方式等条款。3.采购发票：保存完整的采购发票，作为采购凭证，发票信息应与采购合同及实际采购情况相符。（三）加工制作档案1.加工流程记录：记录营养餐从原材料处理到成品加工的全过程，包括食材清洗、切配、烹饪、包装等环节的操作时间、操作人员等信息。2.食品添加剂使用记录：如使用食品添加剂，应详细记录添加剂的名称、用量、使用时间、使用人等，确保添加剂使用符合国家标准。3.加工场所卫生记录：包括加工场所的清洁消毒记录，如消毒时间、消毒方式、消毒人员等，保证加工环境卫生达标。（四）储存档案1.库存记录：准确记录营养餐食品的出入库情况，包括入库时间、品种、数量、保质期等，以及出库时间、领用部门、领用数量等信息。2.储存条件记录：监测并记录储存场所的温度（冷藏、冷冻、常温）、湿度等环境条件，确保食品在适宜的储存条件下保存。3.库存盘点记录：定期进行库存盘点，记录盘点时间、实际库存数量与账面数量的差异情况，并对差异原因进行分析和处理。（五）配送档案1.配送车辆信息：记录配送车辆的车牌号、车辆状况（定期维护保养记录）、消毒记录等，确保配送车辆符合食品安全运输要求。2.配送路线及时间记录：明确配送路线和预计配送时间，记录实际配送时间，保证营养餐按时、安全送达。3.配送过程温度记录：如配送过程中有温度要求（如冷藏、冷冻食品），应配备温度记录设备，记录配送过程中的温度变化情况。（六）人员健康档案1.员工健康证：所有直接接触营养餐的工作人员应持有有效的健康证，健康证应在有效期内。2.健康检查记录：定期组织员工进行健康检查，记录检查时间、检查项目、检查结果等信息，及时发现并处理健康问题。3.个人卫生记录：包括工作人员的洗手、更衣、戴口罩等个人卫生习惯记录，确保工作人员个人卫生符合要求。三、检查方式与频率（一）日常检查由公司/组织内部负责营养餐管理的部门安排专人，对营养餐档案进行不定期的日常检查，重点检查档案的完整性、准确性及实时更新情况。（二）定期检查1.月度检查：每月组织一次全面的营养餐档案检查，由管理部门牵头，联合相关部门人员组成检查组，对档案进行详细检查。2.季度抽检：每季度对部分营养餐档案进行抽样检查，抽检比例不低于档案总数的[X]%，以验证档案管理的整体质量。（三）专项检查1.根据上级部门要求、食品安全事故预警或内部管理需要，适时开展专项营养餐档案检查，针对特定问题或环节进行深入检查。2.在发生食品安全投诉、举报或出现食品安全隐患时，立即启动专项检查，对相关档案进行重点排查，找出问题根源。四、检查程序（一）检查准备1.制定检查方案，明确检查目的、范围、内容、方法、人员分工及时间安排等。2.准备检查所需的文件资料，如检查清单、记录表、法律法规手册等。3.通知被检查部门和人员，告知检查时间、地点、内容及要求，要求其提前做好准备工作。（二）现场检查1.检查组按照检查方案和检查清单，对营养餐档案进行逐一查阅，认真核对各项档案资料的真实性、完整性和准确性。2.在检查过程中，可以采用询问、查看实物、实地观察等方式，获取相关信息，对发现的问题进行详细记录。3.对于需要进一步核实的情况，可要求被检查部门和人员提供补充资料或作出解释说明。（三）检查结果汇总1.检查结束后，检查组对检查情况进行汇总分析，梳理存在问题，形成检查结果报告。2.检查结果报告应包括检查基本情况、发现的问题、问题原因分析、整改建议等内容，并附上相关证据材料。（四）通报与反馈1.根据检查结果报告，对检查情况进行通报。通报分为内部通报和对外通报（如有必要），内部通报面向公司/组织内部相关部门和人员，对外通报按照规定程序向监管部门、合作单位等发送。2.将检查结果及时反馈给被检查部门和人员，要求其对存在问题进行确认，并限期提出整改措施和整改期限。五、整改要求与跟踪（一）整改措施制定被检查部门和人员应根据检查通报中指出的问题，深入分析原因，制定切实可行的整改措施。整改措施应明确责任人员、整改时间节点和整改目标，确保问题得到有效解决。（二）整改实施1.责任人员按照整改措施认真组织实施整改工作，在整改期限内完成各项整改任务。2.在整改过程中，如遇到困难或需要协调的问题，应及时向上级部门报告，寻求支持和帮助。（三）整改跟踪1.管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展情况，督促责任人员按时完成整改任务。2.整改期限届满后，责任人员应提交整改报告，说明整改完成情况及整改效果。管理部门对整改报告进行审核，必要时进行现场复查，确认整改是否到位。（四）整改结果处理1.如整改工作达到预期目标，问题得到彻底解决，将整改结果记录在案，并对整改工作表现突出的部门和人员进行适当奖励。2.如整改不力，未按时完成整改任务或整改后仍不符合要求的，将视情节轻重对责任部门和人员进行严肃处理，包括但不限于批评教育、经济处罚、岗位调整等。六、档案管理与保存（一）档案分类整理1.按照本制度规定的档案检查内容，对营养餐档案进行分类整理，建立清晰的档案目录和索引，便于查找和使用。2.每份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。（二）档案存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应分类装订成册，存放在专门的档案柜中，确保档案存放整齐、有序，便于查阅。2.电子档案应按照分类目录进行存储，建立电子档案数据库，设置相应的权限管理，确保电子档案的安全、保密和可追溯性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案保存期限1.营养餐档案的保存期限应符合相关法律法规及行业标准要求，一般情况下，供应商资质档案、采购合同等重要档案应保存[X]年以上，其他档案保存期限不少于[X]年。2.特殊情况下，如涉及食品安全事故调查、法律纠纷等，档案保存期限应根据实际需要延长，直至相关问题处理完毕。（四）档案查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅营养餐档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经档案管理部门负责人及公司/组织分管领导批准后方可借阅。借阅期限届满后