精准扶贫档案室工作制度

PAGE精准扶贫档案室工作制度一、总则（一）目的为了加强精准扶贫档案室的规范化管理，确保精准扶贫档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在精准扶贫工作中的凭证和参考作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在精准扶贫工作中形成的各类档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则精准扶贫档案室负责集中管理本公司/组织在精准扶贫工作中产生的所有档案资料，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案资料应如实反映精准扶贫工作的实际情况，不得伪造、篡改或歪曲档案内容。3.完整性原则全面收集精准扶贫工作各环节产生的档案资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则档案整理应科学合理，分类清晰，便于检索和查阅，以满足公司/组织内部及外部对精准扶贫档案资料的利用需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织精准扶贫档案室的各项规章制度。2.负责精准扶贫档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案资料的规范化管理。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录，做到账物相符。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，确保档案资料的安全保存。5.积极开发档案信息资源，为公司/组织的精准扶贫工作决策、总结经验、解决问题等提供档案信息支持，做好档案的查阅、借阅服务工作。6.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在精准扶贫工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案室的沟通协调，确保档案资料及时、准确地移交。3.配合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管本部门的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门关于精准扶贫工作的文件、指示、通知、会议纪要等。2.本公司/组织制定的精准扶贫工作规划、实施方案、工作计划、总结报告等。3.精准扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、项目合同、资金拨付文件、验收报告等。4.扶贫对象的基本信息资料，如贫困户登记表、帮扶手册、脱贫台账等。5.扶贫资金管理方面的文件，包括资金预算、分配方案、使用情况报告、审计报告等。6.扶贫产业发展相关资料，如产业项目规划、扶持政策文件、产业发展成果报告等。7.扶贫工作中的各类统计报表、数据资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在精准扶贫工作中形成的文件材料，确保档案资料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，如有破损或褪色的应进行修复或复制。3.对于电子文件材料应同时收集其纸质版本，并确保电子文件的格式通用、内容完整、存储安全，按照规定进行归档保存。（三）收集时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的精准扶贫档案资料整理后移交档案室。2.对于精准扶贫工作中的重大事项或紧急任务，应在任务完成后及时将相关档案资料移交档案室。四、档案整理（一）分类标准1.精准扶贫档案按照年度项目保管期限进行分类。2.年度分类以文件形成的自然年度为依据，将档案分为不同年份。3.项目分类按照精准扶贫工作中的具体项目进行划分，如产业扶贫项目、教育扶贫项目、健康扶贫项目等。4.保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。（二）整理方法1.文书档案整理按照文件的形成时间顺序排列，同一事由的文件集中在一起。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。填写文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。装订文件，去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，确保文件整齐牢固。编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。2.项目档案整理按照项目实施的阶段和流程，将项目文件材料进行分类整理，一般包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。对项目文件材料进行编号，编号应反映项目名称、文件类别和顺序号。编制项目档案目录，详细记录项目文件的编号、题名、日期、页号等信息。建立项目档案专卷，将项目相关的文件材料集中装订成册，并在卷内首页编制卷内文件目录。（三）编目要求1.档案目录应编制准确、清晰，便于查阅和检索。2.目录中的题名应简洁明了，能够准确反映文件的主要内容。3.日期应填写文件的形成日期，格式统一为“年/月/日”。4.页号应填写每份文件的起始页码，便于统计文件数量和查找具体内容。五、档案归档（一）归档流程1.各部门兼职档案员将整理好的档案资料进行初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，详细列出档案的类别、数量、题名、年度等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案移交清单一份由移交部门留存，一份随档案资料一同移交档案室。4.档案室接收档案后，对档案进行再次审核，如发现问题及时与移交部门沟通解决。5.将审核后的档案资料按照分类标准进行上架存放，并在档案管理台账中登记归档信息。（二）归档时间各部门应在规定的收集时间内完成档案整理并移交档案室，档案室应在接收档案后及时进行归档，确保档案资料的及时入库管理。六、档案保管（一）库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的房间，确保档案资料的安全保存。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘和有害生物对档案的损害。4.库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。（二）温湿度管理1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期对库房的温湿度进行监测和记录，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调节。3.根据温湿度变化情况，采取相应的通风、除湿、加湿等措施，确保档案库房温湿度符合要求。（三）档案保管期限1.永久保管的档案上级机关颁发的有关精准扶贫工作的重要文件、法规性文件。本公司/组织制定的精准扶贫工作规划、实施方案、重要政策文件等。涉及精准扶贫工作的重大决策、重要会议记录、重要统计数据等。扶贫对象的重要档案资料，如长期帮扶记录、脱贫典型案例等。2.长期保管的档案上级机关颁发的一般性文件，本公司/组织制定的年度工作计划、总结报告等。精准扶贫项目实施过程中的重要文件材料，如项目中期评估报告、资金使用情况报告等。扶贫对象的阶段性档案资料，如年度帮扶计划、帮扶措施落实情况记录等。3.短期保管的档案一般性的工作文件、简报、通知等。扶贫项目实施过程中的一般性文件材料，如项目日常工作记录、会议纪要等。扶贫对象的临时性档案资料，如短期帮扶记录、临时性困难救助申请等。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量、安全防护等方面，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况应及时进行修复或处理。3.对检查情况进行详细记录，填写档案检查记录表格，发现问题及时分析原因并采取措施加以解决。七、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅精准扶贫档案资料。2.上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等因工作需要查阅相关档案资料。3.其他有关单位或个人因工作需要，按照规定程序查阅精准扶贫档案资料。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等查阅档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅登记表，经档案室负责人批准后查阅。3.其他有关单位或个人查阅档案，应按照国家有关规定办理相关手续，经本公司/组织同意后，在档案室工作人员的陪同下查阅。（三）利用方式1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁等。3.如需复印档案资料，应经档案室负责人批准，由档案室工作人员统一复印，复印件应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（四）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人员、查阅内容、复印页数等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查阅。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、从实际出发的原则，准确判定档案的保存价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.分析档案的重要性考虑档案在精准扶贫工作中的作用、影响范围、历史意义等因素，确定其重要程度。3.参考档案保管期限表根据国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织的实际情况，参考档案保管期限表对档案进行初步筛选。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定失去保存价值的档案，编制档案