实验室技术档案管理制度

PAGE实验室技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强实验室技术档案的管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在实验室科研、教学、生产等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有实验室的技术档案管理工作。（三）定义1.实验室技术档案：指实验室在科研、教学、生产等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将实验室技术活动中产生的各类文件材料，按照规定的程序和要求，整理后移交档案管理部门保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：实验室技术档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的技术档案应如实反映实验室技术活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集实验室技术活动中产生的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.准确性原则：档案内容应准确无误，数据可靠，图表清晰，签字盖章手续完备。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的技术档案，应严格按照保密规定进行管理，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定和完善实验室技术档案管理的具体办法和操作规程。2.负责接收、整理、保管实验室移交的技术档案，建立健全档案管理制度和检索工具，确保档案的安全和有效利用。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质的档案及时进行修复和复制，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.开展档案信息开发利用工作，为实验室的科研、教学、生产等活动提供档案资料服务，积极参与公司/组织的各项管理工作。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）实验室负责人职责1.负责本实验室技术档案管理工作的领导和组织协调，将档案管理工作纳入实验室日常管理工作中，确保档案管理工作与实验室各项工作同步进行。2.指导和督促实验室工作人员及时整理、归档各类技术文件材料，保证档案的真实、完整、准确。3.审核本实验室归档的技术档案，签署归档意见，对不符合要求的档案提出整改意见。4.负责向档案管理部门移交本实验室的技术档案，并办理交接手续。（三）实验室工作人员职责1.严格遵守档案管理的各项规定，按照文件材料形成的规律和特点，及时整理、分类、编号本岗位产生的技术文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.在项目结束或工作完成后，将整理好的技术文件材料及时移交实验室负责人审核，经审核合格后，按照规定程序向档案管理部门归档。3.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的形成与收集（一）形成范围1.科研项目文件：包括项目申报书、可行性研究报告、项目计划任务书、实验方案、研究记录、测试报告、数据分析、总结报告、成果鉴定材料、专利申请文件等。2.教学实验文件：包括实验教学大纲、实验指导书、实验教案、实验报告、学生成绩记录等。3.生产工艺文件：包括工艺流程、操作规程、质量标准、检验记录、生产报表等。4.仪器设备文件：包括仪器设备购置合同、验收报告、使用说明书、操作规程、维修记录、校准证书等。5.对外合作文件：包括合作协议、合作项目报告、技术交流材料等。6.其他文件：包括实验室规章制度、人员培训记录、会议纪要、学术论文、获奖证书等。（二）收集要求1.实验室工作人员应在工作过程中及时收集、整理本岗位产生的技术文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于外来文件，如上级部门的文件、合作单位的资料等，应指定专人负责收集，并进行登记和归档。3.项目负责人应负责组织项目组人员及时收集项目实施过程中产生的各类文件材料，确保项目档案的齐全完整。4.对重要的技术文件材料应实行备份制度，防止文件丢失或损坏。备份文件应与原件同时归档，并注明备份情况。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：根据实验室技术档案的形成范围和性质，按照科研项目、教学实验、生产工艺、仪器设备、对外合作等类别进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料应进行整理和修补，使其规格统一，装订整齐。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或涂改。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为检索工具。（三）归档程序1.实验室工作人员将整理好的技术文件材料移交实验室负责人审核。2.实验室负责人对移交的档案进行审核，审核合格后签署归档意见。3.审核后的档案由实验室工作人员按照规定的分类和编号方法进行整理，并填写档案移交清单。4.档案管理部门接收实验室移交的档案时，应认真核对档案移交清单，对档案的数量、质量进行检查。核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。五、档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对磁性载体档案，应采取防磁、防潮、防尘、防高温等措施，定期进行检查和维护，防止信息丢失或损坏。（二）保管期限1.实验室技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映实验室主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管：凡是在较长时间内对公司/组织的工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是在较短时间内对公司/组织的工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（三）档案的存放与排列1.档案应按照分类编号顺序存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.同一类档案应按照保管期限、年度等顺序排列，保持档案的系统性和连贯性。3.对磁性载体档案，应按照载体类型、年度、项目等顺序排列，并建立相应的索引目录，便于检索。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完整。清点核对工作每年至少进行一次。2.在清点核对过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司/组织的档案管理制度，履行必要的审批手续。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因科研、教学、生产等工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定程序办理审批手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议后，方可查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等内容，经审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和公司/组织的档案管理制度进行鉴定，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、实验室负责人、相关专业技术人员等组成。2.档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保管期限。2.结合公司/组织的发展规划和工作需要，判断档案是否仍具有查考利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核，公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。,3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。