公司会议室使用规范制度

PAGE公司会议室使用规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[列举主要会议室名称]等，以及在公司会议室举办的各类会议、培训、讲座、洽谈等活动。（三）基本原则1.合理安排原则：根据会议的规模、性质和需求，合理分配会议室资源，避免资源浪费。2.先申请先使用原则：按照申请时间先后顺序安排会议室使用，特殊情况除外。3.安全环保原则：确保会议室使用过程中的安全，遵守环保要求，爱护室内设施设备。二、会议室使用申请（一）申请流程1.申请人需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、预计时长、参会人数、特殊要求等信息。2.将申请表提交至行政部门或相关负责会议室管理的人员。行政部门应在收到申请表后的[X]个工作小时内进行审核。3.审核通过后，行政部门将根据会议室的使用情况进行安排，并以邮件或电话形式通知申请人。如申请未通过，将说明原因。（二）申请注意事项1.申请人应确保所填写信息真实、准确、完整，如有虚假信息，将承担相应责任。2.对于跨部门的大型会议或重要活动，需提前与相关部门沟通协调，共同确定会议的各项安排。3.如需使用特殊设备或服务（如投影仪、音响设备、茶歇等），应在申请表中注明，以便行政部门提前做好准备。三、会议室使用安排（一）行政部门职责1.负责会议室的日常管理和调度，根据申请情况合理安排会议室使用。2.定期检查会议室的设施设备是否正常运行，如有问题及时维修或更换。3.协助会议组织者做好会议的前期准备工作，如布置会场、准备茶水等。（二）会议室分配标准1.根据会议规模确定会议室：小型会议（参会人数[X]人以下）：可安排在[列举小型会议室名称]等小型会议室。中型会议（参会人数[X][X]人）：可安排在[列举中型会议室名称]等中型会议室。大型会议（参会人数[X]人以上）：可安排在[列举大型会议室名称]等大型会议室。2.根据会议性质确定会议室：内部会议：可根据部门或会议主题选择合适的会议室。外部会议：如接待重要客户或合作伙伴，应选择环境较好、设施齐全的会议室。（三）临时调整如因特殊情况需要临时调整会议室，申请人应提前[X]个工作小时通知行政部门。行政部门将根据实际情况进行协调安排，并及时通知相关人员。四、会议室使用规范（一）使用时间1.申请人应严格按照申请时间使用会议室，如需提前或延长使用时间，应提前[X]个工作小时通知行政部门。行政部门将根据实际情况进行协调。2.会议室使用完毕后，使用人员应及时清理会场，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。如发现设备损坏或丢失，应及时报告行政部门。（二）使用人数会议室的使用人数不得超过其核定人数，以免造成拥挤和安全隐患。如因特殊情况需要增加人数，应提前向行政部门申请，经同意后方可使用。（三）设备使用1.使用人员应熟悉会议室的设备操作方法，如投影仪、音响设备、电脑等。如需行政部门协助操作，应提前通知。2.使用过程中如发现设备故障，应立即停止使用，并及时报告行政部门。不得擅自拆卸或维修设备。3.使用完毕后，应将设备关闭，并整理好相关连接线。（四）环境卫生1.使用人员应保持会议室的环境卫生，不得在室内吸烟、乱扔垃圾。2.如需使用一次性水杯、餐具等，应在使用完毕后放入指定垃圾桶内。3.会议结束后，使用人员应将会议室恢复原状，保持整洁。（五）安全管理1.会议室使用过程中，使用人员应注意安全，不得在室内使用明火或违规电器。2.如遇紧急情况（如火灾、地震等），使用人员应按照应急预案迅速疏散，并及时报告相关部门。3.行政部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施设备完好有效。五、会议室费用管理（一）费用标准1.公司内部会议一般不收取费用，但如因特殊情况需要使用外部会议室或特殊设备，费用由申请人所在部门承担。2.外部会议或活动的费用标准根据与合作方的协议执行，如无协议，由行政部门根据实际情况进行核算。（二）费用报销1.使用人员如需报销会议室费用，应按照公司财务制度填写报销申请表，并附上相关发票、申请表等凭证。2.报销申请表应经部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行报销。六、违规处理（一）违规行为1.未按规定申请或未经批准擅自使用会议室。2.未按申请时间使用会议室，或擅自延长使用时间。3.超核定人数使用会议室。4.在会议室吸烟、乱扔垃圾、损坏设备等。5.违反安全管理规定，造成安全隐患。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予通报批评、限制使用会议室等处罚，并将违规情况告知其所在部门负责人。3.因违规行为造成