综治综合性档案规章制度

PAGE综治综合性档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司综治综合性档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效发挥作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内部各部门及全体员工在综治综合性档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司综治综合性档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司综治工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集、整理公司综治工作中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的综治综合性档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善综治综合性档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司综治工作中形成的各类文件、资料，包括但不限于综治工作计划、总结、会议记录、检查报告、应急预案等，并按照规定的分类标准进行整理归档。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保档案的安全与完整。4.档案查阅与利用建立档案查阅登记制度，为公司内部各部门及员工提供档案查阅服务，并对查阅情况进行记录。根据工作需要，合理提供档案利用，确保档案信息的有效利用。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。6.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。7.档案信息化建设推进档案管理信息化工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率。8.业务指导与培训对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.综治工作计划与总结包括年度、季度、月度综治工作计划和总结，以及专项工作的计划与总结。2.综治工作会议记录公司召开的各类综治工作会议的记录，包括会议议题、讨论内容、决议等。3.综治工作检查报告对公司内部各部门综治工作进行检查后形成的报告，包括检查情况、存在问题及整改建议等。4.综治工作应急预案公司制定的各类综治工作应急预案，如突发事件应急预案、安全事故应急预案等。5.综治工作相关文件上级主管部门下发的有关综治工作的文件、通知、通报等，以及公司内部发布的涉及综治工作的规章制度、工作方案等。6.综治工作活动资料公司组织开展的各类综治工作活动的资料，如宣传活动资料、培训资料、演练资料等。7.综治工作考核与奖惩资料公司对各部门及员工综治工作进行考核的相关资料，以及奖惩决定、表彰文件等。8.其他相关资料与公司综治工作相关的其他文件、资料，如信访记录、矛盾纠纷排查调处记录等。（二）收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责本部门综治工作文件、资料的收集工作，确保文件、资料形成后及时移交档案管理部门。2.完整准确收集的文件、资料应齐全完整，内容准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。3.规范整理对收集到的文件、资料应按照规定的分类标准进行初步整理，确保文件、资料的规范性和系统性。（三）整理方法1.分类标准综治综合性档案按照年度类别保管期限进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。类别：根据档案内容的性质和特点，分为综治工作计划、总结、会议记录、检查报告、应急预案、文件、活动资料、考核奖惩资料等类别。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号规则档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的方式。例如，2023年综治工作计划类的第一份档案编号为“2023ZJ001”。3.装订要求对纸张规格不一致、破损的文件材料应进行修整、裱糊或复制，使其规格统一，便于装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管环境1.档案库房档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案的安全保管。2.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.安全防护设施档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材、防虫药品、防鼠器具等安全防护设施。（二）档案存放1.分类存放档案应按照分类标准进行存放，不同年度、类别、保管期限的档案分别存放，便于查找和管理。2.排列顺序同一类别的档案按照编号顺序依次排列，上架存放。3.标识清晰在档案架、档案柜上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速查找档案。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管。（四）档案定期检查1.检查周期档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容检查档案的保管状况，包括档案的完整性、准确性、安全性等；检查档案库房的温湿度、安全防护设施等是否正常运行。3.检查记录对每次检查情况应进行详细记录，发现问题及时采取措施进行处理，并将处理情况记录在案。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅综治综合性档案的，需填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅因特殊情况需要向公司外部单位或个人提供档案查阅服务的，需经公司分管领导批准，并按照国家有关法律法规的规定办理相关手续。（二）查阅程序1.申请查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批申请表经所在部门负责人签字后，报档案管理部门负责人审批。涉及重要档案或机密档案的查阅申请，需报公司分管领导审批。3.查阅登记档案管理部门对批准的查阅申请进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅服务档案管理人员根据查阅登记情况，为查阅人提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案资料。5.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案的完整无损。（三）利用方式1.复印根据查阅人的需要，档案管理部门可为其提供档案复印件。复印件应加盖档案管理部门印章，并注明“与原件核对无误”字样。2.摘录查阅人如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行摘录。摘录内容应注明出处和日期。3.借阅因工作需要确需借阅档案的，需办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.保管期限届满对已到保管期限的档案，应进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.失去保存价值档案内容已无查考利用价值，或已被新的文件资料所替代，可鉴定为失去保存价值。3.重复文件对内容重复、无保存必要的文件，可进行鉴定并剔除。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门按照保管期限对档案进行初步筛选，列出拟鉴定的档案清单。2.小组鉴定档案鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.编制销毁清册对鉴定后确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、年度、保管期限、销毁原因等信息。4.审批《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（四）销毁实施1.销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.监督销毁档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求。监督人应在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁记录对档案销毁的时间、地点、方式、监督人等情况进行详细记录，并存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的综治综合性档案电子管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）电子档案收集与整理1.收集范围与纸质档案收集范围一致，包括综治工作中形成的各类电子文件、资料，如电子文档、电子表格、电子图片、电子音像等。2.整理要求对收集到的电子档案应按照规定的分类标准进行整理，确保电子档案的规范性和系统性。同时，应建立电子档案的元数据，对电子档案的背景信息、内容信息等进行详细记录。（三）电子档案存储1.存储方式电子档案应采用安全可靠的存储方式，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，进行异地备份存储，确保电子档案数据的安全性和完整性。2.存储环境电子档案存储设备应放置在适宜的环境中，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。（四）电子档案检索与利用1.检索系统建设建立功能强大的电子档案检索系统，支持按年度、类别、关键词、文号等多种方式进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。2.利用权限管理对电子档案的利用权限进行严格管理，与纸质档案查阅权限一致，确保电子档案信息的安全。3.利用方式用户可通过电子档案管理系统在线查阅、下载、打印电子档案资料，也可根据需要进行电子档案的复制、摘录等操作。（五）电子档案安全管理1.安全防护措施电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。2.