个贷档案管理制度

PAGE个贷档案管理制度一、总则（一）目的为加强个人贷款档案管理，确保个人贷款业务档案的真实、完整、有效和安全，规范个人贷款业务操作流程，防范信贷风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有个人贷款业务档案的管理，包括但不限于个人住房贷款、个人消费贷款、个人经营贷款等各类个人贷款业务形成的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映个人贷款业务的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：涵盖个人贷款业务从受理到结清全过程的各类文件资料，确保档案资料完整无缺。3.有效性原则：档案资料应具备法律效力，能够为信贷决策、贷后管理等提供有效支持。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，保障档案资料的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失。（四）职责分工1.风险管理部门负责制定和完善个贷档案管理制度，并监督制度的执行情况。定期对个贷档案进行检查和评估，提出改进意见和建议。参与重大贷款项目档案的审核和管理。2.信贷业务部门负责收集、整理、审核和移交个人贷款业务档案资料。确保档案资料的真实性、完整性和合规性，并对档案资料的质量负责。配合风险管理部门和档案管理部门进行档案管理工作。3.档案管理部门负责个人贷款业务档案的集中保管、借阅、归还和销毁等工作。建立健全档案管理台账，对档案的出入库情况进行详细记录。按照规定的保管期限和要求，妥善保管档案资料，确保档案安全。二、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.借款人基本资料借款人及配偶的身份证、户口簿、结婚证等身份证明文件。借款人的收入证明、资产证明、职业证明等相关资料。借款人的征信报告。2.贷款申请资料个人贷款申请表。《个人贷款合同》及相关附件。贷款审批文件，包括审批意见、审批记录等。3.贷前调查资料贷前调查报告，包括借款人基本情况、信用状况、还款能力、贷款用途等调查内容。实地调查记录，如抵押物状况、经营场所情况等。与借款人的面谈记录。4.贷款发放资料借款凭证。放款通知书。资金划转凭证。5.贷后管理资料贷款跟踪检查表。借款人还款记录。逾期贷款催收记录。抵押物检查记录。涉及贷款的重大事项报告及处理情况记录。6.其他资料与个人贷款业务相关的法律文书、公证文件等。其他需要归档保存的资料。（二）档案收集要求1.信贷业务部门应在个人贷款业务办理过程中，及时收集相关档案资料，确保资料的准确性和完整性。2.档案资料应使用原件，如因特殊原因需使用复印件的，复印件应清晰、完整，并由提供方注明“与原件核对一致”字样，加盖单位公章或业务专用章。3.对于电子文档资料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）档案整理1.信贷业务部门在收集齐全档案资料后，应按照档案管理的要求进行分类整理。2.档案应按照贷款业务流程顺序进行排列，同一业务流程的资料应集中在一起。3.每份档案应编制页码，并在首页加盖档案章，注明档案编号、借款人姓名、贷款种类、贷款金额、贷款期限等基本信息。4.对于多页的档案资料，应使用订书机或胶水等进行装订，确保整齐牢固，不得随意折叠或散页。三、档案的审核与移交（一）档案审核1.信贷业务部门在整理完档案资料后，应进行内部审核，确保档案资料的真实性、完整性和合规性。2.审核内容包括档案资料是否齐全、签字盖章是否完备、资料内容是否符合要求等。3.对于审核中发现的问题，应及时补充或更正相关资料，确保档案质量。（二）档案移交1.经审核无误的个人贷款业务档案，信贷业务部门应及时移交档案管理部门。2.移交时，应填写《个人贷款档案移交清单》，详细记录档案的名称编号、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门在接收档案时，应认真核对移交清单内容，对不符合要求的档案有权拒绝接收，并要求信贷业务部门重新整理。四、档案的保管（一）保管方式1.个人贷款业务档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。（二）保管期限1.个人贷款业务档案的保管期限应根据相关法律法规和监管要求确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，适用于结清后5年内的个人贷款业务档案。中期档案保管期限为10年，适用于结清后5年以上至10年的个人贷款业务档案。长期档案保管期限为15年及以上，适用于结清后10年以上的个人贷款业务档案。2.对于涉及重大风险或法律纠纷的个人贷款业务档案，应永久保管。（三）档案保管要求1.档案管理部门应按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，并建立档案索引，便于查找和调阅。2.定期对档案进行检查和盘点，确保档案资料的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、档案的借阅与归还（一）借阅范围1.公司/组织内部因业务需要查阅个人贷款业务档案的部门和人员，包括风险管理部门、信贷业务部门、审计部门等。2.外部有权机关依法查阅个人贷款业务档案的，如司法机关、监管部门等。（二）借阅申请1.内部借阅人员应填写《个人贷款档案借阅申请表》详细说明借阅目的、借阅档案名称编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人审批。2.外部有权机关查阅档案的，应出具正式的查阅函，并按照相关法律法规和公司/组织规定的程序进行审批。（三）借阅审批1.风险管理部门负责对内部借阅申请进行审核，重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定等。2.对于外部有权机关查阅档案的申请，由公司/组织法律合规部门或相关负责人进行审核，并报公司/组织领导审批。（四）借阅登记1.档案管理部门在批准借阅申请后，应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记薄上签字确认。（五）档案借阅1.借阅人凭审批通过的《个人贷款档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案。2.档案管理部门应按照借阅申请表上的档案名称编号提供相应的档案资料，并对档案资料进行清点核对。3.借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。（六）档案归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，应提前办理延期手续。2.档案归还时，档案管理部门应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或内容变更等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理部门应在借阅登记薄上注明归还日期，并由借阅人签字确认。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.公司/组织内所有涉及个人贷款业务档案管理的人员应严格遵守保密制度规定，不得泄露档案内容。2.档案管理部门应采取必要的技术手段，对档案信息进行加密存储和传输，防止信息泄露。3.限制档案查阅人员范围，严格控制档案的借阅和使用，未经授权不得擅自查阅、复印或传播档案资料。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由风险管理部门、信贷业务部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对超过保管期限的个人贷款业务档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对达到保管期限的档案进行鉴定。2.对涉及重大风险或法律纠纷的档案，即使超过保管期限，也不得销毁，应继续保管。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核通过后，可进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的鉴定意见，编制《个人贷款档案销毁清单》，详细记录拟销毁档案的名称编号、数量、销毁原因等信息。2.《个人贷款档案销毁清