县档案馆办公室制度

PAGE县档案馆办公室制度一、总则（一）目的为加强县档案馆办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及档案管理行业标准，结合本馆实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县档案馆办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及档案管理相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：优化工作流程，提高工作效率，注重工作实效，切实履行办公室职责。3.团结协作原则：倡导团队合作精神，加强内部沟通协调，共同完成各项工作任务。4.服务至上原则：以服务档案工作大局、服务社会公众为宗旨，提供优质高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与馆内其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.负责办公室人员的工作安排、绩效考核和培训指导，提升团队整体素质。4.审核重要文件、报告等材料，把控工作质量和方向。5.参与馆内重要会议和活动的组织协调工作，负责与上级主管部门及外部相关单位的沟通联络。6.对办公室工作中的重大问题及时向馆领导汇报，并提出解决方案和建议。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案资料的完整、准确和安全。2.按照档案管理行业标准，制定档案分类方案和编号规则，建立科学合理的档案管理体系。3.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。4.开展档案信息化建设工作，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。5.为档案查阅利用者提供优质服务，严格遵守档案查阅利用制度，做好登记和保密工作。6.参与档案业务培训和交流活动，不断提升自身业务水平。（三）行政事务人员职责1.负责办公室的日常行政事务工作，包括办公用品采购、设备维护、环境卫生等。2.做好文件收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。3.安排馆内会议、活动的场地布置、会议记录等工作，保障会议和活动顺利进行。4.负责办公室的考勤管理工作，统计工作人员出勤情况，按照规定进行奖惩。5.协助做好车辆调度、公务接待等工作，严格执行相关标准和规定。6.完成领导交办的其他临时性行政事务工作。（四）信息宣传人员职责1.制定并实施县档案馆信息宣传工作计划，提升档案馆的社会知名度和影响力。2.负责馆内信息的采编、撰写和发布工作，及时宣传档案工作动态、成果和特色亮点。利用多种渠道，如网站、微信公众号、微博等，广泛传播档案信息。3.策划并组织开展档案宣传活动，如档案展览、讲座、征文比赛等，吸引社会公众关注档案工作。4.收集、整理社会公众对档案工作的意见和建议，及时反馈给相关部门，为改进工作提供参考。5.加强与新闻媒体的沟通合作，积极宣传报道县档案馆的工作成效，扩大档案工作的社会覆盖面。三、工作流程（一）档案收集流程1.馆内各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料等，应定期移交至办公室档案管理人员。移交时需填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理人员对移交的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案，及时与移交部门沟通，要求补充或修正。3.接收外部单位或个人捐赠、寄存的档案时，档案管理人员应详细登记捐赠或寄存档案的相关信息，并签订相关协议，明确双方的权利和义务。4.对于散存于社会的具有重要价值的档案线索，档案管理人员应及时进行收集和跟踪，通过多种方式获取相关档案资料。（二）档案整理流程1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。分类应遵循档案形成规律和特点，确保分类科学合理。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.按照档案装订要求，对纸质档案进行整理装订，确保档案整齐、牢固。对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速检索档案。5.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、编号等信息，存放在档案库房的指定位置。（三）档案利用流程1.查阅利用者需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，提交至办公室。2.办公室对查阅申请表进行审核，对于符合查阅规定的申请，予以批准，并开具档案查阅介绍信。3.档案管理人员根据查阅介绍信，在档案库房中查找相关档案，提供给查阅利用者。查阅利用者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出。4.查阅利用过程中，档案管理人员应做好现场监督和指导工作，确保档案安全。查阅结束后，查阅利用者应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。5.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，确保档案信息不泄露。（四）文件收发流程1.外部文件由办公室专人负责签收，签收时应检查文件的完整性和密封性，核对文件数量和收件人信息。2.对签收的文件进行登记，记录文件名称、文号、发文机关、日期等信息，并及时送办公室主任批阅。3.办公室主任根据文件内容和工作需要，提出拟办意见，明确承办部门或人员。4.承办部门或人员按照拟办意见对文件进行处理，处理完毕后将文件及相关办理结果反馈至办公室。5.办公室对处理后的文件进行归档保存，对于需留存的文件复印件，应与原件一同归档。6.以县档案馆名义发出的文件，由相关部门拟稿，经办公室审核后，报馆领导签发。签发后的文件由办公室负责编号、打印、盖章，并按照规定的方式进行分发。四、档案管理（一）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照分类方案有序存放，排列整齐，便于查找和利用。档案架应标注档案类别、编号等信息。4.在档案库房内，应设置专门的档案整理区、查阅区和休息区，确保工作区域与档案存放区域相对独立，避免相互干扰。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，因工作需要进入库房的人员，必须经过办公室主任批准，并在档案管理人员的陪同下进入。（二）档案信息化管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统正常运行。2.对馆藏档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理行业标准要求，确保数字化档案图像清晰、完整。3.将数字化档案数据录入信息化管理系统，并建立相应的索引目录，方便快速检索。同时，定期对数字化档案数据进行备份，防止数据丢失。4.利用信息化管理系统，实现档案查阅利用的在线申请、审批和预约等功能，提高档案利用效率和服务质量。5.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和修改档案数据。定期对系统进行安全检查和维护，防范网络安全风险。（三）档案鉴定与销毁1.定期对馆藏档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值和历史意义等因素，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由办公室主任担任组长，档案管理人员和相关业务人员参加。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写档案鉴定意见书。对于拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁清单经馆领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.对于经过鉴定仍具有一定保存价值，但利用率较低的档案，可以采取缩微、数字化存储等方式进行妥善保管，减少实体档案的存储空间。五、行政事务管理（一）办公用品管理1.建立办公用品采购、领用制度，明确采购流程和领用标准。办公用品由办公室统一采购，采购前应填写办公用品采购申请表，经办公室主任审批后进行采购。2.办公用品采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。采购后应及时进行验收，核对办公用品的数量、规格和质量等信息。3.设立办公用品库存台账，记录办公用品的采购、领用和库存情况。办公用品应分类存放，便于查找和管理。4.工作人员因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、数量等信息。领用登记表应定期进行统计和分析，以便合理控制办公用品的消耗。5.定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存积压的办公用品，应及时进行清理和处理。（二）设备维护管理1.建立办公设备台账，详细记录设备名称、型号、购置时间、使用部门等信息。办公设备由办公室统一调配和管理，各部门应妥善使用和保管设备。2.制定办公设备维护保养计划，定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。对于大型设备或关键设备，应邀请专业技术人员进行定期维护和检修。3.设备出现故障时，使用部门应及时向办公室报告，办公室安排专人进行维修。维修人员应填写设备维修记录，注明故障原因、维修时间、维修费用等信息。4.对于无法修复或已达到报废年限的设备，应按照规定的程序进行报废处理。报废设备应填写设备报废申请表，经馆领导审批后进行处置。5.鼓励工作人员节约使用办公设备，降低能源消耗。对于长时间不使用的设备，应及时关闭电源，减少设备损耗。（三）环境卫生管理1.制定办公室环境卫生管理制度，明确环境卫生责任区域和清扫标准。办公室工作人员应定期对各自负责的区域进行清扫，保持环境整洁。2.每天上班前和下班前，应安排专人对公共区域进行清扫，包括走廊、楼梯、会议室等。定期对办公室进行全面清洁，擦拭门窗、桌椅、电脑等设备，清理垃圾和杂物。3.保持档案库房的环境卫生，定期进行通风换气，防止档案受潮、发霉。档案库房内不得堆放杂物，确保档案存放环境整洁、安全。4.加强对卫生间、茶水间等公共区域的管理，定期进行消毒，保持卫生清洁。卫生间应配备必要的清洁用品，确保无异味。5.鼓励工作人员养成良好的卫生习惯，爱护办公环境，不随地吐痰、不乱扔垃圾。对于违反环境卫生管理制度的行为，应进行批评教育并责令改正。六、考勤与请假制度（一）考勤管理1.办公室工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。实行签到制度，工作人员每天上午上班前和下午下班前应在签到表上签字确认出勤情况。2.因工作需要加班的，应提前填写加班申请表，经办公室主任批准后进行加班。加班结束后，加班人员应填写加班登记表，注明加班时间、工作内容等信息。3.办公室负责统计工作人员的考勤情况，每月末将考勤结果进行汇总和公示。对于迟到、早退、旷工等违反考勤制度的行为，按照规定进行处理。4.工作人员应自觉遵守考勤制度，不得代签、漏签或伪造签到记录。如有特殊情况需要请假，应按照请假制度办理相关手续。（二）请假制度1.工作人员请假应提前填写请假申请表，注明请假原因、请假时间等信息，并按照审批权限进行审批。请假申请表应提交至办公室备案。2.请假1天以内的，由办公室主任批准；请假2天至3天的，由馆领导批准；请假3天以上的，报上级主管部门批准。3.请假人员应在请假前安排好工作交接事宜，确保工作不受影响。请假结束后，应及时到岗上班，并向办公室销假。4.如遇突发疾病或其他紧急情况无法提前请假的，应及时向办公室主任或馆领导电话请假，并在事后补办请假手续。5.未经批准擅自离岗的，按旷工处理。旷工期间扣发相应的工资和福利待遇，并根据情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。七、保密制度（一）保密工作原则1.严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息和办公室工作中的各类机密信息不泄露。2.坚持“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的原则，明确保密责任，加强保密管理。3.强化保密教育，提高工作人员的保密意识和防范能力，形成全员保密的良好氛围。（二）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案信息。2.未公开的档案整理方案、鉴定意见、销毁清单等内部工作文件。3.办公室在工作中掌握的不宜公开的其他信息，如重要会议内容、工作安排等。（三）保密措施1.对档案库房、办公室等重点区域设置门禁系统，限制无关人员进入。安装监控设备，对重要区域进行实时监控。2.对涉及保密的文件、资料等，应标明密级，并按照规定的程序进行传递、保管和使用。密级文件应存放在专门的保险柜或保密柜中。3.在档案查阅利用过程中，严格执行保密规定，对查阅利用者的身份进行