档案合同管理制度百度

PAGE档案合同管理制度百度一、总则（一）目的为加强公司档案合同管理，确保档案合同的完整性、准确性和安全性，提高公司管理水平和运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案合同的管理，包括但不限于合同文本、协议、意向书、招投标文件、往来信函等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案合同管理工作实行集中统一领导，由公司综合管理部门负责统筹管理，各部门配合做好相关工作。2.完整性原则：确保档案合同资料的齐全、完整，全面反映公司业务活动的真实情况。3.准确性原则：档案合同信息应准确无误，便于查询、利用和追溯。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案合同，应严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案合同管理应便于公司内部各部门及人员查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案合同管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案合同管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案合同，建立档案合同管理台账和数据库，对档案合同进行分类、编号、整理、装订和保管。3.负责档案合同的收集、归档、借阅、归还、销毁等日常管理工作，确保档案合同的安全和完整。4.定期对档案合同进行清查、盘点，及时发现和解决存在的问题。5.负责向公司内部各部门提供档案合同查询、借阅服务，根据工作需要编制档案合同检索工具和参考资料。6.组织开展档案合同管理培训工作，提高公司员工的档案合同管理意识和业务水平。7.对违反档案合同管理制度的行为进行纠正和处理，情节严重的提交公司相关部门进行问责。（二）业务部门职责1.负责本部门业务活动中形成的档案合同的收集、整理和初步审核工作，并及时移交综合管理部门。2.按照档案合同管理制度的要求，规范本部门档案合同的形成、流转和使用流程，确保档案合同资料的真实、完整和有效。3.配合综合管理部门做好档案合同的清查、盘点等工作，提供必要的协助和支持。4.在业务活动中需要查阅、借阅档案合同时，按照规定办理相关手续，并在使用完毕后及时归还。5.负责本部门档案合同的保密工作，对涉及商业秘密、敏感信息的档案合同严格保密，防止信息泄露。（三）合同签订部门职责1.负责合同的起草、审核、签订、履行等工作，并对合同的合法性、真实性和完整性负责。2.在合同签订前，将合同文本及相关资料提交综合管理部门进行审核，确保合同符合公司档案合同管理制度和法律法规要求。3.按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，并将相关情况告知综合管理部门。4.负责合同履行过程中形成的各类文件、资料的收集、整理和归档工作，并在合同履行完毕后及时移交综合管理部门。（四）财务部门职责1.负责审核合同中涉及的财务条款，确保合同的经济合理性和财务风险可控。2.按照合同约定进行款项收付，并做好相关账务处理。3.配合综合管理部门对合同执行情况进行监督和检查，提供财务方面的支持和信息。三、档案合同的收集与归档（一）收集范围公司各部门在业务活动中形成的具有保存价值的各类档案合同，包括但不限于：1.各类合同文本（含主合同、补充协议、变更协议等）。2.招投标文件（包括招标文件、投标文件、评标报告等）。3.合同谈判记录、会议纪要、往来信函、传真、电子邮件等相关资料。4.合同履行过程中形成的各类文件、资料，如发货单、验收单、对账单、发票等。5.与合同有关的其他重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案合同的收集工作，确保档案合同资料的及时、完整收集。2.档案合同资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，纸张及载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件形式的档案合同资料，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）归档流程1.业务部门在档案合同资料形成后，应及时进行整理和初步审核，确保资料齐全、完整、准确。2.审核无误后，业务部门将档案合同资料移交综合管理部门。3.综合管理部门对接收的档案合同资料进行再次审核和整理，按照档案合同的类别、时间顺序等进行分类、编号、装订，并录入档案合同管理台账和数据库。4.经过整理后的档案合同资料应装入档案盒或档案袋，并在封面和脊背标注相关信息，然后存入档案库房进行保管。四、档案合同的分类与编号（一）分类方法档案合同按照业务类型、合同性质等进行分类，具体分类如下：1.业务合同类：包括销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.投资合同类：包括股权收购合同、投资协议、合作开发合同等。3.融资合同类：包括借款合同、担保合同、融资租赁合同等。4.其他合同类：包括劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。（二）编号规则档案合同编号采用“年份+部门代码+合同类别代码+流水号”的格式，具体规则如下：1.年份：取合同签订年份的后两位数字，如“22”表示2022年签订的合同。2.部门代码：按照公司各部门的名称缩写或代码进行编制，如综合管理部代码为“ZH”，财务部代码为“CW”等。3.合同类别代码：根据合同分类方法，对不同类型的合同编制相应的代码，如销售合同代码为“XS”，采购合同代码为“CG”等。4.流水号：按照合同签订的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，综合管理部2022年签订的第3份销售合同编号为：22ZHXS003。五、档案合同的保管（一）保管期限档案合同的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期：1.短期保管：保管期限为15年，主要适用于一般性业务合同，如金额较小、履行期限较短的销售合同、采购合同等。2.中期保管：保管期限为510年，适用于重要业务合同，如金额较大、履行期限较长的合同，或涉及公司重大权益的合同等。3.长期保管：保管期限为10年以上，主要针对具有长期法律效力、对公司经营活动具有重要影响的合同，如公司章程、股权收购合同、土地出让合同等。（二）保管方式1.纸质档案保管：将整理好的纸质档案合同存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。2.电子档案保管：对电子档案合同进行备份存储，存储介质应采用安全可靠的设备，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。同时，建立电子档案合同的索引和目录，便于查询和利用。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求，一般温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.档案架应排列整齐，档案应分类存放，并按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.库房内应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等，确保档案的安全保管。4.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房时应做好登记记录。六、档案合同的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案合同时，应填写《档案合同查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.综合管理部门根据申请表进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在指定地点查阅档案合同，不得擅自将档案合同带出查阅室。3.查阅档案合同时，应爱护档案资料，不得在档案合同上涂改、标记、污损、抽取或撕毁。如需复印或摘录相关内容，应经综合管理部门同意，并按照规定办理手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案合同归还综合管理部门，并在《档案合同查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案合同时，应填写《档案合同借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准。2.综合管理部门根据申请表进行审核，审核通过后办理借阅手续，借阅人员应在借阅期限内归还档案合同。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向综合管理部门申请并说明理由。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案合同，不得转借他人，不得擅自复印、传播或用于其他与借阅目的无关的用途。如发现档案合同有损坏、丢失等情况，应及时向综合管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案合同，综合管理部门应对归还的档案合同进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案合同的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案合同管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案合同，应采取加密存储、限制访问权限等措施，防止信息泄露。3.在档案合同查阅、借阅过程中，严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案合同内容。4.对于因工作需要接触档案合同的外部人员，如律师、审计师等，应与其签订保密协议，并要求其遵守公司的保密制度。（二）安全管理1.建立健全档案合同安全管理制度，加强对档案库房、存储设备等的安全管理，定期进行安全检查和隐患排查，确保档案合同的安全保管。2.加强对档案合同管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定应急预案，应对可能出现的火灾、水灾、盗窃等突发事件。3.对档案合同的电子数据进行定期备份，并异地存储，防止数据丢失。同时，采用数据加密技术，确保电子数据的安全传输和存储。4.严格控制档案合同的销毁程序，确保销毁过程符合法律法规要求，防止档案合同信息的非法恢复和利用。八、档案合同的销毁（一）销毁条件档案合同在保管期限届满后，经综合管理部门鉴定，确无保存价值的，可以进行销毁。有下列情形之一的档案合同，应及时销毁：1.保管期限届满且已履行完毕的合同。2.因各种原因不再具有法律效力或已被依法撤销的合同。3.经公司批准同意销毁的其他档案合同。（二）销毁程序1.综合管理部门根据档案合同的保管期限和鉴定结果，提出档案合同销毁清单，清单应包括合同名称、编号、签订时间、保管期限、销毁原因等信息。2.档案合同销毁清单经综合管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的档案合同销毁清单交档案合同管理人员组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，由两名以上工作人员负